Terwijl veel geweldig evenementenlocaties een chef-kok of een banketafdeling in dienst hebben, veel van 's werelds mooiste en meest unieke locaties bieden geen cateringservice. Hoewel het extra werk van het inhuren van een particuliere cateraar of cateringbedrijf voor sommigen een afschrikmiddel kan zijn, geweldig evenementenplanners staan altijd klaar om de perfecte locatie te boeken, zelfs als dat betekent dat ze een beroep moeten doen op hun professionele netwerk om het voor elkaar te krijgen. Voordat je een cateraar of cateringbedrijf inhuurt om het evenement te verzorgen, is het handig om een initiaal te hebben ideeën over het cateringmenu en om deze tips in je achterzak te hebben.
Deskundig advies over menuplanning van een horeca-expert
"Zorg voor een goede balans met uw menu", stelt Stacy Ziegler, CPCE, CMP, eerste vice-president van de Nationale Vereniging van Catering Executives (NACE) en directeur verkoop bij Bold American Events & Catering. Bold American biedt full-service cateringdiensten aan locaties in de stad Atlanta, Georgia en organiseert elk jaar meer dan 500 zakelijke en sociale evenementen.
“Je kunt meer risico nemen met je doorgegeven hors-d'oeuvres, bijgerechten en desserts, maar voor het hoofdgerecht moet je onthouden dat je een diverse groep mensen voedt. De meeste mensen herkennen graag wat ze eten. Dit betekent niet dat iedereen gewone kip voorgeschoteld moet krijgen, maar pas op met iets heel exotisch.”
Ook het seizoen van het evenement is van belang. En evenementenplanners hebben regelmatig discussies over toekomstige evenementen in een heel ander seizoen. “Hoewel je misschien midden in de winter je menu bespreekt, zou het eigenlijke evenement in juni kunnen zijn. Shortribs en aardappelpuree in januari klinken fantastisch, maar als je evenement in juni rondrent, wil je iets veel lichters, "zegt Ziegler. In het geval het plannen van een evenementenmenu gaat over veel meer dan de voedselkeuzes zelf. Maar de volgende stap is het inhuren van de cateraar om u te helpen het voor elkaar te krijgen.
Deskundig advies over het inhuren van een particulier horecabedrijf
Wellicht heeft u al ideeën voor het cateringmenu in gedachten, de volgende stap is het inhuren van een cateringbedrijf voor uw evenement. "Praat met uw cateraar over wat zij het beste doen", adviseert Ziegler. “Ze hebben veel ervaring met publiekslievelingen en weten wat ze het beste kunnen uitvoeren.”
Naast het inschakelen van uw cateraar als eet- en drinkconsulent en de cateringdienstverlener voor uw evenement geeft Ziegler ook de volgende tips voor het inhuren van een cateraar of cateringbedrijf voor de evenementen:
Proef het eten van de cateraar
Door het eten van de cateraar te proeven krijgt u de kans om te proeven van de catering en ook om te ervaren hoe het wordt gepresenteerd. Dit is ook een goed moment om de Chef te ontmoeten en te bepalen hoe flexibel hij of zij is. Alle items zijn naar eigen smaak aan te passen, dus zorg ervoor dat je feedback serieus wordt genomen. Vraag hoe het eten wordt bereid.
Catering Pro-tip: Vraag of de catering ter plekke is afgewerkt of van tevoren is gekookt en in een hotbox is geplaatst om warm te blijven. Deze verschillende praktijken zullen een grote invloed hebben op de kwaliteit van het eten wanneer het aan uw gasten wordt geserveerd.
Controleer referenties
Ook al krijgt u hoogstwaarschijnlijk een lijst met zeer tevreden klanten, er zijn nog steeds goede klompjes informatie die u kunt leren als u daadwerkelijk de tijd neemt om de referenties van een cateraar te controleren. Het is een uitstekende manier om inzicht te krijgen in waar de cateraar goed in is. Goede vragen voor referenties zijn: Hoe vaak hebben ze de cateraar gebruikt? Wat vond je het leukst aan hun cateringdiensten voor evenementen? Wat zou je veranderen voor hun volgende evenement?
Vraag foto's van eerdere evenementen aan
Cateringfoto's geven u een goed beeld van de esthetiek van de cateraar. Foto's van eerdere evenementen kunnen u inzicht geven in hoe hun evenementen over het algemeen zijn opgezet. Stel uzelf de volgende vragen: Houdt u van hun serviceartikelen, gebruik van tussenruimte en afwerking? Is dit de stijl die u wenst voor uw evenement? Ten slotte is het bekijken van foto's van het eerdere werk van een cateraar ook een goede manier om aan de cateraar uit te leggen wat je leuk vindt aan referenties. Wat zou jij graag herhaald zien op jouw evenement?
Bespreek de beschikbare diensten
Sommige cateraars zijn meer full-service dan andere, met de mogelijkheid om linnengoed, tafels, stoelen, bloemen en zelfs decoratie te leveren. Je kunt ze een idee geven van wat je leuk vindt en ze kunnen alles voor je samenbrengen en alle verkopers organiseren. Aan de andere kant bieden sommige cateraars alleen het eten en de foodservice van het evenement en ben jij verantwoordelijk voor het coördineren van al je andere items en leveranciers. Hoe dan ook is prima, zolang de diensten van de cateraar aansluiten bij uw wensen.
Bekijk alles persoonlijk
Persoonlijke ontmoetingen zijn niet alleen een geweldige manier om ervoor te zorgen dat er geen miscommunicatie is als het gaat om belangrijke zaken zoals het geplande cateringmenu en het cateringvoorstel, maar ze zijn ook een mooie manier om een beter beeld te krijgen van de door u gekozen cateraar. Persoonlijke ontmoetingen kunnen u bijvoorbeeld de kans geven om de catering te zien. Is het kantoor schoon? Word je op tijd begroet? Als je tijdens dit proces enige aarzeling hebt, zorg er dan voor dat je het nu oplost en het kan worden overgedragen naar de dag van het evenement.
Zorg ervoor dat ze georganiseerd zijn
Als uw voorstel op het juiste moment komt en uw verkoopmanager professioneel en flexibel is, is dat waarschijnlijk een teken van een goede bedrijfscultuur. Dit is vooral belangrijk omdat deze eigenschappen hoogstwaarschijnlijk worden overgedragen naar het team dat uw evenement afhandelt. Maar pas op: het tegenovergestelde kan ook waar zijn. Als uw voorstel na de beloofde datum naar u wordt verzonden of als er een algemeen gevoel van desorganisatie is tijdens de verkoop- en planningsproces, kan dit een teken zijn dat tijdigheid en organisatie geen belangrijke waarde zijn voor de cateraar.
Lees de kleine lettertjes
Als het gaat om het ondertekenen van uw cateringvoorstel, is het belangrijk om elk detail te bekijken en te begrijpen. Bevat uw voorstel alles waar u om vroeg? Is belasting inbegrepen? Zal de prijs per persoon verschillen als het aantal gasten omhoog of omlaag gaat? Hoe werkt de servicekosten voor arbeid? Ben jij verantwoordelijk voor het fooien geven aan het personeel die avond? Wanneer u voorstellen van de ene cateraar met de andere vergelijkt, is het belangrijk dat u appels met appels vergelijkt en al uw kosten in verband met het voorgestelde evenement begrijpt.
Neem contact op met de evenementenlocatie
Veel locaties hebben een lijst met voorkeursleveranciers, waarop waarschijnlijk cateraars staan voor locaties die geen cateringdiensten aanbieden. Mogelijk moet u met een van de vermelde cateraars werken, maar zelfs als u dat niet bent, kan dit in uw voordeel zijn. Als je iemand op die lijst gebruikt, zullen ze bekend zijn met je evenementenlocaties en alles wat daarbij hoort, van de regels tot de inrichting van de ruimte. Je hebt waarschijnlijk minder ongelukken op de dag van je evenement. Voorkeursleveranciers kunnen ook andere privileges hebben die ze aan u kunnen doorgeven. Cateraars die niet bekend zijn met een locatie zijn op het eerste gezicht misschien goedkoper, maar het kan zijn dat u achteraf kosten van uw locatie omdat de cateraar het afval niet zoals vereist heeft verwijderd of een andere straf voor het niet begrijpen van de locatie beleid.
Vraag naar speciale vereisten
Goed cateraars zal met u samenwerken aan speciale vereisten. Grote cateraars spelen daarop in. Hoe dan ook, vraag uw cateraar hoe zij omgaan met speciale vereisten, zoals dieetbeperkingen, wijzigingen ter plaatse en late toevoegingen. Zelfs de beste planners worden meestal geconfronteerd met ten minste één on-site verrassing. Kan uw cateraar een glutenvrije maaltijd samenstellen? Als het welkomstwoord 15 minuten te laat komt, kan de keuken dan met een nieuwe tijdlijn rollen? Flexibiliteit en een can-do-houding van alle betrokkenen bij een evenement zijn cruciaal.
Weet wie de baas is
Meestal is de persoon met wie u samenwerkt tijdens de verkoop- en planningsprocessen niet uw primaire contactpersoon op de dag van het evenement. Als u die dag wijzigingen wilt aanbrengen of vragen heeft, is het belangrijk uw contactpersoon te kennen. Diepgang in het team geeft u enige zekerheid dat als er één persoon ontbreekt tijdens uw evenement vanwege ziekte of een conflict, er nog steeds een heel team achter hen staat.
