Het aankoop-tot-betalingsproces, ook wel het P2P-proces genoemd, verbindt de inkoop en de gehele toeleveringsketen processen binnen een bedrijf via het goederenontvangstproces en uiteindelijk tot de betaling die aan de leverancier.
Bedrijven hebben de afgelopen jaren goed gekeken naar hun purchase to pay processen om:
- Verlaag de totale supply chain- en voorraadkosten
- Maak benodigde contanten vrij
- Verbeter de operationele prestaties
- Maak betere financiële beslissingen
Naast het verlagen van de algehele supply chain- en voorraadkosten, kan het verbeteren van het inkoop-tot-betalingsproces een zichtbaarheid toevoegen die dit mogelijk maakt management de mogelijkheid om beter te communiceren met de verkoper over waar de artikelen zich in het leveringsproces bevinden, en betaling aan de leverancier.
Elementen van het Purchase to Pay-proces
Er zijn veel elementen in het P2P-proces, die elk belangrijk zijn in het totale proces. Het proces begint met het inkopen van artikelen en eindigt met de betaling aan de geselecteerde leverancier.
Inkoop
Het P2P-proces begint wanneer de inkoopafdeling wordt gevraagd door onderzoek en ontwikkeling of de productieafdeling om een leverancier te vinden voor een speciaal artikel of een speciale dienst. De R&D-afdeling kan een specificatie hebben opgesteld waarbinnen de leverancier moet presteren.
In sommige gevallen kan het artikel een standaardvoorraadartikel zijn dat nodig is voor het productieproces, en hoeft de inkoopafdeling alleen het artikel met de beste kwaliteit tegen de beste prijs te vinden. Afhankelijk van het artikel of de vereiste service kan de inkoopafdeling een offerteaanvraag (RFQ) uitgeven of geschikte leveranciers selecteren op basis van eerdere relaties.
Contracten
Wanneer de inkoop afdeling een geschikte leverancier of leveranciers heeft geselecteerd, zal er een contracteringsproces plaatsvinden waarbij leveranciers en de inkoopafdeling zullen onderhandelen over een contract op basis van prijs, betalingsvoorwaarden en leveringsschema's.
Inkoop
Nadat de contracten tussen het bedrijf en de leverancier zijn ondertekend, kunnen inkooporders worden opgesteld en naar de leverancier worden verzonden. Om de levertijd van de artikelen te verbeteren, kan het bedrijf de inkooporder elektronisch verzenden in plaats van te verzenden of te faxen.
Door een elektronische inkooporder te verzenden, kan de informatie rechtstreeks in het computersysteem van de verkoper worden ingevoerd. Om ervoor te zorgen dat er zichtbaarheid is, moet de leverancier het bedrijf voortgangsinformatie verstrekken, zoals bijgewerkte leveringsdatums en documenten zoals een geavanceerd verzendbericht (ASN).
Goederenontvangst
Na de verzending van de artikelen van de leverancier, is de volgende stap dat die artikelen bij de leverancier aankomen klant. De artikelen worden gecontroleerd om er zeker van te zijn dat de hoeveelheid hetzelfde is als de bestelling, evenals de artikelen controleren op schade en kwaliteit.
Als er een probleem is met de ontvangen artikelen, zal de klant de verkoper hiervan op de hoogte stellen, zodat beide artikelen kunnen worden geretourneerd of een korting kan worden geregeld.
Facturering
De verkoper kan de klant op elk moment factureren nadat de artikelen zijn verzonden. Door een oplossing voor elektronische facturering te gebruiken, kan het P2P-proces worden gestroomlijnd, zodat de informatie wordt ingevoerd in het crediteurenadministratiesysteem van de klant.
Wanneer de artikelen zijn ontvangen, gematcht met de factuur en de inkooporder, kan de factuurverwerking beginnen.
Factuurverwerking
In het P2P-proces moet de verwerking van facturen zo worden uitgevoerd dat eventuele kortingen die door de verkoper worden aangeboden, worden verkregen. In het onderhandelde contract kan de verkoper kortingen aanbieden voor betaling die door de klant wordt gedaan voordat de betaling verschuldigd is.
Bijvoorbeeld de leverancier kan een korting van vijf procent aanbieden voor betalingen die minder dan tien dagen na ontvangst van de artikelen worden gedaan.
Analyse
Als onderdeel van het P2P-proces moet een bedrijf volledige levensvatbaarheid hebben voor zijn inkoopuitgaven. Constante monitoring van de uitgaven zal gebieden identificeren die een reden tot bezorgdheid kunnen zijn, zoals verkopers die prijzen verhogen of malafide uitgaven.
Een P2P-proces waarin best practices zijn verwerkt, kan bedrijven geld besparen. Het moet beperkingen bevatten op wat kan worden gekocht buiten het standaard P2P-proces.
Door niet-standaardaankopen toe te staan, neemt het aantal onnodige kosten toe en het controleren van deze aankopen kan middelen verspillen die zouden kunnen worden bespaard als het juiste P2P-proces werd gebruikt.
