Hoewel het idee van een papierloos kantoor in principe geweldig klinkt, zijn er in werkelijkheid zoveel klein of thuiskantoor (SOHO) bedrijven hebben nog steeds de behoefte om gedrukte documenten vaak genoeg te kopiëren om een intern kopieerapparaat te overwegen.
De oude stand-alone kantoorkopieermachines zijn bijna verdwenen in het digitale tijdperk, vervangen door multifunctionele printers die de functies van printen, kopiëren, scannen en optioneel faxen in één apparaat combineren. Technisch gezien is een "kopieerapparaat" in de huidige termen normaal gesproken een printer met een ingebouwde scanfunctie, zodat een te kopiëren document kan worden gescand en gereproduceerd door de printer.
Zoals met de meeste elektronica, blijven kopieer-/printerapparaten in prijs dalen, maar hebben ze meer functies dan ooit, en het gemak van in-house kopiëren in plaats van naar een drukkerij/copyshop te rijden kan dat niet zijn geslagen.
Hier zijn de belangrijkste aankoopfactoren om u te helpen bij het kiezen van een printer/copier voor uw SOHO.
Inkjet versus laser/led
Voor het snel kopiëren van tekstdocumenten zijn laser-/ledprinters over het algemeen de betere keuze. Inkjetprinters kunnen met veel hogere resoluties afdrukken, waardoor ze geschikter zijn voor afbeeldingen, met name foto's.
Kosten
Terwijl de printer- en inkt/tonerkosten hoog kunnen zijn afgetrokken van uw belastingen, je moet in eerste instantie nog steeds de rekening betalen, en het kan oplopen. Houd bij het overwegen van de kosten van een printer/kopieerapparaat rekening met de kosten van inkt of toner, vooral als u regelmatig gaat printen/kopiëren. Printerfabrikanten verkopen de apparaten tegen of onder de kostprijs en maken in plaats daarvan winst op de verkoop van inkt en toner. Om ervoor te zorgen dat ze waar voor hun geld krijgen, rusten veel bedrijven hun eenheden uit met ingebouwde inkt-/tonercartridges microchips die voorkomen dat "niet-officiële" cartridges worden gebruikt of die "starter"-tonercartridges hebben die de helft van de normale capaciteit. Die goedkope inkjet- of laserprinter is misschien niet zo voordelig als u dacht als het tijd is om de dure inkt- of tonercartridge(s) te vervangen.
Kleurenprinters/kopieerapparaten zijn bijzonder duur in gebruik omdat ze 4 cartridges nodig hebben (zwart-wit, cyaan, magenta en geel). Het is normaal dat de vervangingskosten van inkjet-/tonercartridges hoger zijn dan de aankoopprijs van een hele eenheid.
Met wifi en een internetverbinding kunnen veel printerbedrijven nu controleren en u automatisch inkt/toner sturen wanneer wordt gedetecteerd dat uw inkt bijna op is. Hiervoor is een abonnementsservice vereist, waarvan de kosten zijn gebaseerd op het aantal pagina's dat u per maand afdrukt. Hoewel een abonnementsservice u tijd kan besparen ten opzichte van bestellen of naar een winkel rijden, wilt u rekening houden met de maandelijkse kosten versus uw afdrukoutput.
Gelukkig kunnen de meeste inkjet- en sommige lasertonercartridges tegen veel lagere kosten worden bijgevuld. Bedrijven zoals Costco bieden inkjet-navullingen van één uur aan. Er zijn ook navulsets verkrijgbaar voor de doe-het-zelvers, maar het bijvullen van inkjet- of tonercartridges is rommelig en niet voor mensen met een mechanische beperking. U kunt ook de hoeveelheid inkt die u gebruikt verminderen door kleinere lettertypen te gebruiken, uw document vooraf te bekijken en te proefdrukken voordat u het afdrukt, en de opties "Concept" of "Afdrukken in grijstinten" te gebruiken. Houd er ook rekening mee dat er nog steeds meer inkt in uw cartridges zit, zelfs als u de waarschuwing "weinig inkt" krijgt.
Om een idee te krijgen van hoeveel de printer doorlopend gaat kosten, kunt u de door de fabrikant gepubliceerde kosten per pagina bekijken.
Volume
De meeste op kleine bedrijven gerichte printers/kopieerapparaten zijn niet ontworpen voor grote volumes, dus controleer het aanbevolen gebruik van het apparaat (pagina's per maand). Het aantal pagina's dat kan worden afgedrukt met een bepaalde cartridge, ook wel ISO-opbrengst genoemd, geeft u een globaal idee van hoe vaak de cartridges moeten worden vervangen.
Houd er rekening mee dat zelfs als u een eigen printer/kopieerapparaat heeft, het nog steeds zinvol kan zijn om lokale of online kopieer-/afdrukservices te gebruiken voor grotere afdruk-/kopieertaken of speciaal afdrukwerk, zoals brochures. Met de prijs van inkt en toner is het simpelweg niet rendabel om grote volumes te printen/kopiëren op goedkopere printers/kopieerapparaten, met name bij kleurendocumenten of foto's. De aanschaf van een goedkopere printer/copier voor basisbehoeften en het uitbesteden van grotere afdruk-/kopieertaken is voor de meeste kleine bedrijven een ideaal compromis.
Duplexen
Duplexing is de mogelijkheid om op beide zijden van de pagina af te drukken/kopiëren. Hoewel het misschien niet nodig is voor uw behoeften, zijn er voordelen aan dubbelzijdig afdrukken, zoals papierbesparing. Naast het besparen op papierkosten en het milieu, kan dubbelzijdig printen het nieten van pakjes papier ook gemakkelijker maken.
Connectiviteit
Om een printer te laten werken, heeft hij een manier nodig om te vertellen wat hij moet doen. Als het gaat om kopiëren, hoeft u alleen maar het papier op het kopieerglas te leggen en op de kopieerknop te drukken om de pagina te scannen en af te drukken.
Om als printer te gebruiken, moet u de apparaten, zoals uw computer, hebben aangesloten om de afdrukopdracht te geven. Afgezien van directe USB-connectiviteit met een pc, worden de meeste printers/copiers geleverd met netwerkconnectiviteit, bekabeld, wifi of beide. Het voordeel hiervan is minder kabels en de mogelijkheid om vanaf verschillende apparaten, zoals uw tablet of telefoon, te printen.
Zwart-wit of kleur?
Kopiëren in kleur is langzamer en duurder, maar het kan een functie zijn die u wilt dat uw printer/kopieerapparaat heeft u van plan bent om promotiemateriaal voor uw kleine bedrijf te maken, zoals brochures, of in kleur te kopiëren foto's. Houd er rekening mee dat als u kleurenafdrukken van hoge kwaliteit nodig heeft, u ervoor moet zorgen dat u papier van hoge kwaliteit gebruikt, dat vaak duurder is dan normaal printerpapier.
Mediaveelzijdigheid
Kies een kopieerapparaat dat geschikt is voor verschillende papierformaten en -gewichten en andere media, zoals transparanten en indexkaarten. Zoek naar kopieerapparaten die flatbed kopiëren mogelijk maken als u zich zorgen maakt over het kopiëren uit boeken. Velen hebben velleninvoer, wat handig is als u meerdere papieren tegelijk moet kopiëren.
Papier verwerking
Als kleine ondernemer heeft u wel wat beters te doen dan papierladen bijvullen of losse vellen door een printer/kopieerapparaat voeren. Als u regelmatig print/kopieert, zoek dan een model met een papiercapaciteit van minimaal 250 vel of meer. U wilt ook zeker een automatische documentinvoer die minimaal 30 vellen kan bevatten.
Reactietijd
Printers/kopieerapparaten die geen opwarmtijd hebben, zijn ideaal voor kleine kantoren en thuiskantoren, waar het apparaat soms uren of dagen inactief is. Hoge afdruk-/kopieersnelheden zijn geweldig, maar u bespaart er geen tijd mee als u elke keer dat het uit de slaapstand komt minuten moet wachten tot het apparaat is opgewarmd. Sommige printers/kopieerapparaten bieden nu een eerste kopieertijd van minder dan 10 seconden.
