Professionele evenementenplanners hebben veel verschillende soorten verantwoordelijkheden op zich, afhankelijk van de individuele omstandigheden van een evenement. Dit beroep vereist unieke vaardigheden; het ene moment moet je misschien een multitasking-wizard zijn en het andere moment een deskundige probleemoplosser die een situatie gemakkelijk en efficiënt kan oplossen.
Wat een zakelijk voorstel zou moeten zijn
Een bedrijfsvoorstel voor evenementenplanning is een uitgebreid document waarin de diensten worden beschreven die u voor een evenement gaat leveren. Het is uw bedrijfsbrochure, uw marketingcampagne en uw verkooppraatje allemaal in één. Dit zakelijke voorstel voor een evenement moet u voorstellen als een ervaren, bekwame professional die bij uitstek gekwalificeerd is om dit evenement uit te voeren. Het moet je onderscheiden van andere evenementenplanners en je laten zien als iemand die de klant kan vertrouwen.
Een bedrijfsvoorstel voor evenementenplanning moet goed geschreven zijn en details bevatten over welke diensten in het voorstel zijn inbegrepen (en welke). zijn dat niet), en illustreer hoe u het evenement gaat uitvoeren, waarbij u de nodige details verstrekt, zodat de klant zich gemakkelijk kan voorstellen wat u bent voorstellen.
7 dingen om op te nemen in een zakelijk voorstel voor evenementenplanning
Een integrale stap bij het plannen van evenementen is het opstellen van een ijzersterk zakelijk voorstel voor evenementenplanning, waarbij u weet wat u moet opnemen om uw diensten op de markt te brengen en de zaken van een klant veilig te stellen.
- Zakelijke introductie: Stel uw bedrijf voor evenementenplanning kort voor. Bespreek uw achtergrond, eventuele professionele certificeringen, de tijd die u in het bedrijfsleven heeft doorgebracht, relevante ervaring en uw specifieke niche als u die heeft.
- Beschrijving van het evenement: Geef een algemene reikwijdte van het evenement, inclusief details die tijdens uw inleiding zijn besproken klantbijeenkomst, zoals het doel van het evenement, mogelijke data, te overwegen locaties, aantal gasten, enz.
- Te leveren evenementenplanningsdiensten: Wees zeer specifiek in dit gedeelte en vermeld alle diensten die u voor dit evenement zult leveren. Het vermelden van items met opsommingstekens of subkoppen is zeer effectief, omdat het voor de klant een gemakkelijke manier is om het scala aan inbegrepen diensten te zien. Vermeld alle leveranciers die u gaat gebruiken en alle services die optioneel zijn tegen een extra vergoeding. Het is belangrijk om in dit gedeelte zeer gedetailleerd te zijn, zodat de klant een duidelijk inzicht heeft in wat is inbegrepen en wat extra is.
- Voorbeelden van uw werk: Als u een evenement heeft gepland dat lijkt op het evenement dat u aan deze klant voorstelt, dan is dit uw kans om met die vaardigheden te pronken. Voeg foto's, schetsen, nieuwsknipsels of andere visuele elementen toe die helpen bij het schetsen van een beeld in de geest van de klant van wat u kunt doen. Dit is een geweldige manier om uw evenementenplanningbedrijf onder de aandacht te brengen.
- Voorgestelde kosten: Vermeld zorgvuldig alle kosten die verband houden met de planning en uitvoering van dit evenement. Door dit gedeelte op te maken als een reeks stappen, wordt uw cliënt door alle fasen van het evenement geleid, waardoor hij of zij elk aspect kan visualiseren terwijl het zich ontvouwt. Wees specifiek binnen een algemene kostencategorie. Als u bijvoorbeeld een regelitem voor catering heeft, verdeel dan de afzonderlijke kosten voor eten en geef daarbij de kosten aan bedrag per persoon, het benodigde aantal servers en het uurtarief, kosten voor tafelhuur, linnengoed en spoedig. In plaats van een voorstel op te stellen met één groot prijskaartje onderaan, kunt u beter een gespecificeerd voorstel schrijven, zodat uw klant inzicht krijgt in de individuele kosten. Dit is om twee redenen nuttig: het dwarsboomt de onvermijdelijke “sticker-shock” wanneer alle items worden opgeteld en er een groot prijskaartje aan hangt onderaan, en het geeft uw klant de mogelijkheid om te beslissen of de kosten voor het extra cocktailuurtje de moeite waard zijn kosten.
- Volgende stappen: Voeg onderaan uw zakelijke voorstel voor een evenement alle details toe over de timing of de volgende stappen. Als het evenement een vaste datum heeft, zorg er dan voor dat u aangeeft dat er vóór een bepaalde datum een ondertekend contract moet zijn ontvangen, zodat u het evenement kunt plannen en uitvoeren. Geef de aanbetaling op die vereist is en de datum waarop deze moet zijn ontvangen.
- Contactgegevens: Zorg ervoor dat u uw zakelijke contactgegevens onderaan het zakelijke voorstel voor het evenement vermeldt. Vermeld uw website, e-mailadres, telefoonnummers, faxnummers en postadres. Voeg ook een visitekaartje toe aan uw voorstel, zodat u het gemakkelijk kunt raadplegen.
Hoe op te volgen
Nadat u de klant uw zakelijke voorstel voor evenementenplanning heeft gestuurd, neemt u contact met hem op om hem te laten weten dat het voorstel onderweg is. Vertel hen dat u over een paar dagen contact zult opnemen om te zien of ze nog vragen hebben. Houd de communicatielijnen open. Wees responsief en geef persoonlijke aandacht. Het is een indicatie van hoe u zaken doet en helpt u de deal op een professionele manier af te ronden.
