Naast pure ervaring is de beste manier voor een evenementenplanner om een nog betere evenementenplanner te worden, door als gast een andere gelegenheid bij te wonen. De meeste evenementenplanners besteden de duur van een evenement aan het coördineren achter de schermen, maar een evenement ervaren door de ogen van een gast kan, nou ja, eye-openend zijn.
Als gast, in plaats van de evenementenplanner, krijg je de kans om de activiteiten van een evenement te observeren personeel in actie, een perspectief van waaruit het vaak makkelijker is om op te merken wat goed werkt – en wat niet. Hier zijn drie fouten die je waarschijnlijk tegenkomt bij slecht beheerde evenementen, samen met tips om dergelijke fouten tijdens jouw evenementen te voorkomen.
Verkeerd beheerde registratietabel
Wanneer gasten naar een registratietafel lopen, moet het evenementenpersoneel gastvrij zijn en klaar staan om gasten te helpen, ongeacht de situatie.
Het is niet servicegericht en zelfs niet beleefd om ervan uit te gaan dat iemand die naar de inschrijftafel loopt, niet op het evenement thuishoort. Toch is dit precies wat er kan gebeuren als het personeel niet goed is voorbereid of geïnformeerd. Herinner het evenementenpersoneel eraan dat een registratietafel het imago vertegenwoordigt van de gastheer en de organisatie achter het evenement. Het personeel moet alle gasten begroeten aan de registratietafel en vragen of ze aanwezig zijn om zich aan te melden voor het evenement met de naam van het evenement of de gastheer. Als er een fout is gemaakt, zullen de meeste gasten zichzelf corrigeren en zich verontschuldigen. Als dat niet het geval is, moet het personeel instructies krijgen over hoe ze de situatie het beste kunnen aanpakken. Vriendelijkheid komt veel voor bij de organisatie van evenementen.
Rommelige evenementenopstelling
Op de meeste locaties maakt de huishouding een evenementenruimte schoon, waarna het personeel van de banketbediening de inrichting voltooit. Als tijdens een banket een glas valt en de scherven niet worden opgeruimd, blijven de scherven op de grond liggen, tenzij het personeel van het evenement opruimt.
Scherven gebroken glas en ander puin laten niet alleen een verschrikkelijk beeld achter, maar kunnen ook een veiligheidsrisico vormen. Daarom zullen de beste evenementenplanners altijd 1 tot 2 uur vóór de starttijd arriveren om de opzet te observeren voer een reeks rondleidingen door het gebied uit en zoek naar glas en andere voorwerpen 30 minuten en opnieuw 15 minuten vóór de evenement. Mocht er iets niet op zijn plaats zijn, dan kan de evenementenplanner dit onder de aandacht van het banketpersoneel brengen.
Slecht getimede schoonmaak
Bij elk evenement zijn er twee schema's: de agenda van de organisatoren en het werkschema van het operationeel personeel van de locatie. Het is de verantwoordelijkheid van de evenementenplanner om ervoor te zorgen dat beide op de juiste manier synchroon lopen.
De presentatie of keynote van het programma vindt doorgaans plaats direct na een soort aankomstreceptie, inclusief registratietafels, eten en drinken. De timing van de opruim- en afbraakactiviteiten moet daarom zorgvuldig worden gepland om de programmaagenda niet te verstoren of te onderbreken. Als het schoonmaken en afbreken niet vooraf met het evenementenpersoneel wordt besproken, kan een evenementenplanner dat merken Tafels en andere items kunnen direct voor de ogen van gastheren of gastsprekers worden verwijderd, waardoor iedereen in de zaal wordt afgeleid kamer.
Het komt neer op
Hoewel goed beheerde locaties met toegewijde managers en personeel voor evenementenactiviteiten het werk van een evenementenplanner gemakkelijker zouden moeten maken, is een dergelijke perfecte uitvoering van evenementen niet altijd het geval. Geweldige evenementenplanners maken van elk detail van de uitvoering van een evenement hun werk. Ze nemen de tijd om alle aspecten van het opzetten, de evenementenservice en het afbreken voorafgaand aan de feestavond met de banketmanagers te bespreken evenement zelf en houdt toezicht op de evenementenactiviteiten voor, tijdens en na om het best mogelijke evenement voor de organisatie te garanderen cliënt.
