Of uw bedrijf nu een stand van slechts 10 bij 10 voet plant of een grote beurs van 40 bij 50 voet ruimte, het trainen van het personeel dat de stand zal bemannen tijdens de show zelf is van het grootste belang belang. Helaas voor de meeste exposanten op beurzen wordt de opleiding van personeel vaak over het hoofd gezien ten gunste van andere ogenschijnlijk urgentere kwesties zoals standplanning, ontwerp, constructie en logistiek.
Hoewel de stand zelf belangrijk is bij het aantrekken van klanten en potentiële klanten, kunnen de aanwezigheid en het gedrag van uw personeel die nieuwe potentiële onderneming maken of breken.
Sommige ervaren medewerkers en leidinggevenden die beursstands bemannen, zijn trots op hun vermogen om door de blindgangers heen te kijken en alleen live prospects te spotten en te betrekken. Als u zich echter uitsluitend op omzet (of op grote klanten) concentreert, kan dit vaak het merk schaden en tot gemiste kansen leiden.
Planners van zakelijke evenementen worden soms gevraagd om te helpen bij het beheer van de beurslogistiek en soms bij de beursstand zelf. Als geweldige evenementenplanners bij de planningsfase worden betrokken, hebben ze de unieke kans om dat te doen het rendement op de investering van het bedrijf te vergroten door de volgende etiquetteregels voor personeel op beurzen te delen en tips.
Groeten en open lichaamstaal
Bezoekers kijken naar het beurspersoneel met een reden om tijd op uw stand door te brengen. Nadat ze in eerste instantie zijn aangetrokken door de stand of het merk zelf, zijn uw medewerkers de reden dat ze blijven of gaan. De volgende lichaamstaaltips zullen helpen een professionele en benaderbare houding over te brengen:
- Sta op en begroet de deelnemers voor de stand
- Als er stoelen nodig zijn, gebruik dan hoge krukken die contact op ooghoogte creëren
- Glimlach en maak oogcontact met bezoekers van alle kanten
- Praat met beursbezoekers, niet met collega's
- Ga alleen zitten als u bij een cliënt bent die ook wil zitten
- Kruis uw armen of benen niet en houd uw handen uit uw zakken
- Vermijd friemelen en leunen tegen de muren en het meubilair van de stand
- Houd rekening met andere mensen in de stand en in de buurt van uw ruimte
- Betreed de ruimte van een andere exposant niet
- Wees enthousiast, zelfverzekerd en beleefd
- Bedank bezoekers voor hun tijd op uw stand wanneer ze aankomen en vertrekken
Hoewel eenvoudig, bieden deze basistips voor lichaamstaal een benaderbare en professionele sfeer die potentiële klanten zal aanmoedigen om uw stand te bezoeken en er te blijven.
Personeelsrollen en verkoopscript
Het personeel op de beursstand moet een specifiek deel van de tentoonstelling toegewezen krijgen en moet over de expertise beschikken om belangrijke bedrijfsinformatie aan de aanwezigen over te brengen. Sommige bedrijven bieden hun personeel zelfs een aanpasbaar begroetings- en verkoopscript, zodat elk lid van het team bereid is een consistente, verzorgde en effectieve boodschap aan de aanwezigen over te brengen.
Naast het verkoopscript of de elevator pitch moeten bedrijfsvertegenwoordigers op een beursstand bereid zijn om basisvragen te beantwoorden of te weten waar ze meer informatie kunnen verkrijgen. De stand moet ook altijd worden beheerd door ten minste één persoon die over die expertise of autoriteit beschikt, en die persoon moet te allen tijde toegankelijk zijn voor ondersteunend personeel en aanwezigen.
Betrokkenheid van deelnemers
Mensen bezoeken beurzen met een reden, dus het is belangrijk dat standpersoneel zichzelf snel voorstelt en bezoekers snel vragen stelt om erachter te komen of ze hen op welke manier dan ook kunnen helpen. Dit is waar een begroetings- of introductiescript van pas kan komen, maar een dergelijk script is alleen effectief als het standpersoneel het gebruikt om bezoekers te betrekken.
De meeste mensen die een beurs bezoeken, hebben een relevante reden om meer te weten te komen over uw producten en diensten, dus zorg ervoor dat u dat doet uw personeel biedt hen een kort overzicht van het script en beschikt over de vaardigheden om het gesprek voort te zetten en de prospect te engageren daar. Het personeel moet bereid zijn om open vragen te stellen een band opbouwen met de deelnemers en bepaal de behoeften.
Geen eten of drinken voor het personeel
Deze etiquetteregel zou gewoon onderdeel moeten zijn van begroetingen en lichaamstaal, maar helaas verdient hij vanwege zijn overvloed op beurzen een eigen categorie. Een van de meest voorkomende overtredingen van de etiquette op beursstands vindt plaats wanneer er eten en drinken in de stand wordt bewaard voor persoonlijk gebruik door het personeel. Beursdagen zijn lang; Zeker, uw personeel moet toegang hebben tot snacks en water. Maar die hapjes en drankjes mogen niet in de stand worden genuttigd of zichtbaar worden achtergelaten voor beursbezoekers.
Het is gemakkelijk om servetten, wikkels, plastic flessen en andere items te zien die geen deel uitmaken van de stand. Het klinkt misschien elementair, maar het eraan herinneren van het standpersoneel dat ze niet mogen eten, drinken en kauwgom kauwen in de stand kan het verschil maken tussen een professionele uitstraling of een slordige uitstraling. Om dit te voorkomen, kiezen sommige beursexposanten ervoor om hervulbare waterflessen met het merk van hun personeel uit te geven, wat een goede optie kan zijn om te zorgen voor goed gehydrateerd en professioneel uitziend personeel.
Zorg voor voldoende personeel
Beurspersoneel is meestal verantwoordelijk voor het opzetten van de stand of legt in ieder geval de laatste hand aan een grotere, gebouwde stand moet vroeg genoeg arriveren om ervoor te zorgen dat alle materialen op de juiste manier worden tentoongesteld en klaar zijn voor beursbezoekers zodra de exposities plaatsvinden open. Managers moeten de stand voldoende bemannen, zodat deelnemers gemakkelijk toegang hebben tot het personeel en rekening kunnen houden met de behoeften aan lunch en andere pauzes zonder de standruimte te overbelasten met bedrijfsmedewerkers.
Het is ook uiterst belangrijk om de beursuren onder de aandacht te brengen en ervoor te zorgen dat de vertegenwoordiging van het bedrijf in de stand blijft tot het einde van de geplande uren. Het is verbazingwekkend hoeveel kraampjes waar het personeel 15, 30 of zelfs 45 minuten voor de beurs verdwijnt einde van een show waarbij de mogelijkheid wordt gemist om met potentiële klanten te communiceren en een onprofessionele uitstraling uitstraalt afbeelding.
Houd u aan de dresscode van het personeel
Kleding is iets dat verschilt van organisatie tot organisatie. Sommige bedrijven vereisen bedrijfs- of zakelijke vrijetijdskleding (bijvoorbeeld poloshirts, sportjassen, overhemden, enz.), terwijl anderen het personeel voorzien van merkkleding of een uniform. Zelfs anderen geven werknemers eenvoudigweg enige aanwijzingen over persoonlijke kleding met kleuren en passende kledingstijlen.
Professionele en uniforme kleding helpt de thema's van de beursstand te versterken en moet ook worden gezien als respectvol voor de organisatoren en bezoekers van de beurs zelf. De dresscode moet ook het standpersoneel gemakkelijk kunnen onderscheiden van de bezoekers en naamplaatjes bevatten.
Standopbouw en onderhoud
Evenementmanagers geven doorgaans leiding aan het personeel van de beursstand om de onaantrekkelijke dozen en benodigdheden op verborgen plekken op te slaan, zoals achter een beursmuur, onder een volledig omrande tafel, of op een locatie buiten de tentoonstellingsruimte waar extra benodigdheden aanwezig zijn opgeslagen.
Het is belangrijk dat de standruimte er te allen tijde goed onderhouden uitziet (inclusief de vloer) en dat er nergens afval in het zicht mag zijn. De etiquette op een beurs vereist dat het standpersoneel deze regel de hele dag in acht neemt.
