Uitnodigingsformuleringsideeën voor speciale evenementen

Evenementplanners worden vaak ingeroepen om hun klanten te helpen bij het afhandelen van hun speciale uitnodigingen. Het creëren van de perfecte uitnodiging kan een lastige kunst zijn. Een uitnodiging moet aansluiten bij de behoeften en persoonlijkheid van de klant.

Met het juiste format en de juiste formulering kunt u de hele toon van een bijeenkomst beïnvloeden. U kunt bijvoorbeeld gedurfde kleuren en luchtige bewoordingen gebruiken als u een bruiloft plant voor een vrolijke noot. stel, maar de uitnodiging moet formeler en rustiger zijn als u voor een hoofdvak met een zakelijke klant werkt fondsenwerving.

Het uitnodigingsformaat

Een formele uitnodiging is een belangrijk onderdeel van het totaalpakket ter promotie van een evenement. Het kan in veel verschillende formaten worden gepresenteerd, waaronder e-mail, brieven, handgeschreven briefpapier en formele uitnodigingen.

Een formele uitnodiging moet eenvoudig zijn en opgemaakt op karton of briefpapier, zo groot als een wenskaart of kleiner. De meeste uitnodigingen gebruiken een lettertype dat overeenkomt met de standaardlettertypen van de organisatie, of een script dat de ontwerper leuk vindt. De sleutel is om ervoor te zorgen dat u de merknormen van de gastheer volgt en tegelijkertijd een gevoel van formaliteit creëert.

Het is de moeite waard om samen te werken met een grafisch ontwerper om een ​​aangepaste lay-out te creëren die het evenement onderscheidend kan maken en past bij de persoonlijkheid van uw klant. Misschien wilt u ook een kalligraaf inhuren om de uitnodigingen handmatig te schrijven als u aan een privébijeenkomst werkt, zoals een bruiloft. Kalligrafie ziet er veel eleganter en persoonlijker uit dan getypte uitnodigingen.

Een voorbeeld van een formele uitnodiging

De beste aanpak voor evenementenplanners is om een ​​standaardformat vast te stellen en vervolgens de details bij te werken, afhankelijk van het daadwerkelijke evenement. De uitnodiging moet de volgende informatie bevatten:

[Logo invoegen]
[Voeg hostnaam en titel in]
vraagt ​​om het plezier van uw gezelschap
bij de
[Voeg de formele naam van het evenement in]
[Locatie invoegen]
[Voeg de slogan van het evenement in, indien van toepassing]
[Vul dag, datum(s), jaar in]
RSVP.
[Voeg naam in]
[Voeg telefoonnummer in]
[Voeg e-mailadres in indien van toepassing]
Details volgen.

Het is belangrijk dat de ontwerper de afzonderlijke lijnen zo opmaakt dat ze in de beschikbare ruimte passen. Werk nauw samen met de ontwerper om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie op een visueel aantrekkelijke manier op de uitnodiging past.

Essentiële informatie

Je kunt het voorbeeld aanpassen aan je eigen unieke evenement, maar het is absoluut noodzakelijk om een ​​aantal van de volgende informatie op te nemen:

• De gastheer
• Het type evenement
• De datum en tijd
• De locatie, inclusief adres
• Vermelding wie hiervan profiteert

Natuurlijk is die RSVP ook een integraal onderdeel van uw planning, maar u wilt ook eerst alle kant-en-klare vragen van uw potentiële gasten beantwoorden. Dan kan de RSVP aan het einde gaan.

Optionele informatie

Overweeg om een ​​schema op te nemen, of op zijn minst een samenvatting van het schema, als u daarvoor voldoende ruimte in de uitnodiging heeft. U kunt ook vermelden of er een dresscode geldt en of genodigden gasten mogen meenemen.

Formuleringsopties

U kunt de tekst vervangen door 'de eer van uw bedrijf wordt gevraagd' of 'u bent van harte uitgenodigd' "verzoekt om het plezier van uw gezelschap" als een van beide meer geschikt is voor uw evenement of de organisatie. Misschien wil je ook een pakkende regel toevoegen om de aandacht van de lezer te trekken, iets in de trant van 'Het feest van de eeuw!' of "Dit wil je niet missen!"