Er zijn veel redenen waarom bedrijven op zoek gaan naar nieuwe Enterprise Resource Planning (ERP)-software.
ERP versus QuickBooks en andere boekhoudsoftware
Veel bedrijven ontgroeien hun instapniveau boekhoudsoftware pakketten, zoals QuickBooks of Peachtree. Anderen vinden dat hun bestaande software niet kan worden geïntegreerd met andere softwaresystemen van derden, waardoor de noodzaak ontstaat om meer werk te verzetten. Wat de reden ook is, de eerste vraag die u waarschijnlijk zult stellen bij de aanschaf van een nieuw ERP-systeem is: “Hoeveel gaat het kosten?”
Verborgen kosten in de prijs van de software
De totale eigendomskosten omvatten een verscheidenheid aan kosten, niet alleen de kosten voor softwarelicenties. Een whitepaper van ERP Panels geeft aan dat er vier kosten verbonden zijn aan de ERP-implementatie:
- Softwarelicentiekosten
- Onderhoudskosten
- Hardware
- Implementatiediensten
Andere implementatiespecialisten suggereren echter dat deze kosten veel hoger zijn dan de kosten die in het ERP-whitepaper worden genoemd. IQMS, dat al sinds 1989 ERP-softwaresystemen aanbiedt, noemde in hun ervaring met het uitvoeren van ERP-implementaties talloze andere verborgen kosten waarmee bedrijfseigenaren rekening zouden moeten houden. Volgens IQMS is de
- Implementatie
- Opleiding
- Ontwikkeling voor maatwerk
- Procesherontwerp
- Onderhoud
- Upgrades
- Steun
IQMS raadt u aan ervoor te zorgen dat uw softwareleverancier al deze kosten in zijn voorstel aan u opneemt u krijgt een redelijke schatting van de totale kosten als zij deze graag voor u "op tafel leggen". zien.
Plan dienovereenkomstig de implementatiekosten
De totale implementatiekosten zullen nooit bekend zijn totdat u uw project hebt voltooid, omdat achteraf gezien 20/20 is. Een dergelijke analyse achteraf zal u echter weinig opleveren bij het evalueren van uw budget dat is opgesteld voordat de implementatie van uw nieuwe ERP-systeem is voltooid. Hoewel u nooit met enige nauwkeurigheid kunt weten wat uw uiteindelijke kosten zullen bedragen, kunt u er wel voor zorgen dat uw budget op zijn minst redelijk is.
Er bestaat in de zakenwereld geen erger gevoel dan het budget te overschrijden, en veel projecten overschrijden het budget alleen maar omdat ze te weinig budget hebben. Zorg er dus voor dat u enkele eenvoudige controles uitvoert om te zien of alle kosten zijn inbegrepen en of de gebudgetteerde kosten redelijk lijken.
Dit roept de vraag op: "Wat zijn redelijke kosten?" Het beste advies komt van J. Carlton Collins, CPA, die schreef: "De realiteit is dat de kosten van de implementatie van een mid-market te hoog zijn geavanceerde boekhoudsoftwaresystemen variëren doorgaans van 1:1 tot 2:1 vergeleken met de kosten van het software."
Deze eenvoudige vuistregel kan u begeleiden in uw totale kosten. De totale kostenoverschrijdingen zijn doorgaans veel hoger dan die van adequate planning, voorbereiding en testen.
U mag verwachten dat u in deze plannings- en voorbereidingsfase 20 tot 25 procent van uw kosten besteedt, en Collins geeft aan dat slechts 10 procent van de kosten gaat naar het daadwerkelijk implementeren van de software, terwijl het leeuwendeel van de ERP-implementatiekosten naar training gaat kosten.
Is ERP de beste optie voor uw bedrijf?
De conclusie hier is dat u er rekening mee moet houden dat uw totale kosten van ERP-implementatie alle kosten omvatten en dergelijke deze kostenramingen zijn redelijk als u een nauwkeurig beeld wilt krijgen van wat u aan uw nieuwe uitgeeft systeem.
U moet ook voldoende middelen besteden aan planning, voorbereiding, testen en training, want als u dat niet doet Als u op deze gebieden geld uitgeeft, betaalt u waarschijnlijk meer dan verwacht voor uw ERP-systeem implementatie.
