Een pre-con meeting is een afkorting van een 'pre-conference meeting'. Het is een kans om de belangrijkste spelers op een conferentie samen te brengen, zodat iedereen zijn plan voor het uitvoeren van een succesvolle conferentie kan beoordelen. Deze bijeenkomst vindt doorgaans plaats in de vergaderruimte.
Dit is wat u moet weten over een pre-con-vergadering voordat u uw volgende evenement organiseert.
Wat is een pre-con-vergadering?
Afhankelijk van de omvang van de conferentie kunnen er tientallen – zelfs honderden – mensen verantwoordelijk zijn voor de succesvolle uitvoering van het evenement. De pre-con-bijeenkomst, of kortweg 'de pre-con', is een kans voor al deze mensen om elkaar op één plek te ontmoeten en de details van het geplande evenement te bespreken. Dit is een kans voor verkopers om vragen te stellen, voor organisatoren om hun personeel voor te bereiden op eventuele eigenaardigheden, en zodat bemanningen de ruimte kunnen beoordelen en kunnen beslissen waar tafels, stoelen, podia of iets anders moeten worden geplaatst armaturen.
De pre-con meeting vindt doorgaans een paar dagen vóór het evenement plaats. Op de dag van een evenement kan een kortere walkthrough de deelnemers kennis laten maken met het plan vlak voordat de deuren van de conferentie opengaan.
Sommige mensen associëren pre-con-vergaderingen misschien met planning grotere conferenties, congressen, congressen en incentiveprogramma's. Het is echter ook gebruikelijk om een pre-con-bijeenkomst te houden voor seminars en andere speciale evenementen. Zelfs kleine bijeenkomsten in een vergaderruimte van een hotel moeten worden voorafgegaan door een vergadering vooraf.
Hoe werkt een pre-con-vergadering?
Voor degenen die geen frequente bijeenkomsten plannen, kan een pre-con-bijeenkomst in eerste instantie ongemakkelijk of lastig lijken, omdat er mogelijk nieuwe termen of taalgebruik in voorkomen. zoals 'hervatting van het evenement' of 'bestelling van een banketevenement'. Pre-con-bijeenkomsten zijn echter bedoeld om eventuele misverstanden of onduidelijke aspecten van het evenement weg te nemen. Dit is uw kans om te vragen wat deze termen betekenen, en eventuele andere vragen die het succes van het evenement zullen verbeteren.
Wat u kunt verwachten tijdens een pre-con-vergadering
Tijdens de pre-con meeting zal de evenementenplanner alles definitief beoordelen logistiek voor een bepaald programma met het leveranciersmanagementteam dat bij het programma betrokken is.
Normaal gesproken wordt een pre-con-bijeenkomst gecoördineerd en gepland door de manager van de conferentieservices van de locatie. Als uw conferentie bijvoorbeeld in een hotel wordt gehouden, heeft dat hotel waarschijnlijk een medewerker wiens taak het is om evenementen zoals die van u te coördineren. Deze persoon nodigt managers uit verschillende gebieden die betrokken zijn bij het evenement uit om hun specifieke rol voor een evenement te beoordelen.
Dit is een uitstekend moment voor de meeting- of evenementenplanner om een goede verstandhouding op te bouwen met alle betrokkenen.
Tijdens de pre-con is het passend dat de evenementenplanner enkele van de belangrijkste doelstellingen van het evenement benadrukt, inclusief belangrijke informatie over de organisatie die het evenement organiseert, de belangrijkste boodschappen die tijdens het evenement worden overgebracht en belangrijke VIP's van wie wordt verwacht dat ze dat doen bijwonen.
Bekijk het CV van het evenement
Een CV van een evenement bevat alle specificaties van het evenement. Het bevat alle relevante informatie, inclusief data, tijden, contacten, deelnemersprofielen en noodgevallen contacten, eten en drinken, transport, verzendinformatie, facturering, audio/visueel en andere speciale zaken behoeften.
Elke afdelingsmanager zal zijn of haar rol in het evenement beoordelen, inclusief relevante details en hun typische operationele procedures. Ze zullen ook hun begrip van het evenementencontract en de eerder gedeelde informatie over de banketevenementbestellingen beoordelen.
Planners van vergaderingen en evenementen moeten er rekening mee houden dat ze gedurende deze periode gedetailleerde vragen moeten stellen over de evenementspecificaties. zoals de personeelsbezetting en de namen van belangrijke contactpersonen uit alle vertegenwoordigde gebieden die tijdens de actualiteit aanwezig zullen zijn evenement. Belangrijke elementen van de pre-con-discussie kunnen een beoordeling zijn van:
- Eisen aan eten en drinken
- Vereisten voor de gastenkamerlijst
- Vereisten voor conferenties en beurzen
- Eisen aan vergaderruimte en beursruimte (inclusief gedetailleerde plattegronden)
- Technische vereisten, zoals elektrische en telecommunicatiespecificaties
- Details over de plaatsing van bewegwijzering en andere decoraties
Breng last-minute wijzigingen aan
De pre-con meeting is het ideale moment om op het laatste moment wijzigingen door te voeren. Hoewel ze het misschien niet altijd leuk vinden, verwachten de meeste leveranciers en leveranciers op het laatste moment nog een paar aanpassingen en vervangingen, maar proberen de verzoeken redelijk te houden.
Natuurlijk hangt de omvang van de veranderingen die als redelijk kunnen worden beschouwd af van hoe vroeg de pre-con plaatsvindt. Als de voorbereiding plaatsvindt op een moment dat de installatie al bezig is, overweeg dan om een vroege kamerinspectie uit te voeren om er zeker van te zijn dat alles soepel verloopt. Op die manier weet u welke veranderingen kunnen worden aangebracht zonder de voortgang die al is geboekt in gevaar te brengen.
Belangrijkste leerpunten
- Een pre-con meeting is een vergadering die plaatsvindt vóór een conferentie in een congrescentrum, hotel of een andere evenementenruimte.
- De pre-con-bijeenkomst biedt alle belangrijke spelers en medewerkers de gelegenheid om hun verantwoordelijkheden, doelstellingen en verwachtingen te bespreken.
- De pre-con meeting vindt doorgaans een paar dagen vóór het evenement plaats.
- Dit is een van de laatste mogelijkheden die organisatoren hebben om wijzigingen aan te vragen voordat het evenement begint.
