Weet jij hoe je een zakelijke verzekeringsclaim moet indienen? Het kan zijn dat uw bedrijf vele schadevrije jaren heeft en dan ontstaat er plotseling een verlies. Hoe ga je reageren? Weet u hoe u fouten bij het indienen van claims kunt voorkomen? Het beheren van zakelijke verzekeringsclaims bestaat uit drie stappen: plannen, rapporteren en opvolgen.
Planning
Planning is daar een cruciaal onderdeel van risicomanagement. Ondernemers moeten een rampenplan hebben. Medewerkers moeten worden getraind in het correct melden van een claim. Hier zijn enkele tips die kunnen helpen bij het plannen:
-
Camera's: Digitale camera's leggen een gebeurtenis vast. Een foto of video kan helpen de feiten in uw schriftelijke claim te onderbouwen. Overweeg om in elk voertuig van uw bedrijf een digitale camera te plaatsen. U kunt ook overwegen om camera's te leveren aan bedienden, managers en voormannen op uw verzend- en ontvangstafdelingen. Instrueer uw medewerkers hoe en wanneer ze deze moeten gebruiken. Bewakingscamera's die bij de ingangen, uitgangen en parkeerplaatsen van gebouwen worden geplaatst, kunnen handelingen van vandalen of dieven documenteren. Kies camera's die digitale gegevens minimaal 30 dagen bewaren.
- Uniforme schriftelijke rapportageformulieren: Gebruik uniforme documenten voor het melden van ongevallen of grote incidenten. Standaardformulieren kunt u verkrijgen bij uw tussenpersoon of verzekeraar. Stel deze formulieren ter beschikking aan uw medewerkers en instrueer hen over het gebruik ervan.
- Mock-boren: Test uw rampenplan door nep-rampenoefeningen te organiseren.
- Naleving van de regelgeving: Zorg ervoor dat uw rampenplan voldoet aan de veiligheidsvoorschriften die zijn opgelegd door staats- of federale instanties, waaronder OSHA.
Rapportage
Als algemene regel geldt dat u uw verzekeraar zo snel mogelijk op de hoogte moet stellen van eventuele ongevallen of claims om in aanmerking te komen voor dekking onder een commerciële verzekeringspolis. Daarom moet u incidenten zoals brand, auto-ongelukken, diefstallen, schade door weersomstandigheden en letsels van derden onmiddellijk aan uw verzekeraar melden.
- Rapporteren aan wetshandhaving: Meld eigendomsincidenten waarbij misdrijven betrokken zijn bij de politie. Veel polissen die commerciële eigendommen of fysieke schade aan auto's dekken, stellen dat u diefstalverliezen bij de politie moet melden.
- Neem contact op met uw verzekeringsprofessional: Uw agent of makelaar moet het proces voor het indienen van claims uitleggen. Hij of zij verzamelt gegevens van u en stelt een schadeformulier op. Dit formulier wordt naar de verzekeraar gestuurd. Vraag uw agent om een tijdlijn voor het claimproces. Hij of zij moet ook uitleggen hoe u contact kunt opnemen met de schadeafdeling van de verzekeraar.
- Neem contact op met uw verzekeraar: Zodra uw verzekeraar het claimformulier heeft ontvangen, zal deze uw claim overdragen aan een expert. De schade-expert kan een onafhankelijke contractant zijn of een werknemer van de verzekeraar. Probeer binnen 72 uur na het indienen van uw claim contact op te nemen met uw schade-expert. De schade-expert zal om een bewijs van verlies vragen. Als u het ingevulde formulier naar de schade-expert stuurt, voeg dan eventuele relevante foto's of video's toe.
- Neem contact op met professionals om schade te beoordelen en te repareren: Veel bedrijven stellen kritische reparaties uit. Dit is een vergissing. Als u snel reparaties uitvoert, kunt u uw bedrijf mogelijk draaiende houden. Ontvang zo snel mogelijk schattingen van de reparatiekosten van gerenommeerde aannemers. Probeer twee of drie schattingen te verkrijgen.
- Neem contact op met een bevoegde juridisch adviseur: Overweeg het inhuren van een advocaat met kennis van verzekeringen om een claimpakket op te stellen dat u aan uw verzekeraar kunt voorleggen. Een advocaat met verzekeringservaring kan het claimproces mogelijk vergemakkelijken. Een advocaat kan u bijstaan bij geschillen met uw verzekeraar.
- Neem contact op met competente boekhoudkundige hulp: Overweeg om een forensisch accountant in te schakelen als u een claim voor bedrijfsinkomsten indient. Een accountant kan de documenten voorbereiden die u nodig heeft om uw claim in te dienen.
Opvolgen
Nadat u een schade bij uw verzekeraar heeft gemeld, moet u regelmatig contact opnemen met de schade-expert die aan uw claim is toegewezen. De schade-expert moet u op de hoogte houden naarmate uw claim vordert. Als er weken voorbijgaan zonder bericht van uw schade-expert, vraag hem of haar dan om een statusrapport. Noteer in uw agenda om op specifieke data contact op te nemen met de schade-expert en houd u aan uw planning. Wees beleefd maar assertief in de omgang met uw schade-expert. Als u niet tevreden bent met het antwoord van de schade-expert, vraag dan uw agent of makelaar om hulp. Hij of zij moet een actieve rol spelen bij het oplossen van uw claim.
