Wanneer u uw werkgever formeel schriftelijk op de hoogte moet stellen wanneer u uw werk heeft gemist, niet naar uw werk kunt komen of Als u graag een dag vrij neemt, is het belangrijk om een professioneel e-mailbericht of brief te schrijven met de basisgegevens van waarom u was of zult zijn afwezig. Zelfs als u geen formeel excuus hoeft op te geven, is het een goed idee om een korte e-mail te sturen om uw afwezigheid uit te leggen.
Wanneer werkgevers excuses nodig hebben
Bedrijven kunnen van werknemers eisen dat ze een schriftelijke excuusbrief overleggen of een e-mailbericht sturen als ze niet op hun werk zijn vanwege doktersafspraken of om andere redenen. Daarnaast kan het zijn dat u schriftelijk verlof moet aanvragen. Als u een persoonlijke vrije dag opneemt, kan het zijn dat u dit ook schriftelijk moet aanvragen.
Als u een e-mail stuurt om aan te geven dat u vandaag niet op kantoor zult zijn, zou een kort bericht voldoende moeten zijn uw baas hiervan op de hoogte stellen. Als u echter verlof of ander verlengd verlof aanvraagt, moet u in uw verzoek meer gedetailleerde informatie verstrekken.
Wanneer moet u uw bericht verzenden?
Stuur uw bericht zodra u weet dat u tijd nodig heeft om weg te zijn van uw werk.
Hoe eerder u dit van tevoren kunt melden, hoe gemakkelijker het voor het bedrijf zal zijn om uw werklast te dekken en hoe ontvankelijker zij zullen zijn om uw verzoek in te willigen.
Deze voorbeeldbrieven en e-mailberichten met excuses voor ontbrekend werk kunnen en moeten worden aangepast aan uw persoonlijke omstandigheden. U moet ze niet simpelweg kopiëren en plakken.
Zie ook hieronder voor tips over wat u wel en niet moet vermelden in uw verzoek om een verlofbrief.
Voorbeelden van e-mailexcuses voor ontbrekend werk
- Afwezigheid excuus e-mailbericht
- E-mailbericht voor doktersafspraak
- E-mail met verontschuldiging te laat op het werk
- E-mailbericht over ziektedag
Voorbeeld van schriftelijke brieven met excuses voor ontbrekend werk
- Excusesbrief voor afwezigheid
- Excuses voor ontbrekende werkbrief
- Aanstellingsbrief voor arts
- Formele excuusbrief
- Excusesbrief voor ziekte
Wat u moet opnemen in een excuusbrief
Als u een excuus geeft voor het missen van werk, hoeft u niet te veel informatie te verstrekken. Houd uw bericht zo eenvoudig mogelijk, maar vermeld basisinformatie over de reden waarom u niet op uw werk was en wanneer u terugkomt.
Voorbeeld e-mail excuus
Onderwerp: Afwezigheid op het werk - Uw naam
Beste meneer / mevrouw. Achternaam,
Ik schrijf u om u te laten weten dat ik op 11 juni 2021 wegens ziekte afwezig was van mijn werk. Ik kon die dag niet op mijn werk verschijnen omdat ik naar de spoedeisende hulp moest. Ik werd behandeld en kreeg te horen dat ik naar huis moest gaan en de rest van de dag moest rusten.
Laat het me weten als je meer informatie nodig hebt. Bedankt voor je begrip.
Eerlijk,
Uw naam
Wat u moet opnemen in een persoonlijke vrije dagbrief
Wanneer u een persoonlijke vrije dag aanvraagt, hoeft u geen reden op te geven. Vraag eenvoudig het verlof aan en geef dit zo vroeg mogelijk op.
Probeer waar mogelijk vrije dagen in te plannen wanneer u weet dat het kantoor bezet is en er geen dringende deadlines zijn die u moet halen.
E-mailverzoek voor persoonlijke dag
Onderwerp: Persoonlijke dag - uw naam
Beste meneer / mevrouw. Achternaam,
Ik wil graag een persoonlijke vrije dag nemen op maandag 22 juli.
Laat het me weten als dat u uitkomt. Ik waardeer uw overweging. Bedankt!
Eerlijk,
Uw naam
Voorbeeldbrieven waarin verlof wordt aangevraagd
- Formele verlofbrief
- Verlofbrief
- Voorbeeld van een afwezigheidsbrief - Militair verlof
Wat moet u opnemen in een aanvraag voor een verlofbrief?
Als u vindt dat u verlof nodig heeft, verwacht uw werkgever van u dat u uitlegt waarom dit voor u zo noodzakelijk is. Uw afwezigheid zal hen hinderen en misschien tijd of geld kosten als ze een tijdelijke vervanger voor u moeten vinden. Uw brief moet daarom een adequate reden voor uw verzoek bevatten, ondersteund door de volgende logistieke gegevens:
- De datum(s) waarop u niet beschikbaar bent om te werken.
- De datum waarop u weer aan het werk gaat, als u die weet.
- Een aanbod om te helpen terwijl u niet op kantoor bent, als dat haalbaar is.
- Een aanbod om alle openstaande projecten/klantwerk af te ronden voordat je verlof begint, als de tijd het toelaat.
- Een aanbod om documentatie te verstrekken als u medisch of militair verlof aanvraagt.
- Het e-mailadres en/of telefoonnummer waarop uw werkgever contact met u kan opnemen als hij/zij een vraag heeft.
- Alle andere aanvullende informatie die uw werkgever nodig heeft, als deze een formeel beleid heeft om ziekteverlof aan te vragen of uw baan te verlaten.
Wat u niet moet vermelden in een excuus- of verlofaanvraagbrief
Denk goed na over hoeveel persoonlijke informatie u met uw werkgever wilt delen over uw excuus of verlofaanvraag.
U wilt niet dat uw werkgever denkt dat u aan het twijfelen bent of dat uw afwezigheid de weg vrijmaakt voor een definitief vertrek.
Het komt neer op
- Voeg niet te veel informatie toe. U hoeft niet alle details van een medisch probleem of een persoonlijke crisis te verstrekken. Houd uw brief kort en eenvoudig.
- Verzin niets en voeg geen informatie toe die niet kan worden geverifieerd. Houd u aan de feiten, want het kan zijn dat uw werkgever om een briefje van uw arts vraagt ter onderbouwing van uw verzoek.
- Houd het simpel. Geef de informatie die uw werkgever nodig heeft, maar houd uw e-mail of brief kort en eenvoudig.
