Een van de grote voordelen van het zijn van een verhuurder zijn de belastingaftrekken waarvan u kunt profiteren. Deze inhoudingen kunnen echter ingewikkeld zijn, dus het is belangrijk dat u het hele jaar door gedetailleerde gegevens bijhoudt van alle belangrijke documenten, inkomsten en uitgaven. Door georganiseerd te zijn en de juiste documenten bij te houden, kunt u uw inhoudingen maximaliseren en stress verminderen.
Vier redenen om gegevens bij te houden
- Het zal het veel gemakkelijker maken om uw belastingaangifte in te dienen.
- Als u alles registreert, voorkomt u dat u inhoudingen misloopt, waardoor u geld bespaart.
- Het zal u helpen ervoor te zorgen dat u nauwkeurige claims indient. In plaats van te raden: ‘Ik denk dat ik die aannemer €1.000 heb betaald’, door snel een spreadsheet op te halen, weet je dat je hem op 17 juli €850 hebt betaald.
- Als u wordt gecontroleerd of als de IRS vragen heeft over items op uw belastingaangifte, beschikt u over het bewijs ter ondersteuning van uw claim. Als u deze documentatie niet heeft, zult u merken dat u tijd en geld besteedt aan het zoeken naar het bewijs. Erger nog, als u geen ontvangstbewijs kunt overleggen, wordt uw claim niet gehonoreerd en moet u mogelijk zelfs extra belastingen en boetes betalen.
Welke gegevens moet u bijhouden?
Het korte antwoord is dat je alles moet bijhouden. De IRS staat bekend om het controleren van kleine bedrijven, vooral bedrijven die in opeenvolgende jaren verlies lijden. Bovendien begrijpen veel IRS-agenten de belastingnuances die van toepassing zijn op vastgoedbeleggers niet, waardoor de kans groter is dat ze uw aanvraag in twijfel trekken. U heeft bewijs nodig als de IRS uw spullen in twijfel trekt of, zelfs in de dagelijkse gang van zaken, als iemand een betaling in twijfel probeert te trekken.
De twee soorten documenten die u moet bijhouden zijn permanente documenten en kortetermijndocumenten.
Permanente gegevens
Wat zijn enkele voorbeelden van permanente records? Dit zijn documenten die u voor onbepaalde tijd wilt bewaren en die tot ver na het lopende belastingjaar voor u relevant en waardevol zullen zijn, zoals:
- Alle huurcontracten
- Alle soorten juridische documenten: boetes, inspectierapporten, rechtszittingen
- Elk type vergunning dat u voor het onroerend goed heeft afgesloten
- Alles wat u zou afschrijven, zoals onroerend goed of verbeteringen
- Als u uw bedrijf heeft opgericht als een LLC, LP, S Corporation of iets anders, wilt u alle gegevens met betrekking tot dit document bewaren.
- Verzekeringsbeleid
- Leningdocumenten zoals hypotheken
- Belastingen van de afgelopen jaren
- Eigendomstitel/akte
Kortetermijngegevens
U wilt alle documenten die u belangrijk genoeg acht om uw belastingen te vorderen, minimaal vijf jaar bewaren. Hoe lang u ze daarna bewaart, hangt af van uw comfortniveau. Dit zal u helpen als u ooit wordt gecontroleerd of aangeklaagd.
Enkele voorbeelden van kortetermijngegevens zijn alles wat telt als inkomsten of uitgaven voor het betreffende belastingjaar, zoals:
- Advertentiekosten voor uw bedrijf of vastgoed
- Entertainmentkosten zoals diners of lunches voor huidige of potentiële klanten
- Rente betaald op een hypotheek en eventuele creditcards voor zakelijk gebruik
- Juridische/professionele honoraria voor accountants, advocaten, verzekeringsagenten en makelaars
- Kantoorkosten zoals internettoegang, tweede telefoonlijn voor zakelijk gebruik, kantoorbenodigdheden, aftrek voor thuiskantoor als u een thuiskantoor heeft dat uitsluitend voor zakelijk gebruik wordt gebruikt
- Huur ontvangen
- Reparaties uitgevoerd
- Waarborgsommen Ontvangen: Wanneer het huurcontract van een huurder eindigt en u een deel van de borgsom behoudt, moet u dit als inkomsten vastleggen. Als u een deel ervan bewaart om reparaties te betalen, wordt het geld dat u aan de reparatie besteedt, beschouwd als een uitgave die u kunt aftrekken van uw belastingen
- Reiskosten zakelijk, zoals gereden kilometers voor verhuuractiviteiten
- Nutsvoorzieningen betaald
- Lonen betaald aan werknemers of onafhankelijke contractanten
Hoe moet u uw administratie bijhouden?
U moet een digitale kopie (computer) en een papieren kopie (papier) van al uw gegevens bewaren.
Digitale kopie
U zult een spreadsheet of een programma zoals Quicken Rental Property Manager willen gebruiken om uw inkomsten en uitgaven bij te houden. Dit moet u doen zodra de inkomsten binnenkomen of de uitgaven zich voordoen. U wilt zoveel mogelijk gedetailleerde informatie opnemen:
- Datum
- Tijd
- Aan wie het is betaald of wie u heeft betaald
- Aard van de inkomsten of uitgaven
- Hoeveelheid
- U kunt zelfs vermelden hoe het is betaald of gemaakt (contant, chequenummer, creditcard, postwissel, enz.)
Het detailniveau hangt af van de software die u gebruikt of maakt. Sommige programma's linken rechtstreeks naar uw bankrekeningen en registreren uw inkomsten en uitgaven voor u.
Zelfs als u een goedkoper programma kiest of uw gegevens in persoonlijke spreadsheets bewaart, zou u dat moeten doen nog steeds afzonderlijke records instellen voor elk onroerend goed, voor elk type uitgave en voor afzonderlijke soorten uitgaven inkomen. Het gaat erom zoveel mogelijk informatie vast te leggen op het moment van de transactie, zodat u in de toekomst eenvoudig financiële rapporten kunt maken.
U moet er altijd een back-up van maken op cd, op een externe harde schijf, in een cloud en zelfs met een papieren exemplaar. Ze moeten aan het einde van elke maand en/of het einde van het jaar worden afgedrukt.
Kopie
Zorg ervoor dat u een papieren kopie heeft van uw belangrijkste documenten. Indien mogelijk wilt u ze opslaan in een soort brandvertragend archiefsysteem of een kluis. Als u er geen kunt vinden die groot genoeg is voor al uw bestanden, wilt u de belangrijkste, zoals de eigendomstitels, in deze box bewaren. Categoriseer alles op jaar en sorteer de bestanden vervolgens alfabetisch, zodat ze gemakkelijk te vinden zijn.
