Als bedrijfseigenaar is het belangrijk dat u begrijpt of de werknemers van uw bedrijf werknemers of onafhankelijke contractanten zijn. Het verschil is een groot probleem. De IRS gaat ervan uit dat een werknemer een werknemer is, tenzij de werkgever het tegendeel kan bewijzen. Als werknemer bent u (de werkgever) verplicht belasting te betalen en u te houden aan staats- en federale wetten met betrekking tot voordelen, lonen en uren.
De IRS houdt bedrijven nauwlettend in de gaten om er zeker van te zijn dat ze werknemers niet ten onrechte classificeren als onafhankelijke contractanten in plaats van werknemers. Bij onafhankelijke contractanten wordt geen loonbelasting ingehouden, en andere belastingen worden niet betaald voor contractanten die voor werknemers worden betaald. Als u werknemers ten onrechte als onafhankelijke contractanten behandelt en de IRS vaststelt dat zij werknemers zijn, kan dit uw bedrijf geld kosten aan boetes en straffen voor onderbetaling van arbeidsbelasting.
IRS Sectie 530 Uitzonderingen
Er bestaat één uitzondering op deze regel. Uw bedrijf kan mogelijk aan speciale vereisten voldoen om te voorkomen dat werknemers als werknemers worden geclassificeerd en dat er geen arbeidsbelasting over hun loon moet worden betaald. Deze verlichting wordt besproken in artikel 530 van de Internal Revenue Code.
Sectie 530-vrijstelling is een voorbeeld van een veilige havenvoorziening onder sommige federale wetten. Een Safe Harbor-bepaling biedt bescherming tegen aansprakelijkheid of betaling als de persoon of het bedrijf te goeder trouw inspanningen kan leveren om aan de wet te voldoen. Meestal betekent dit het voldoen aan specifieke eisen.
Wat gebeurt er als een werkgever werknemers niet correct classificeert?
Laten we zeggen dat bedrijf C een aantal werknemers heeft die zij als onafhankelijke contractanten beschouwen. Twee jaar lang heeft het bedrijf geen federale inkomstenbelastingen ingehouden van deze werknemers en ook geen VAIS-belastingen (voor de sociale zekerheid en Medicare) afgetrokken van betalingen aan deze mensen.
De IRS kwam naar het bedrijf en stelde vast dat de werknemers als werknemers hadden moeten worden behandeld. Omdat er gedurende die periode van twee jaar geen VAIS-belastingen werden ingehouden, had het bedrijf aansprakelijk kunnen zijn voor deze betalingen, plus boetes en boetes.
Hoe Sectie 530-bescherming werkt
Sectie 530 van de Internal Revenue Code (PDF) bespreekt "Controverses over de vraag of individuen werknemers zijn met het oog op de loonbelasting." De bepalingen van Sectie 530 maken dit mogelijk een bedrijf om het betalen van arbeidsbelasting te vermijden als het bedrijf werknemers als onafhankelijke contractanten behandelt, maar de IRS zegt dat ze werknemers zijn.
Sectie 530 creëerde een veilige haven voor werkgevers. Dit betekent dat een ondernemer niet aansprakelijk mag zijn voor de loonbelasting, zoals in bovenstaand voorbeeld. Als het bedrijf kan aantonen dat het een redelijke basis had om werknemers als onafhankelijke contractanten te behandelen, kunnen de belastingen, boetes en straffen worden kwijtgescholden.
Sectie 530 Hulpvereisten
Sectie 530 Hulpvereisten somt drie vereisten op voor het ontvangen van een veiligehavenvrijstelling. Ze moeten alle drie aanwezig zijn:
1. Redelijke basis. Uw bedrijf moet een redelijke basis hebben om de werknemers niet als werknemers te behandelen. Deze redelijke basis kan worden gelegd door:
- Een gerelateerde rechtszaak of uitspraak van de IRS
- Een eerdere IRS-audit die een onderzoek omvatte van de arbeidsbelastingen op het moment dat u behandeld werd vergelijkbare werknemers als onafhankelijke contractanten en die niet hebben geleid tot een herclassificatie van deze werknemers door de IRS werknemers
- U kunt aantonen dat een aanzienlijk deel van uw branche soortgelijke werknemers als onafhankelijke contractanten behandelde
- U vertrouwde op een andere redelijke basis, zoals het advies van een bedrijfsadvocaat of accountant die de feiten over uw bedrijf kende
Inhoudelijke consistentie. Bovendien moeten u en eventuele voorgaande werkgevers de werknemers en soortgelijke werknemers ALLEEN als onafhankelijke contractanten hebben behandeld. Als u soortgelijke werknemers als werknemers behandelde, is deze vrijstelling niet beschikbaar.
Rapportageconsistentie. Ten slotte moet uw bedrijf te allen tijde alle federale belastingaangiften hebben ingediend die consistent zijn met uw behandeling van de werknemers als onafhankelijke contractanten en niet als werknemers. Deze behandeling zou het verstrekken van formulier 1099-MISC aan de werknemers als jaarlijkse loonsamenvattingen omvatten, en nooit W-2's. Er is voor geen enkel jaar een vrijstelling beschikbaar en voor werknemers voor wie u de vereiste gegevens niet heeft ingediend.
Een voorbeeld
Om het bovenstaande voorbeeld voort te zetten, bedrijf C:
- Kan aantonen dat het behandelen van de werknemers als onafhankelijke contractanten een industrienorm was (redelijke basis)
- Behandelde alle soortgelijke werknemers als onafhankelijke contractanten (inhoudelijke consistentie)
- Consequent voorbereide 1099-MISC-formulieren elk jaar voor alle werknemers in dit geval (rapportageconsistentie).
Een andere mogelijkheid om de status van werknemers te bepalen
Als u niet zeker weet of u werknemers correct als onafhankelijke contractanten behandelt, kunt u de IRS om een vaststelling vragen. Gebruik IRS-formulier SS-8 om een vaststelling aan te vragen bij de IRS. Het formulier leidt u door een reeks vragen over uw relatie met de werknemers. De IRS beoordeelt de situatie en neemt een besluit. De IRS zegt dat een SS-8-beoordeling geen verband houdt met een Sectie 530-evaluatie; dit zijn twee afzonderlijke processen.
