Evenementen zijn een cruciaal onderdeel van fondsenwerving en outreach. De meeste non-profitevenementen zijn een kwestie van ‘alle hens aan dek’, waarbij iedereen binnen een non-profitorganisatie moet samenwerken. Sommige non-profitorganisaties hebben zelfs een algemene evenementenplanningscommissie en toegewijde vrijwilligers die helpen bij het plannen en opzetten van het evenement.
Hoewel de planning van evenementen van cruciaal belang is als u wilt dat het evenement soepel verloopt, wilt u ook resultaat uit al uw inspanningen. Daarom moet uw organisatie een ‘gastcomité’ werven.
Wat is een gastcomité?
Een ‘gastcomité’ verschilt van een traditioneel evenementenplanningcomité. In plaats van mensen die actief bezig zijn met het plannen, plannen of voorbereiden van de evenementen van die dag of avond, gebruikt het gastcomité zijn netwerken om ervoor te zorgen dat het evenement een succes wordt. Leden van het gastcomité kunnen ervoor kiezen om:
- Moedig hun vrienden, familie of collega's aan om kaartjes te kopen
- Verzamel veilingartikelen bij lokale bedrijven
- Leg contacten met leveranciers voor deurprijzen of evenementencatering
Natuurlijk zijn er talloze manieren waarop een gastcomité uw liefdadigheidsevenementen beter dan ooit kan maken. Beschouw een gastcomité als de daadwerkelijke gastheer van een feest; iemand die de beste gasten uitnodigt, weet wie je moet bellen voor het eten of de aankleding en je in contact kan brengen met mensen die het evenement tot een totaal succes maken.
Omdat een gastcomité de ontvangen gelden voor een evenement kan vergroten of meer media-aandacht kan krijgen, is het vinden en werven van de juiste personen van cruciaal belang.
Wie moet u kiezen voor uw gastcomité?
Tot een echt nuttig gastcomité behoren geen betaalde marketeers of professionele evenementenplanners. In plaats daarvan moeten het zeer betrokken leden van uw bestaande team, donorbestand of vrijwilligers zijn met connecties en de bereidheid om contact op te nemen.
Uw gastcomité kan variëren van slechts een paar mensen tot tientallen. Hoe meer mensen in uw commissie, hoe meer impact zij gezamenlijk kunnen maken op het succes van uw evenement.
Je kunt bijna overal leden van het gastcomité vinden, waaronder:
- Een bestuurslid of voorzitter binnen uw organisatie
- Vrijwilligers die zeer betrokken zijn bij de samenleving
- Een donateur die connecties heeft met lokale bedrijven
- Een donateur of bestuurslid die uitgebreide contacten heeft in uw ideale donordemografie
- Vrijwilligers die verkopers of locatie-eigenaren kennen
- Lokale of nationale beroemdheden die regelmatig voor uw zaak pleiten
Zodra u personen heeft gevonden die u graag bij uw gastcomité wilt aansluiten, is het tijd om ze te rekruteren.
Hoe een gastcomité te rekruteren
Zoek en maak contact met personen die uitstekende leden van het gastcomité zouden zijn. Vraag echter niet zomaar iemand om in een gastcomité te zitten. Een formele uitnodiging is de beste manier om commissieleden te werven.
In een uitnodiging voor een gastcomité is het essentieel om het volgende op te nemen:
- Volledige informatie over het evenement en uw organisatie (datum en locatie)
- Informatie over het doel van het evenement (fondsenwerving voor een specifiek doel)
- Voorbeelden van hoe een gastcomitélid zou kunnen bijdragen
- Een datum om te reageren of in contact te komen met je team
- Een “voorschot” om hen te laten weten dat u ze graag wilt uitnodigen
- Uw naam/contactpersoon en contactgegevens
Zorg ervoor dat potentiële leden weten dat hun betrokkenheid zal worden erkend en gewaardeerd en dat ze een aanzienlijke impact kunnen maken door lid te worden.
Als u zich afvraagt hoe u de uitnodigingsbrief voor het gastcomité moet opstellen, kopieer en plak dan het onderstaande sjabloon en plaats uw gegevens tussen de haakjes.
[Datum]
Beste [naam invullen]:
Ik schrijf u om u op de hoogte te stellen van een spannend evenement dat [uw organisatienaam] voor [maand] plant in [plaats invoegen].
In [Maand + Jaar (indien anders dan de huidige)] brengt [Organisatie] de [Event Name] naar [Plaats] om de bewustzijn over [oorzaak/maatschappelijke kwestie/probleem waar uw organisatie mee aan de slag gaat] en om draagvlak voor op te bouwen [programma's/initiatieven/inspanningen]. [Voeg relevante informatie toe over het evenement/doel/thema].
Het evenement wordt gehouden in [Stad] op [Evenementlocatie (als je die hebt)] op [datum en tijd].
[Voornaam], we willen graag jouw hulp om van dit evenement (en soortgelijke evenementen) een succes te maken. Als u deel wilt uitmaken van dit evenement, evenals van toekomstige evenementen, zouden wij u zeer dankbaar zijn als u deze formele uitnodiging om deel uit te maken van ons gastcomité zou willen accepteren.
Er zijn een paar eenvoudige manieren om mee te doen:
- Deel uw naam, of de naam van uw organisatie, als lid van ons gastcomité
- Nodig uw collega's, vrienden en buren uit om een [tafel/ticket] te kopen voor ons evenement(en)
- Ga met ons mee naar het evenement
- [Voeg een specifiek verzoek in op basis van de status en connecties van de persoon.]
We zouden het ook leuk vinden als je overweegt om je eigen tafel te hosten en vrienden en collega’s uit te nodigen voor een avond vol gezelligheid. Uw genereuze steun zal ons helpen de boodschap over [oorzaak] te verspreiden en impact te maken.
Een lid van [Organisatie] zal binnen [Tijdsbestek invoegen] contact met u opnemen om de details van ons gastcomité te bespreken en om uw betrokkenheid te bespreken, mocht u daarin geïnteresseerd zijn.
We kijken ernaar uit om met u samen te werken om van [Event Name] en toekomstige evenementen een succes te maken! Bedankt voor uw genereuze aandacht en steun.
Eerlijk,
[Uw naam]
[Positie in organisatie]
[Organisatie naam]
[Contact nummer]
Nadat u uw gastcomité heeft gerekruteerd
Nadat u de door u geselecteerde commissieleden heeft uitgenodigd, ontvangt u enkele acceptatiebrieven of -oproepen. Voordat u echter ingaat op de details van het evenement of wat u wilt dat ze doen, kunt u het beste een korte bijeenkomst met de commissie plannen. Zonder iets van hen te vragen, laat hen:
- Maak kennis met elkaar
- Bespreek hoe zij betrokken zijn bij uw organisatie
- Beoordeel materialen of presentaties over uw goede doel/werk
- Brainstorm over de manier waarop zij zouden willen bijdragen
Van daaruit kunt u hen uw fondsenwervingsdoelen laten weten, en hoe u ze graag zou zien samenwerken (contacten uitnodigen of veilingitems bereiken). Als u een grote groep heeft, kunnen zij zich ook opsplitsen in ‘subcommissies’.
Uiteraard is het niet de taak van het gastcomité alleen om uw evenement te plannen en uit te voeren. Een gastcomité zou moeten werken met uw vrijwilligers of de evenementenplanningscommissie om kaartjes te verkopen, ervoor te zorgen dat er nieuwe evenementensponsoring wordt geclaimd, dat er veilingitems in overvloed zijn en dat de avond een hit zal worden voor de bezoekers.
Erkenning van de inspanningen van uw gastcomité
Wanneer het evenement voorbij is, zouden de leden van het gastcomité tot de eerste mensen moeten behoren die je bedankt, zowel tijdens het evenement als met een schriftelijk bedankje de dag erna. Hoe meer u uw gastcomité betrekt, hoe meer zij bereid zullen zijn om in de toekomst gastheer te zijn.
Vind de mensen binnen uw organisatie of gemeenschap die u kunnen helpen bij het organiseren van uw volgende evenement. Ze kunnen een enorm verschil maken in de hoeveelheid geld die u inzamelt en de programma's die u kunt ondersteunen.
