Voorbereiding op een Comp-audit voor fysieke werknemers

Net als veel bedrijfseigenaren bent u misschien bang voor de gedachte aan een fysieke compensatieaudit voor werknemers. Het vooruitzicht van een audit lijkt misschien minder afschrikwekkend als u weet welke gegevens de verzekeraar nodig heeft en deze van tevoren organiseert. Een goede voorbereiding van uw kant zal ervoor zorgen dat de audit snel en soepel verloopt.

Het plannen van de audit

Als de compensatieverzekeraar van uw werknemer van plan is een fysieke audit uit te voeren, moet hij u hiervan per brief of telefoon op de hoogte stellen kort nadat de compensatiepolis van uw werknemer is verlopen. De audit moet worden gepland op een datum die u uitkomt. U heeft voldoende voorbereidingstijd nodig om de benodigde informatie te verzamelen. Vraag bij de verzekeraar een lijst met de gegevens die de accountant nodig heeft voor de controle.

Houd er rekening mee dat uw toegewezen auditor al dan niet een medewerker van de verzekeraar. Sommige verzekeraars hebben een interne auditafdeling met hun medewerkers. Anderen besteden de auditfunctie uit aan een onafhankelijk accountantskantoor. Het proces moet hetzelfde zijn, ongeacht of een medewerker van de verzekeraar of een aannemer de audit uitvoert.

Gegevens die u nodig heeft

De auditor heeft financiële gegevens nodig voor de periode die wordt bestreken door het gecontroleerde beleid. Dit is het soort informatie dat u mogelijk wordt gevraagd te verstrekken:

Boekhoudkundig grootboek
Belastingformulieren, met name formulier 941 en 944, federale belastingaangifte werkgevers (respectievelijk driemaandelijks en jaarlijks)
Registratie van contante betalingen
Betalingen voor diensten geleverd door onafhankelijke contractanten. De auditor zal moeten verifiëren dat deze werknemers niet uw werknemers zijn.
Betalingen voor diensten geleverd door onderaannemers
Verzekeringscertificaat voor elke onderaannemer die u hebt ingehuurd
W-2- en 1099-formulieren
Functiebeschrijving voor elke werknemer. Zorg ervoor dat het de taken van de werknemer nauwkeurig beschrijft.
Beschrijving van uw bedrijfsvoering
Loongegevens voor de looptijd van de polis. De auditor zal alle loonbronnen die aan elke werknemer worden verstrekt, moeten verifiëren (salaris, bonussen, enz.).
Payrollbeperkingen die van toepassing zijn op leidinggevenden, partners, eenmanszaken of andere opdrachtgevers die onder de polis vallen
Het werkblad voor uw ervaringsbeoordeling

Zodra u de benodigde gegevens heeft verzameld, moet u deze ordenen. Voeg al uw loongegevens (zoals W-2-formulieren, loonstrookjes en overurengegevens) samen, zodat de informatie gemakkelijk toegankelijk is. Plaats op dezelfde manier alle informatie met betrekking tot onderaannemers, inclusief betalingsbedragen en verzekeringsbewijzen, op één plek. Uw inspanningen zullen vruchten afwerpen, waardoor de audit eenvoudiger en sneller wordt.

Ontmoeting met de accountant

Wanneer de auditor arriveert, verwijs hem of haar dan naar een rustige locatie waar de persoon ongestoord kan werken. Probeer mee te werken en beantwoord de vragen van de auditor zo goed mogelijk. Als u een vertrouwde medewerker vraagt om namens u de auditor te ontmoeten, zorg er dan voor dat hij of zij:

kent uw vak goed
begrijpt alle fasen van de activiteiten van uw bedrijf
weet welke taken elke medewerker uitvoert
begrijpt het beloningsbeleid voor werknemers van uw bedrijf, inclusief de classificaties die het bevat
begrijpt de financiële administratie van uw bedrijf, inclusief loongegevens, zodat hij of zij vragen van de accountant kan beantwoorden

Als uw bedrijf gebruik maakt van een extern boekhoudkantoor voor de boekhouding en loonadministratie, kunt u dan de accountant naar het kantoor van uw boekhouder sturen? Nee! Uw boekhouder kan de financiële gegevens verstrekken die de accountant nodig heeft, maar er moet bij u ter plaatse een fysieke audit worden uitgevoerd.

Wat is inbegrepen in de loonadministratie?

De basis van de compensatiepremies voor werknemers is beloning (payroll), de geldwaarde van de diensten die uw werknemers aan uw organisatie leveren. Uw verzekeraar berekent uw premie door een tarief te vermenigvuldigen met uw beloning en de uitkomst te delen door 100. De NCCI en enkele overheidsinstanties voor de compensatie van werknemers geven een schriftelijke definitie van beloning. Hoewel de definitie van staat tot staat varieert, omvat deze over het algemeen het volgende:

Brutosalarissen en -lonen, inclusief salarissen en lonen met terugwerkende kracht
Totale commissies ontvangen door een werknemer, inclusief eventuele trekkingen tegen hem
Bonussen inclusief aandelenbonusplannen
Vakantie, vakantie en ziektegeld
Overuren uitbetaling. In de meeste staten wordt het loon voor overuren berekend volgens het vaste tarief. Als het uurtarief van een werknemer bijvoorbeeld $20 bedraagt en hij $600 krijgt voor 20 overuren, wordt slechts $400 van het overwerkloon als loon opgenomen.
Door u gedane betalingen die anders zouden zijn ingehouden op het loon van werknemers, zoals vereist door de wet voor sociale zekerheid, Medicare of een pensioenregeling
Betaling aan werknemers op een andere basis dan de gewerkte tijd. Voorbeelden zijn stukwerk, winstdeling of incentiveplannen.
Betaling of vergoedingen voor handgereedschap of elektrisch handgereedschap dat werknemers gebruiken om hun werk uit te voeren
Huurwaarde van een appartement of woning ter beschikking gesteld aan een werknemer. Ook de waarde van andere logies en maaltijden die een werknemer ontvangt als onderdeel van zijn of haar loon
Betalingen die worden afgetrokken van het brutoloon van werknemers voor pensioen-, cafetaria- of spaarplannen
Loonadministratie voor werknemers van onverzekerde onderaannemers (zie opmerkingen hieronder)

Wat is uitgesloten van de loonadministratie?

De betekenis van beloning sluit doorgaans bepaalde kosten uit. Hoewel de uitsluitingen van staat tot staat verschillen, sluiten de meeste staten het volgende uit:

Fooien en andere fooien ontvangen door medewerkers
Betalingen door de werkgever aan groepsverzekeringen of pensioenplannen
Ontslagvergoeding (anders dan voor gewerkte tijd)
Kortingen op goederen gekocht bij de werkgever
Zakelijke kosten vergoed
Betaal voor actieve militaire dienst
Uniforme toeslagen

Classificaties

Een van de belangrijkste taken van een auditor is ervoor te zorgen dat uw bedrijf op de juiste manier wordt geclassificeerd. Om deze beoordeling te maken, zal de auditor de bedrijfsvoering van uw bedrijf beoordelen en vervolgens bepalen of de classificaties op uw beleid passend zijn.

De auditor begint doorgaans met het evalueren van uw basisclassificatie. Het is de classificatie die uw totale bedrijf het beste beschrijft. Het is vaak hetzelfde als de met betrekking tot classificatie, dat is de classificatie waaraan de meeste loonlijst is toegewezen. Stel dat u bijvoorbeeld een machinewerkplaats exploiteert. Sommige van uw medewerkers werken met draaibanken, anderen bedienen boormachines of stansmachines. De activiteiten die uw werknemers uitvoeren variëren van werknemer tot werknemer, maar passen allemaal in uw basisclassificatie Machinewerkplaats. Omdat het grootste deel van uw salaris naar werknemers in de machinewerkplaats gaat, is Machinewerkplaats uw leidende classificatie.

Sommige werknemers kunnen taken uitvoeren waarvoor aparte classificaties nodig zijn. Stel bijvoorbeeld dat uw machinewerkplaats een administratief medewerker in dienst heeft die zijn werk uitvoert in een afgesloten kantoor, ver weg van andere werknemers. Deze medewerker krijgt waarschijnlijk de classificatie Administratief medewerker in plaats van Machinewerkplaats.

De classificatiesystemen voor werknemerscompensatie zijn gebaseerd op complexe regels die voor polishouders moeilijk te begrijpen kunnen zijn. Als uw accountant uw bedrijf herclassificeert of uw premie berekent op een manier die u niet begrijpt, vraag hem of haar dan om een eenvoudige uitleg. Als u nog steeds in de war bent, vraag dan uw agent of makelaar om hulp.

Onderaannemers

Veel staten hebben wetten die aansprakelijkheid opleggen aan aannemers die onverzekerde onderaannemers inhuren. Deze wetten zijn op u van toepassing als uw bedrijf als aannemer opereert en werk aan anderen uitbesteedt.

Stel bijvoorbeeld dat uw bedrijf, ABC Construction, een onderaannemer genaamd P&J Plumbing inhuurt om leidingwerk uit te voeren in een gebouw dat u aan het opknappen bent. Een werknemer van P&J raakt gewond tijdens zijn werk en probeert compensatieuitkeringen van zijn werkgever te innen. De werknemer is niet succesvol omdat P&J geen werknemerscompensatiedekking heeft gekocht. In de meeste staten kan de gewonde werknemer een uitkering aanvragen op grond van het compensatiebeleid van uw werknemer.

Verzekeraars zijn wettelijk verplicht uitkeringen te verstrekken aan gewonde werknemers van onverzekerde onderaannemers die door hun polishouders zijn ingehuurd. Uw auditor zal dus uw belastingdocumenten beoordelen, inclusief alle 1099-formulieren die u aan onderaannemers hebt verstrekt. Hij of zij zal verifiëren dat u van elke onderaannemer die u heeft ingehuurd een verzekeringscertificaat hebt gekregen. Als een onderaannemer geen bewijs heeft geleverd van een werknemerscompensatieverzekering, zal de auditor u een extra premie in rekening brengen voor de verzekeringsdekking van die aannemer.

Het tarief dat voor een onverzekerde onderaannemer in rekening wordt gebracht, is afhankelijk van het soort werk dat de onderaannemer heeft uitgevoerd. Als de onderaannemer bijvoorbeeld dakwerken heeft uitgevoerd, wordt het tarief voor de geldende dakbedekkingsclassificatie gehanteerd. Het tarief wordt toegepast op het geheel of een deel van de kosten van het uitbestede werk. Als het geld dat u aan de onderaannemer heeft betaald alleen voor arbeid was, worden de volledige kosten (gedeeld door 100) gebruikt als basis voor de premie.

Aannemer versus onderaannemer

Als uw bedrijf geen aannemer is, bent u dan verantwoordelijk voor letsel opgelopen door werknemers van onafhankelijke aannemers die u inhuurt? Het antwoord is over het algemeen nee. Een aannemer exploiteert een onafhankelijk bedrijf en is verantwoordelijk voor het verstrekken van compensatievoordelen aan zijn benadeelde werknemers.

Stel dat u bijvoorbeeld eigenaar bent van een winkel. U huurt een Fabulous Flooring, een vloeraannemer, in om een oude vloer in uw winkel uit te scheuren en te vervangen door een nieuwe. Jij schetst het gewenste resultaat (een nieuwe vloer) en Fabulous doet het werk. Een Fabulous-supervisor houdt toezicht op het werk, stelt werkschema's op en dicteert hoe werknemers hun werk uitvoeren. Als een medewerker van Fabulous gewond raakt tijdens het leggen van uw nieuwe vloer, is Fabulous (niet uw bedrijf) verplicht een uitkering te verstrekken.

Er zijn situaties waarin een bedrijf aansprakelijk kan worden gesteld voor letsel van werknemers van een onafhankelijke contractant. U moet er dus op aandringen dat alle onafhankelijke contractanten een verzekeringscertificaat overleggen waarin staat dat zij een werknemerscompensatieverzekering hebben afgesloten.