Het meten van de inkoopprestaties is belangrijk, omdat de inkoopafdeling een steeds belangrijkere rol speelt in de inkoop bevoorradingsketen tijdens een economische neergang.
Een verlaging van de kosten van grondstoffen en diensten kan bedrijven in staat stellen de prijs van hun eindproducten concurrerend op de markt te brengen en zo opdrachten binnen te halen. Een voor de hand liggende prestatiemaatstaf voor het succes van elke inkoopafdeling is de hoeveelheid geld die het bedrijf bespaart. Er zijn echter een aantal prestatiemetingen die bedrijven kunnen gebruiken bij het meten van inkoopprestaties.
Inkoopefficiëntie
Administratieve kosten vormen de basis voor het meten van de inkoopefficiëntie. Deze prestatiemeting heeft geen betrekking op het aantal ingekochte artikelen dat de afdeling heeft ingekocht. De meting heeft betrekking op hoe goed de inkoopafdeling presteert in de activiteiten die zij geacht wordt te verrichten binnen het budget dat voor de afdeling aanwezig is.
Als de inkoopkosten binnen het budget vallen, overtreft de efficiëntie van de inkoopafdeling de verwachtingen. Als de afdeling middelen gebruikt die het budget te boven gaan, is de inkoopfunctie niet efficiënt.
Inkoopeffectiviteit
De prijs die de inkoopafdeling voor een artikel heeft betaald, is niet noodzakelijkerwijs een goede maatstaf voor de inkoopprestaties.
De prijs van een artikel kan fluctueren als gevolg van marktomstandigheden, de beschikbaarheid ervan en andere vraagdruk. Daarom is het mogelijk dat de inkoopafdeling de prijs niet kan beheersen. Een populaire methode om de effectiviteit van de aankoop te beoordelen, is het beoordelen van de omloopsnelheid van de voorraad. De ratio meet het aantal keren dat de inventaris gemiddeld wordt gebruikt of omgezet tijdens de periode.
De ratio die wordt gebruikt om de liquiditeit van de voorraad te meten. Dit is echter niet altijd een goede maatstaf voor de effectiviteit van de inkoop, aangezien seizoensvereisten voor het op voorraad hebben van artikelen deze meting onnauwkeurig kunnen maken.
Inkoopfunctionaliteit
Inkoopprestaties kunnen worden gemeten aan de hand van de functionele eisen van de inkoopfunctie.
De primaire functie van de afdeling is om het juiste artikel op het gewenste tijdstip te leveren tegen de laagst mogelijke kosten. Bij de prestatiemeting kan rekening worden gehouden met deze elementen, maar er wordt geen rekening gehouden met factoren die verband kunnen houden met leveranciersstabiliteit, materiaalkwaliteitsproblemen en leverancierskortingen.
Prestatiemetingen
De prestaties van de inkoopfunctie kunnen worden gemeten met behulp van verschillende metingen. Een bedrijf kan beslissen welke van deze effectiviteitsmetingen relevant zijn voor de prestaties van zijn inkoopafdeling. De metingen kunnen bestaan uit:
Kostenbesparend
Als de inkoopafdeling een artikel tegen een lagere prijs inkoopt dan voorheen, is dat een kostenbesparing. Dit kan gebeuren wanneer een er is een nieuwe leverancier gevonden, er wordt een goedkoper vervangend artikel gebruikt, er is een nieuw contract getekend met de verkoper, een goedkoper artikel Er is een transportmethode gevonden, of de inkoopafdeling heeft met de inkoopafdeling een lagere prijs bedongen bestaande leverancier.
Verhoogde kwaliteit
Wanneer de kwaliteit van een artikel is verbeterd, hetzij door een andere leverancier te gebruiken, hetzij door met de bestaande leverancier te onderhandelen, zal de verbetering tot uiting komen in een vermindering van afval of productiemiddelen.
Aankoopverbeteringen
Efficiëntie van de methoden die op de inkoopafdeling worden gebruikt, zal de effectiviteit vergroten. Hierbij kan gedacht worden aan de introductie van EDI, e-procurementsystemen, door de leverancier beheerde inventaris en processen voor betalen bij ontvangst.
Transportverbeteringen
Wanneer een inkoopafdeling met een vervoerder of een aantal vervoerders onderhandelt om de kosten voor het vervoeren van artikelen van de leverancier naar de productiefaciliteiten, zullen de eenheidskosten van het artikel worden verlaagd. Deze kostenbesparing kan worden gebruikt als maatstaf voor de effectiviteit.
Inkoopprestaties
Er zijn een aantal onderzoeken uitgevoerd naar de inkoopprestaties en uit de resultaten blijkt dat er niet één methode bestaat die alle inkoopafdelingen bestrijkt. Er zijn echter een aantal belangrijke maatstaven die gebruikelijk blijken te zijn bij het evalueren van prestaties. Namelijk kostenbesparing, leverancierskwaliteit, leveringsstatistieken, prijseffectiviteit en voorraadstroom.
Hoewel deze belangrijke maatregelen gebruikelijk zijn, is het gewicht dat aan deze maatregelen wordt toegekend geenszins uniform en zal dit variëren tussen bedrijfstakken en bedrijven. Bovendien zal het belang van deze maatregelen voor de algehele effectiviteit van een inkoopafdeling in de loop van de tijd veranderen en daarom periodiek moeten worden beoordeeld en aangepast.
