Als evenementenplanner draait het niet alleen om het geven van feestjes; het gaat over het maken van programma's die inspelen op het doel, de boodschap of de indruk die uw klant probeert over te brengen.
Evenementplanners werken lange dagen om de details van vrijwel elk vergaderformaat te organiseren en uit te voeren, inclusief privéseminars, openbare conferenties, branchebeurzen, personeelsretraites en meer.
De evenementenplanningsindustrie
Uit een onderzoek van de Events Industry Council uit 2018 blijkt dat mondiale zakelijke evenementen ruim 1 biljoen dollar aan directe uitgaven genereerden en wereldwijd 10,3 miljoen banen ondersteunden. De Verenigde Staten waren koploper in de totale evenementenproductie, gevolgd door China en Duitsland.
Het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics definieert drie hoofdcategorieën van professionele planning: voor vergaderingen, congressen en evenementen. In 2018 bedroeg het gemiddelde loon voor elk type planner $ 49.370 per jaar.De specifieke taken die nodig zijn, variëren afhankelijk van de specifieke branche, maar alle planners zijn doorgaans verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Ontmoet klanten om te begrijpen waarom ze een vergadering of evenement houden
- Plan de details van het evenement, inclusief de tijd, locatie en kosten
- Vraag offertes aan bij locaties, cateraars en andere dienstverleners
- Bezoek locaties om er zeker van te zijn dat ze bruikbaar zijn en aan de eisen voldoen
- Coördineer kamers, menu's, productweggeefacties, transport en andere diensten
- Houd toezicht op alle activiteiten om ervoor te zorgen dat iedereen tevreden is
- Rekeningen en facturen controleren en betalingen goedkeuren
"Evenementplanners zullen [specifiek] vieringen zoals jubilea, reünies en andere coördineren grote sociale evenementen, maar ook bedrijfsevenementen, waaronder productlanceringen, gala's en prijzen ceremonies. Er zijn ook evenementenplanners zonder winstoogmerk die grote evenementen plannen met als doel donaties in te zamelen voor een liefdadigheids- of belangenorganisatie. Tot de evenementen kunnen banketten, liefdadigheidsraces en voedselacties behoren."
Vaardigheden voor het plannen van evenementen
Om succesvol te zijn, moeten evenementenplanners over een verscheidenheid aan vaardigheden beschikken. In de eerste plaats moeten ze uitblinken in mondelinge en schriftelijke communicatie en over uitzonderlijke vaardigheden op het gebied van organisatie en tijdmanagement beschikken. Het is ook essentieel dat ze ervaring hebben met projectmanagement en kunnen multitasken.
Zelfstarters die goed met een team kunnen samenwerken en onder druk kalm en persoonlijk kunnen blijven, blinken ook vaak uit als evenementenplanners. Vaardigheden op het gebied van onderhandelen, budgetteren en personeelsbeheer zijn noodzakelijk, evenals de mogelijkheid om met alle managementniveaus te communiceren. Succesvolle evenementenplanners hebben een gevoel ontwikkeld als het gaat om locatiekeuze, catering, productie, entertainment, geschenken, transport, accommodatie en conferentiediensten.
Vereiste graad
Degenen die een carrière in de evenementenplanning nastreven, komen uit verschillende beroepen en academische achtergronden. Veel werkgevers geven de voorkeur aan een bachelordiploma in hospitality management, bedrijfskunde, marketing, public relations of communicatie. Veel planners beginnen echter in andere beroepen of vervullen een administratieve rol, waaronder verantwoordelijkheden voor het plannen van vergaderingen.
Als je je kwalificaties wilt verbeteren, overweeg dan om de Gecertificeerd Meetingprofessional (CMP) aanduidingsexamen, of behaal uw Gecertificeerde overheidsvergaderprofessional (CGMP)-aanduiding. De CMP- en CGMP-referentie is beschikbaar voor planners van congressen, vergaderingen en tentoonstellingen.
Aan de slag
Plan uw overstap naar evenementenplanning op dezelfde manier als u uw volgende evenement zou plannen: met een strategie en gedetailleerde documentatie. Ga aan de slag met deze stappen:
- Om waardevolle ervaring op te doen, kunt u vrijwilligerswerk doen bij een non-profitorganisatie of een ander bedrijf, zoals een cateringbedrijf, bloemist, evenementenontwerper of een andere evenementenplanner.
- Als je al evenementen aan het plannen bent voor een andere organisator, probeer dan meer verantwoordelijkheid op je te nemen. Het is vaak zo simpel als het vragen van uw manager om meer werk in de context van uw volgende evenement.
- Sluit je aan bij verenigingen zoals Vergaderplanners Internationaal of de Internationale Live Events Society netwerken. Hoe meer mensen je kent en hoe meer relaties je ontwikkelt in de branche, hoe gemakkelijker het zal zijn om je carrière als evenementenplanner op te bouwen.
- Creëer een evenementenportfolio om uw expertise en kennis onder de aandacht te brengen.
- Naast het ontwikkelen van relaties met andere evenementenplanners, kunt u ook netwerken met externe leveranciers of partners. Cateraars, muzikanten of mediapersoonlijkheden kunnen allemaal uw bekendheid en invloedssfeer vergroten.
De organisatie- en tijdmanagementpraktijken van uw eigen leven zijn voor anderen een duidelijke indicatie van uw talent voor het plannen van evenementen. Of u nu solliciteert voor een ander planningsbedrijf of uw eigen planningsbedrijf start en laat groeien, uw doel zal zijn om kalm, georganiseerd en altijd op schema te blijven.
