Een van de gemakkelijkste manieren waarop uw bedrijf gratis media-aandacht kan krijgen, ook wel 'verdiende media' genoemd, is via media-evenementen. Of je nu samenwerkt met verschillende sponsors om de minder bedeelden te helpen, of een persconferentie houdt Om een productrelease aan te kondigen, zijn er bepaalde stappen die u moet volgen om een succesvolle mediaorganisatie te organiseren evenement.
Begin met een persbericht
Het versturen van uw persbericht zal de media helpen beslissen of uw verhaal voldoende aandacht verdient. Daarom helpt het om uw persbericht eenvoudig te houden en geen hype te gebruiken. Stations en kranten zijn op zoek naar nieuws; ze zijn niet op zoek naar een verkooppraatje.
U heeft de tijd om uw persbericht te versturen. Je wilt het niet te vroeg versturen en dan wordt het vergeten of begraven, en je wilt het niet versturen het is te laat als andere verhalen misschien al zijn toegewezen en ze simpelweg niet bij uw evenement passen in. Over het algemeen is twee tot drie dagen vóór uw evenement voldoende voorafgaande kennisgeving, zodat de pers de tijd heeft om verslaggevers in te plannen.
U wilt er ook zeker van zijn dat u aanwijzingen en eventuele speciale instructies in uw persbericht opneemt. Als het hoofdkantoor van uw bedrijf zich op één locatie bevindt, maar uw evenement 50 kilometer verderop in uw fabriek plaatsvindt, moet u dit duidelijk vermelden in uw persbericht.
Bekijk de telefoongesprekken
Nadat u uw persbericht heeft verzonden, kunt u de redactie van de kranten of de producenten van de tv-stations bellen om te controleren of zij het hebben ontvangen. Dat is alles wat u hoeft te vragen.
Het zal vaak het gesprek voor hen openen om u te vertellen of ze denken dat ze wel of niet kunnen komen. Maar zelfs als dat niet het geval is, wil je niet vragen of ze komen. Ze zullen er zijn als ze kunnen, maar beloven niets.
Houd er rekening mee, belangrijk nieuws of dagen met zwaar nieuws kunnen ervoor zorgen dat ze niet op het laatste moment komen. Je wilt ze niet lastigvallen om te zien of ze komen, zelfs niet op de dag van het evenement als je daar staat te wachten tot verslaggevers komen opdagen.
U wilt ook de tijd zien waarop u belt. Bellen om tien minuten vóór 17.00 uur. Voor jou lijkt het misschien het einde van de dag, maar voor een producer is het tien minuten tot een nachtelijk journaal. De beste tijden om te bellen zijn doorgaans rond 10.00 uur en tussen 13.00 en 14.30 uur.
Plan de tijd van uw evenement zorgvuldig
Iedereen werkt aan deadlines. Kranten hebben vaste tijden waarop ze het nummer van de volgende dag naar bed brengen. Het betekent dat als ze om 17.00 uur naar uw evenement komen. op donderdag verschijnt de dekking mogelijk pas op zaterdag.
TV-stations hebben over het algemeen een ochtend-, middag-, 17.00, 18.00, 22.00 en/of 23.00 uur. nieuwsuitzendingen gedurende de week, afhankelijk van uw TV-markt. Zorg dat u aandacht krijgt als uw media-evenement om 16.00 uur begint. kan heel lastig zijn. Ze zullen niet zomaar in hun nieuwsauto stappen en als een gek rijden om je cassettebandje om vijf uur in de ether te krijgen. Er is een script dat geschreven moet worden en een tape die gemonteerd moet worden.
Plan de tijd van uw evenement zo dat het niet alleen handig is voor de verslaggevers, maar ook uw kansen op directere bekendheid vergroot.
Probeer niet alles te doen
Hoe verleidelijk het ook is om regisseur te worden, vertel het niet aan de verslaggever, fotografen of... videografen welke foto's je wilt dat ze maken. Je wilt een bepaalde band met hen opbouwen en een relatie met de krant of tv-zender aangaan. Je wint geen vrienden door ze te vertellen hoe ze hun werk moeten doen.
Maak het gemakkelijk om in (en uit) te komen
Als u het evenement in uw 50.000 vierkante meter grote fabriek houdt en de ruimte waar u media toestaat zich aan de achterkant van het gebouw bevindt, geef ze dan zo gemakkelijk mogelijk toegang. Laat ze niet aan de voorkant van het gebouw parkeren en hun uitrusting dan helemaal naar achteren slepen, als je er iets aan kunt doen. Als er een manier is om naar achteren te rijden, laat de media dan in uw persbericht de routebeschrijving weten en geef duidelijk de weg aan wanneer ze aankomen.
U wilt ook overwegen welk deel van uw faciliteit strikt verboden is. Als je bijvoorbeeld een lange wandeling niet kunt vermijden, wil je dan echt dat de media met camera's door je hele gebouw lopen? Dat betekent niet dat ze gaan schieten wat ze maar willen. Maar veel bedrijven hebben een strikt beleid over waar camera's en niet-werknemers om bedrijfseigen redenen naartoe kunnen gaan.
Denk aan de beelden
Denk goed na over je visuals. Geef de media zoveel mogelijk praktijkervaring. Een half uur over een product praten en dan verwijzen naar de afbeelding in de brochure, daar hoeft de media niet eens voor op te komen. Houd er rekening mee dat ze de beelden doorgeven aan uw potentiële klanten (hun kijkers of lezers). Het is dus belangrijk om uw doelgroep in gedachten te houden, zodat u de aandacht krijgt die u nodig heeft.
Vergeet een persmap niet
Vermeld de informatie over uw evenement en deel deze uit aan de media. Deze informatie helpt hen het verhaal te schrijven, maar zorgt er ook voor dat u meer controle over het nieuws krijgt, omdat u hen de cruciale informatie verstrekt.
Zorg ervoor dat uw mediacontactpersoon beschikbaar is
Vergeet niet uw mediacontact beschikbaar te stellen voor vragen. Als een verslaggever aanvullende vragen heeft, moet hij uw mediacontact snel kunnen bereiken. Zorg ervoor dat u het telefoonnummer van de mediacontactpersoon en eventuele andere contactgegevens in uw bericht vermeldt persmap.
Gebruik medewerkers met ervaring
U hoeft de woordvoerders van uw evenement niet te beperken tot uw eigen mediacontact. Als een medewerker een beter geluid kan geven omdat hij of zij meer ervaring heeft met het ontwikkelen en werken met een bepaald product, stel hem/haar dan zeker beschikbaar voor vragen.
Bereid uw verklaring vooraf voor
Als u van plan bent om voor de camera of met een journalist te praten, bedenk dan van tevoren wat u wilt zeggen. Het kan helpen om een vriend te hebben die niet bekend is met uw bedrijf, die uw persmap doorleest en vragen stelt. Stel op basis van deze vragen en wat eigen brainstorming een lijst met antwoorden op. Je wilt niet gerepeteerd klinken, maar je wilt ook niet onvoorbereid klinken of vaak 'Eh...' zeggen.
Je wilt ook rekening houden met de verschillende soorten media. De krant heeft andere behoeften dan televisie en omgekeerd. Een krantenverslaggever kan u vragen stellen die heel anders zijn dan a TV-verslaggever. Elk medium heeft verschillende manieren om uw nieuws te presenteren, dus ze hebben het type nodig dat het beste bij hun publiek past.
Wat als de verslaggever niet komt opdagen?
Het station of de krant kan heel goed een fotograaf of videograaf sturen in plaats van een verslaggever. Dat betekent niet dat jouw verhaal niet belangrijk voor hen is. Ze zouden er niet zijn als ze niet van plan waren jouw verhaal te vertellen, dus behandel degene die opduikt heel goed.
Als een videograaf met zijn spullen sjouwt, geef hem dan niet meteen een persmap. Bied aan om het voor hen te dragen totdat ze de foto's hebben kunnen maken die ze nodig hebben. Door ze als een tweederangsburger te behandelen, kom je terug naar het station en kun je je kansen op toekomstige berichtgeving schaden.
