Of je nu net begint in de evenementenplanning bedrijf of een doorgewinterde evenementenplanner bent, is de kans groot dat u bekend bent met een checklist voor evenementenplanning of er op zijn minst naar hebt verwezen tijdens een cursus evenementenplanning of een branchebijeenkomst. Daar is een reden voor. Een checklist voor evenementenplanning is de beste vriend van elke planner en een hulpmiddel van onschatbare waarde voor het succesvol beheren van uw evenementen.
Let op: een checklist voor evenementenplanning wordt ook wel een werk-terug-schema of een kritisch pad genoemd.
Evenement planning draait allemaal om plannen. Zelfs het meest creatieve evenementidee zal mislukken als het niet goed gepland en uitgevoerd wordt. Hier komt een evenementenchecklist van pas. Het is uw gids om georganiseerd te blijven en op schema te blijven (of voor te blijven) bij het combineren van de talloze verantwoordelijkheden en diverse details bij het plannen van een succesvol evenement. En het is vooral handig bij het beheren van meerdere evenementen. Het vergeten van een kleine taak of het achterop raken van een deadline kan resulteren in een domino-effect: andere schijnbaar ongerelateerde aspecten van uw evenement kunnen één voor één uit elkaar vallen.
Vertrouw dus niet op uw geheugen, plaknotities of krabbels op uw notitieblok om uw evenementenplanning soepel te laten verlopen. Leer hoe u een effectieve checklist voor evenementenplanning samenstelt, en deze zal al snel uw nieuwe beste vriend worden.
Voordat je begint
Maak om te beginnen wat tijd vrij in uw planning om u te concentreren op het evenement dat u plant. Maak vervolgens je geest leeg. Ernstig. Geen blik op de telefoon of het beantwoorden van een e-mail. U moet zich deze gebeurtenis van begin tot eind voorstellen, zonder onderbreking of afleiding, zodat u effectief alle taken kunt plannen die moeten worden voltooid.
Maak je klaar
Denk na over het evenement dat u plant en noteer alle details die zijn bevestigd: naam en contactgegevens van de klant, datum van het evenement, locatie, aantal aanwezigen, enz. Pak een kalender en markeer de datum van het evenement in vetgedrukte letters. Verzamel alle andere relevante materialen – foto's van de locatie, lijst van cateraars om contact op te nemen – die deel uitmaken van dit evenement.
Ga achteruit
De manier om te beginnen met het schrijven van een checklist voor evenementenplanning is door te werken achteruit.
Gasten ervaren een evenement als een een- of meerdaagse bijeenkomst waarbij alles tegelijk gebeurt. Als een live optreden dat op het podium verschijnt en prachtig wordt uitgevoerd. Evenementplanners zien evenementen als een reeks kleinere evenementen die als stukjes van een puzzel in elkaar passen om uit te monden in het uiteindelijke evenement. Als planners beginnen we dus bij het begin. Dat is enkele weken of maanden voordat een daadwerkelijk evenement plaatsvindt.
Begin bij het begin
Wanneer u besluit waar u moet beginnen met het schrijven van uw checklist voor evenementenplanning, denk er dan over na om een solide basis voor uw evenement te leggen. Voordat u kleurenschema's selecteert en bloemen bestelt, moet u de basisbeginselen aanpakken. Van het ondertekenen van contracten tot het onderhandelen over een blok kamers: alles moet op uw checklist worden geschreven, hoe groot of klein ook. De sleutel is om eerst alle taken af te handelen die van tevoren kunnen worden voltooid, zodat er meer tijd in uw planning overblijft voor de taken die dichter bij de datum van het evenement plaatsvinden.
Enkele voorbeelden van items die u kunt opnemen in de checklist voor uw evenementenplanner:
- Contracten ondertekenen (met klant, locatie, leveranciers, enz.).
- Bevestig datum en tijd met locatie
- Entertainment huren (band, spreker, etc.)
- Beveiligd hotelblok
- Uitnodigingen per post
- Selecteer menu
- Huur bedieningspersoneel in
- Bevestig het aantal gasten
- Doorloop van de site
- Bevestig de opstelling van de kamer
Geef extra tijd
Voeg bij elk item op je evenementenchecklist extra tijd toe. Als de datum waarop de uitnodigingen daadwerkelijk worden verzonden 15 maart is, zet dan een item op uw lijst zodat de uitnodigingen klaar zijn voor verzending op 8 maart, een week eerder. Dat geeft je wat extra tijd als er iets misgaat met de uitnodigingen of als je om een andere reden achterloopt op schema.
Voeg herinneringen toe aan uw checklist
Het is niet voldoende om “contract met cateraar ondertekenen” op uw checklist te schrijven en vervolgens het vakje af te vinken als u klaar bent. U dient ervoor te zorgen dat de cateraar een kopie van het contract heeft ontvangen en ook een ondertekend exemplaar aan u heeft teruggestuurd. Voeg dus voor elk groot item dat u aan uw checklist toevoegt, een herinnering toe. Bijvoorbeeld: 'Volg op met cateraar over: contract.' Voeg nog een, latere herinnering toe met de tekst 'Ondertekend contract ontvangen van cateraar.” Het is niet ongebruikelijk om een taak aan te pakken en deze als voltooid te beschouwen, terwijl deze in werkelijkheid alleen op uw eigen manier is voltooid kant.
