Het beantwoorden van een verzoek om een voorstel (RFP) is in die zin vergelijkbaar met het indienen van een zakelijk voorstel is om de potentiële klant ervan te overtuigen dat uw bedrijf de juiste is om hun specifieke probleem op te lossen probleem. Een effectief antwoord op een RFP vereist nauwkeurige bewoordingen en aantoonbare kennis en ervaring met het behandelen van het onderwerp. Verzoeken om voorstellen worden doorgaans beoordeeld door een groep directeuren of bestuursleden van commissies voldoende expertise om snel de geloofsbrieven van de bedrijven die strijden om het specifieke te bevestigen of te verwerpen project. Bij het beantwoorden van een RFP wilt u zich concentreren op uw inzicht in de behoeften van de klant, terwijl u de nadruk legt op het vermogen van uw bedrijf om aan die behoeften te voldoen.
Begrijp welke services vereist zijn
U moet de zorgen en verwachtingen van uw cliënt volledig begrijpen en beantwoorden. Houd er rekening mee dat u niet op elke RFP die u ontvangt op dezelfde manier kunt antwoorden. Zorg ervoor dat je benadrukt wat de klant wil en hoe je dat aan de klant kunt bieden.
Identificeer het probleem en de oplossing
Een verzoek om een voorstel wordt gedaan wanneer er zich een probleem heeft voorgedaan of er een probleem of uitdaging in het verschiet ligt. In uw antwoord op een RFP moet u de vaardigheden, middelen en methodologieën schetsen die u gaat gebruiken om het probleem op te lossen of onder ogen te zien. De meeste instanties die een verzoek om een voorstel uitbrengen, hebben dat wel gedaan specifieke vereisten daaraan moet worden voldaan. Zorg ervoor dat u een duidelijk en beknopt plan presenteert om aan deze vereisten te voldoen.
Denk aan de projectscope
Het begrijpen van de doel van het project stelt u in staat het beste team, de beste middelen en het beste tijdsbestek voor te bereiden dat nodig is om het probleem aan te pakken. Houd altijd de reikwijdte in gedachten en uw antwoord kan ideeën bieden en de logistiek beschrijven voor het oplossen van het probleem, evenals het aanbod voorbeelden en beschrijvingen van hoe uw bedrijf soortgelijke uitdagingen heeft overwonnen in eerdere projecten of, indien van toepassing, in de huidige projecten.
Wees realistisch
Creëer geen idealistische scenario's met onwaarschijnlijke oplossingen en methodologieën. Stel in plaats daarvan echte oplossingen voor waarbij echte teamleden betrokken zijn. U moet een planning opnemen, evenals verwachtingen over wanneer het project zal starten en eindigen. Indien van toepassing bevat uw antwoord mogelijk ideeën voor tijdelijke oplossingen in de tussentijd.
Bied meerdere opties
Probeer waar mogelijk alternatieve manieren te presenteren om het probleem op te lossen. Door meerdere opties voor te stellen, krijgt de klant te horen dat u kunt omgaan met onverwachte omstandigheden die uit het probleem kunnen voortkomen.
Ga de concurrentie aan
Denk niet dat u de enige bent die op het voorstel reageert. Naast dat je de klant tevreden moet stellen, moet je ook de concurrentie de baas zijn. Presenteer echte ideeën over de voordelen van het selecteren van u ten opzichte van die van andere bedrijven. Benadruk uw sterke punten en probeer uw zwakke punten te minimaliseren. En onthoud: het draait allemaal om jou; praat niet rechtstreeks over uw concurrenten.
Bied toegevoegde waarde
Presenteer aan de klant bredere alternatieven die een aanvulling vormen op de specifieke kwestie van de RFP. Stel andere dingen en acties voor die extra besparingen voor de klant opleveren. Noem bijvoorbeeld de waarde-engineeringopties die u kunt gebruiken of beschrijf manieren om geld te besparen en tegelijkertijd het algemene doel te bereiken dat in de RFP is vermeld.
Presenteer uw team
Identificeer belangrijke mensen die ervaring hebben met het werken aan soortgelijke projecten als het RFP-doel. Betrek waar mogelijk teamleden met relevante buitenschoolse activiteiten, training en andere leerervaringen. Presenteer een organigram met de middelen, de hoeveelheid tijd die aan het project wordt besteed, wanneer het team zal deelnemen en wanneer de middelen uit het project zullen worden teruggetrokken.
Bespreek een tijdsbestek
Presenteer een tijdsbestek en een overzicht specifieke schema's hoe het probleem zal worden opgelost of hoe lang het implementatieproces zal duren. Een P6- of MS-projectschema toont aan dat u het project begrijpt. Als het bronnen bevat, nog beter.
Geef referenties op
Identificeer soortgelijke bureaus met soortgelijke problemen waaraan u hebt gewerkt en de specifieke problemen en oplossingen en problemen waarmee u te maken hebt gehad. Beschrijf de belangrijkste spelers, projectomvang, planningen, kosten en problemen die in elk geval worden aangepakt.
