Beschikt u over een afdwingbaar en up-to-date sleutelcontrolebeleid? Nu er zoveel aandacht wordt besteed aan hightechbedreigingen, vergeet je gemakkelijk dat die kleine metalen sleuteltjes je ook behoorlijk kwetsbaar kunnen maken.
Bedenk hoeveel deuren in uw instelling toegankelijk zijn via mechanische sleutels. Hebben uw toegangsdeuren alleen een sleutel nodig om te openen? Hoe zit het met bestands- of serverruimtes? Heeft u dure inventaris of benodigdheden die achter slot en grendel zijn beveiligd?
Mechanische sleutels vertellen geen verhalen. Als er inventaris of benodigdheden verloren gaan, kun je misschien niet bepalen wie de deur heeft ontgrendeld. Erger nog, de meeste sleutels kunnen zonder uw toestemming worden gedupliceerd. U heeft dus misschien geen idee hoeveel mensen uw deuren openen.
Beoordeel het risico
Hier zijn een paar vragen die u kunt stellen:
- Weet u hoeveel sleutels uw bedrijf heeft uitgegeven?
- Weet u wie deze sleutels momenteel in handen heeft?
- Kunt u bepalen wie uw sleutels dupliceert?
Als u op een van deze vragen ‘nee’ heeft geantwoord, heeft u gaten in uw beveiligingsprogramma hoeft te pluggen.
Het probleem oplossen
Hier volgen enkele stappen die u kunt volgen om een effectief sleutelbeheerbeleid te ontwikkelen:
- Begin met een gepatenteerd sleutelsysteem
- Ontwerp een hoofdsleutelsysteem
- Geef uw faciliteit een nieuwe sleutel
- Nieuwe sleutels afmelden
Begin met een gepatenteerd sleutelsysteem
De meeste sleutels kunnen bij lokale bouwmarkten worden gedupliceerd, omdat iedereen de blanco (of ongesneden) sleutel kan kopen. Uw slotenmaker vragen om “Niet dupliceren” op de sleutel te stempelen heeft geen zin als de distributie van de losse onderdelen niet strikt wordt gecontroleerd door de fabrikant.
De enige manier waarop een fabrikant kan hopen de verkoop van zijn sleutelsleutels te controleren, is door een Utility Patent te ontvangen: een Utility Patent is van toepassing op de manier waarop een uitvinding werkt, in tegenstelling tot een Design Patent. Octrooi, wat alleen van toepassing is op het uiterlijk van een uitvinding.
Zodra een patent is verleend, is het voor een derde partij illegaal om een sleutel te produceren die in het gepatenteerde slot werkt. Als gevolg hiervan zijn de enige verkopers die toegang hebben tot de losse onderdelen de slotenmakers die onder contract staan bij de fabrikant. Dus als een gewetenloze medewerker een gepatenteerde sleutel probeert te kopiëren, kan hij niet zomaar langsgaan bij de plaatselijke bouwmarkt.
Wanneer u met een gerenommeerde slotenmaker werkt, geef hem dan een lijst met personen die bevoegd zijn om dubbele sleutels voor u aan te schaffen. De slotenmaker moet een systeem hebben om de identificatie te verifiëren en de details van elke sleutel die hij snijdt vast te leggen.
Wanneer u een slotenmaker selecteert, vraag hem dan om u te laten zien hoe hij ervoor zorgt dat alleen geautoriseerde personen sleutels ontvangen. Medeco, ASSA, Schlage en anderen vervaardigen gepatenteerde sloten die worden verkocht via slotenmakersnetwerken. U kunt hun respectievelijke websites bezoeken voor meer informatie over hun producten en zoeken naar lokale dealers.
Ontwerp een hoofdsleutelsysteem
Nadat u een gepatenteerd sleutelsysteem heeft gekozen, moet u met uw slotenmaker gaan zitten om een hoofdsleutelsysteem te ontwerpen. Het systeem bepaalt welke sleutels in welke deuren werken. U wilt bijvoorbeeld alle sleutelhouders de mogelijkheid geven om de voordeur te ontgrendelen, terwijl alleen de CIO en IT-manager toegang hebben tot de serverruimte. Wees vooral voorzichtig met uw grote hoofdsleutel; dit is de sleutel waarmee elk slot in uw faciliteit kan worden bediend. Als deze sleutel ooit verloren raakt of wordt gestolen, moet u de hele faciliteit opnieuw sleutelen om de veiligheid te behouden.
Bedrijven met een hoog personeelsverloop willen wellicht een sluitsysteem overwegen dat gebruik maakt van verwisselbare kernen. De kern is het deel van het slot waar je de sleutel in steekt. Als een sleutel verloren gaat of als een medewerker vertrekt zonder de sleutel terug te geven, kunt u binnen enkele minuten de kern verwijderen en een nieuwe plaatsen. Zo voorkomt u dat de verloren of gestolen sleutel op uw sloten werkt en hoeft u niet te wachten tot een slotenmaker naar uw locatie komt.
Geef uw faciliteit een nieuwe sleutel
Zodra het hoofdsleutelsysteem naar uw tevredenheid is ontworpen, bent u klaar om opnieuw te sleutelen. Dit zal hoogstwaarschijnlijk gepaard gaan met het installeren van nieuwe kernen in uw bestaande sloten. Nogmaals, dit is werk voor een professionele slotenmaker.
Afmeldsleutels
Nu er een nieuw sleutelsysteem is geïnstalleerd, bent u nu klaar om sleutels af te melden. Iedere persoon die een sleutel ontvangt, dient een sleutelhoudersovereenkomst te ondertekenen. In de overeenkomst moet staan dat sleutels niet mogen worden uitgeleend en dat verloren sleutels direct moeten worden gemeld. Maak daarnaast duidelijk dat bij uitdiensttreding alle sleutels moeten worden ingeleverd. In sommige gevallen wilt u misschien het laatste salaris inhouden totdat alle sleutels zijn verwerkt. Softwarepakketten zoals Key Wizard en Key Tracker helpen het trackingproces te automatiseren en sleutelhouderovereenkomsten te genereren.
Voor verdere studie
In 1968 heeft Medeco Security Locks het concept van sleutelcontrole feitelijk uitgevonden. Zij hebben een zeer nuttige gids voor het ontwikkelen en beheren van sleutelcontrolebeleid opgesteld, die u kunt downloaden. Misschien wilt u ook ‘sleutelcontrolebeleid’ in uw favoriete zoekmachine invoeren. U vindt voorbeelden van gepubliceerd beleid waar u van kunt leren voordat u uw eigen beleid ontwikkelt.
