Wanneer uw non-profitorganisatie vrijwilligers begint aan te trekken, kan het voor alle betrokkenen een spannende tijd van groei en gemeenschap zijn. Wanneer vrijwilligers echter beginnen binnen te stromen, kan het overweldigend zijn om aan boord te gaan, te trainen en zelfs beheren allemaal. Het is een groot probleem, maar uw organisatie kan systemen en standaarden creëren om uw vrijwilligers te ondersteunen.
Dat is waar een vrijwilligershandboek essentieel is. Net als personeelshandboeken en trainingsmateriaal in bedrijven dient een vrijwilligershandboek om vrijwilligers te informeren, op te leiden en te ondersteunen.
Wat is een vrijwilligershandboek?
In de kern is een vrijwilligershandboek een hulpmiddel (gedrukt of digitaal) dat duidelijk definieert wat uw non-profitorganisatie doet en hoe vrijwilligers de organisatie helpen. Het kan de regels voor vrijwilligerswerk uitleggen, maar ook taken of verwachtingen uiteenzetten.
Er moet een handboek worden gebruikt voor het werven, aan boord nemen en vrijwilligers opleiden zodat iedereen met dezelfde kennis begint.
Het is ook een ‘verouderde’ hulpbron die iedereen kan gebruiken naarmate hij of zij met uw organisatie meegroeit.
Waarom er één maken?
Non-profitorganisaties beschikken in veel gevallen over beperkte middelen en personeel. De tijd die u besteedt aan het werven, trainen en begeleiden van vrijwilligers kan snel oplopen, vooral als u veel geïnteresseerde personen heeft.
Gelukkig kunnen vrijwilligershandboeken een deel van de tijd en het geld dat gemoeid is met de werving en introductie van vrijwilligers helpen verminderen. Bovendien hoeven vrijwilligershandboeken niet duur of uitgebreid te zijn. Een eenvoudige online PDF kan de vrijwilligerservaring standaardiseren en vereist niet veel tijd, geld of gedrukt materiaal.
Het beste van alles is dat een vrijwilligershandboek een consistente bron biedt waar medewerkers, vrijwilligers en zelfs donateurs naar kunnen verwijzen. Hierdoor krijgt iedereen een duidelijk beeld van wat uw organisatie doet en hoe vrijwilligers helpen. In plaats van zich zorgen te maken over inconsistente trainingservaringen of mond-tot-mondreclame, hebben vrijwilligers en personeel een handboek dat hen helpt succesvol te zijn.
Wanneer u communicatiemethoden en contactinformatie opneemt, vermindert u ook de hoeveelheid 'stokje-doorgeven' die nodig is om de vraag van een vrijwilliger te beantwoorden of schema's te organiseren. Een handboek voor vrijwilligers stelt mensen in staat hun beste werk te doen via directe toegang tot de mensen met wie ze werken.
Bij het schrijven van een handboek is het essentieel om rekening te houden met uw publiek. Je hebt misschien jonge vrijwilligers, gezinsvrijwilligers en oudere vrijwilligers. Bij dit laatste is het vooral belangrijk om respectvol met hen te praten, zonder gebruik te maken van clichés of stereotypen.
Wat staat er in een vrijwilligershandboek?
Afhankelijk van de omvang en sector van uw non-profitorganisatie, varieert uw handboek in omvang en breedte. Elke non-profitorganisatie is anders en heeft zijn eigen structuur, dus er is niet één inhoudsopgave voor uw vrijwilligershandboek.
Veel non-profitorganisaties, zowel kleine als grote, gebruiken echter handboeken met onder meer:
- Welkomstbrief. Dit kan bestaan uit een bedankje of een warm welkom om de belangstelling voor het vrijwilligersprogramma te vergroten. Het zet ook de toon voor de relatie tussen personeel en vrijwilligers binnen uw organisatie. Je kunt zelfs markeren hoe vrijwilligerswerk vrijwilligers ten goede komt om mensen nog meer geïnteresseerd te maken in deelname aan uw programma.
- De missie van de organisatie. De missie legt het wie, wat en waarom van uw organisatie uit.
- Lijst van personeel en raad van bestuur.
- Programma's en campagnes. Maak een lijst van alle programma's die uw non-profitorganisatie aanbiedt, evenals eventuele gemeenschapsactiviteiten. Vermeld de aangeboden diensten, gefinancierde programma's en open locaties.
- Rollen en verantwoordelijkheden van vrijwilligers. Deze sectie kan posities en taken bevatten die moeten worden vervuld. U kunt ook de impact van vrijwilligers benadrukken en informatie geven over diversiteit en vertegenwoordiging.
- Vrijwilligersbeleid. Geef een overzicht van de kwalificaties voor vrijwilligersfuncties. Bijvoorbeeld als ze een antecedentenonderzoek, tests of certificeringen nodig hebben. Erbij betrekken aanmeldingsformulieren. Verzuim- en ontslagbeleid uitleggen
- Gedrag en gedrag. Leg uit wat de dresscode is, wat de professionele gedragsverwachtingen zijn en waar vrijwilligers hun zorgen kunnen melden. Sommige organisaties kunnen hun ethische code opnemen, vooral als het werk van een vrijwilliger gevoelig ligt, zoals de zorg voor kinderen, gehandicapten of ouderen.
- Operaties en werkoverzichten. Non-profitorganisaties kunnen deze sectie specifiek maken voor verschillende vrijwilligersrollen, of een algemeen sjabloon bieden voor waar ze zich moeten melden of wat ze moeten dragen. Neem ook veiligheidsrichtlijnen, werkprocessen en informatie over diensten en schema's op.
- Directory. Betrek personeelsleden of vrijwillige leiders die de leiding hebben. Maak een lijst van essentiële telefoonnummers, groepshulpmiddelen en websites waarmee vrijwilligers hun taken of planningen kunnen bijhouden.
Vaak bevatten vrijwilligershandboeken veel meer items dan hier vermeld. De National Wildlife Foundations bevat bijvoorbeeld secties over recordbeheer, dresscode, aanwezigheid en tijd, minimaal vereiste uren, training, evaluatie, erkenning, gedrag, roken en drugs, veiligheid en aansprakelijkheid, onkostenvergoeding, veiligheid en beveiliging, seksuele intimidatie en conflicten van interesse.
Maatwerk
De bovenstaande lijst is slechts een startpunt voor uw non-profitorganisatie; het is in geen geval het enige formaat dat u kunt kiezen. Non-profitorganisaties kunnen een volledige versie van het handboek maken, of ze kunnen een meer vrijwillige 'oriëntatie'-aanpak hanteren.
Een oriëntatiehandboek kan zich alleen richten op de rollen en taken die vrijwilligers voor uw organisatie zullen uitvoeren. Deze beschrijvingen kunnen voor elke functie worden aangepast of kunnen dienen als een algemeen oriënterend handboek dat alle vrijwilligers ontvangen. Oriëntatie kan ook video's omvatten waartoe vrijwilligers op afstand toegang hebben, of een groeps- of individuele bijeenkomst.
Sommige non-profitorganisaties moeten mogelijk extra secties in hun handboeken opnemen, zoals richtlijnen voor terugbetaling of noodevacuatieprocedures. Mogelijk zijn er ook enkele juridische of verzekeringsdisclaimers op te nemen, zoals informatie over aansprakelijkheid voor letsel en informatie over de "Barmhartige Samaritanenwet" van uw staat.Neem even de tijd om te vragen of er “ongebruikelijke” taken zijn die u aan uw vrijwilligers zult vragen, en maak een sectie in uw handboek waarin deze worden behandeld.
Hoe maak je een vrijwilligershandboek (snel)
Het mooie van een vrijwilligershandboek is dat het niet ingewikkeld hoeft te zijn. U kunt bestaande trainingsdocumenten of discussies tussen personeel en vrijwilligers gebruiken om te beslissen wat u wilt opnemen.
U kunt ook de handboeken van andere non-profitorganisaties als schets gebruiken (maar niet kopiëren!). Houd er ook rekening mee dat uw handboek niet perfect hoeft te zijn; het is prima om met een eerste editie te beginnen en te upgraden naarmate je uitbreidt.
De sleutel is gewoon om te beginnen.
Via Microsoft Word of Google Docs kan één van uw vrijwilligers of medewerkers selecteren professionele handleiding sjablonen, brochuresjablonen of gebruik gewoon een basisdocument. Om het browsen echter gemakkelijker te maken, kunt u proberen het volgende op te nemen:
- Een duidelijke titel met alle relevante informatie (naam, adres, contactgegevens)
- Een inhoudsopgave
- Pagina-einden tussen secties
- Eenvoudige, gemakkelijk leesbare inhoud
- Gemakkelijk leesbaar lettertype en kleuren
- Contactgegevens van de programmacoördinator voor veilige communicatie
U kunt uw handboek voorzien van een merk dat past bij de kleuren, lettertypen en afbeeldingsstijl van uw organisatie. Maak uw handboek zo duidelijk, georganiseerd en beknopt mogelijk.
Zodra uw eerste handboek klaar is voor gebruik, kunt u het afdrukken of een online PDF voor uw website maken. PDF is de meest betaalbare optie. Met een online pdf kunt u het handboek verspreiden via e-mail, sociale media of uw website. Als u de handleiding in virtuele vorm heeft, kunt u deze ook veel gemakkelijker regelmatig bijwerken.
Voorbeelden
Op zoek naar wat inspiratie? Hier zijn enkele voorbeelden van hoe uw vrijwilligershandboek eruit zou kunnen zien:
- Centrum voor gehoor, spraak en doofheid Handleiding voor vrijwilligersoriëntatie
- Katholieke liefdadigheidsinstellingen van Maine Handboek voor vrijwilligers
- Beleid en procedures. Stichting Nationale Dierenbescherming
- Empowerment van vrouwen Handboek voor vrijwilligers
- VIND Voedselbank Handboek voor vrijwilligers
Bedenk dat er geen ‘one size fits all’-benadering bestaat voor het maken van een vrijwilligershandboek. Denk na over welke informatie u op consistente wijze met uw vrijwilligers moet delen en over welke hulpmiddelen u hen wilt laten beschikken. Je kunt later altijd een update toevoegen.
Bespaar tijd, geld, energie en stress door uw personeel en vrijwilligers de middelen te geven die ze kunnen gebruiken om de meeste impact te maken met zo min mogelijk toezicht.
