Terug op school was het groepsproject niet altijd een positieve ervaring. Het was onvermijdelijk dat in elke groep sommigen harder werkten dan anderen, terwijl anderen nooit kwamen opdagen. Als gevolg hiervan kan het frustrerend zijn als je een van de teamleden bent die het grootste deel van de last draagt.
In de zakenwereld is dit enigszins anders, aangezien elk project een projectmanager heeft en deze persoon echte gevolgen kan uitdelen als teamleden hun taken niet voltooien. Zelfs als de projectmanager geen disciplinaire autoriteit heeft over zijn of haar team, kan elke slechte prestatie van een lid een weerslag hebben op de baas en een negatieve weerslag hebben op hun carrière.
Het is waarschijnlijk dat de projectmanager de teamleden voor het project niet kan kiezen en niet de bevoegdheid heeft om een lid te verwijderen vanwege slechte prestaties. Hoe beheer je een project als je teamleden niet aan jou rapporteren?
Hier zijn zes tips over hoe u een project kunt leiden als de teamleden niet aan u rapporteren.
Verduidelijk uw grenzen met de baas
Voordat u zelfs maar uw eerste teamvergadering heeft, moet u met de persoon praten die u aan dit project heeft toegewezen en praten over de verwachtingen van het management. Dit is natuurlijk het gemakkelijkst als u en alle teamleden aan dezelfde persoon rapporteren, maar zelfs als dat niet het geval is, wilt u dit gesprek voeren.
Dit zijn vragen die u wilt stellen:
- Heb jij de macht om mensen uit het team te verwijderen en te vervangen als ze niet werken?
- Heeft dit project voorrang op andere projecten? Zo niet, waar bevindt uw project zich dan in de hiërarchie? Met andere woorden: kunt u uw teamleden vertellen dat ze moeten stoppen met een ander project om een deadline te halen?
- Als u problemen heeft met de prestaties van teamleden, zal de baas met disciplinaire macht u dan steunen, of wordt u als gelijkwaardig aan de teamleden beschouwd?
- Als u dit nog niet heeft gedaan, vraag dan wat de doelstellingen van het project zijn en wat het verwachte tijdsbestek voor voltooiing is.
Als u uw grenzen heeft vastgesteld voordat het project begint, weet u precies hoe ver u kunt gaan en wat u van uw teamleden kunt vragen. Een baas die zegt: “Dit project heeft de hoogste prioriteit”, maar je daarin niet steunt, is hetzelfde als de baas die zegt: “Dit heeft niet de hoogste prioriteit.”
Als u echter de steun van uw baas krijgt over de vraag of het project een topprioriteit is, kunt u uw leden ertoe aanzetten zo hard mogelijk te werken. En wees niet bang om direct tegen uw baas te zijn door te vermelden dat u wilt weten hoe belangrijk het project is, zodat u die boodschap aan het team kunt overbrengen. U wilt duidelijk maken dat iedereen hetzelfde doel heeft: het project goed en op tijd afronden.
U kunt ook via e-mail contact opnemen met uw baas en vragen om te bevestigen dat het project een topprioriteit heeft. Zodra u de bevestiging per e-mail heeft ontvangen, kunt u de e-mail indien nodig doorsturen naar het team.
Het is belangrijk om te onthouden dat de teamleden naast het project nog andere verantwoordelijkheden kunnen hebben. Het gevolg is dat ze uw project in eerste instantie misschien niet als een topprioriteit voor hen beschouwen, maar dat hoeft niet noodzakelijkerwijs te zijn omdat het hen niets kan schelen of omdat ze het werken willen vermijden. Het is zeer waarschijnlijk dat ze simpelweg andere taken en verantwoordelijkheden hebben die ze dagelijks moeten uitvoeren. Dit geldt vooral als je samenwerkt met collega's van verschillende afdelingen.
Met uw baas praten om het belang van het project, de doelstellingen en de tijdlijn duidelijk te maken Door die informatie in een vroeg stadium met het team te communiceren, kan het proces soepeler verlopen en minder lang duren stressvol.
Praat met uw team voordat u opdrachten geeft
Als je een organisatieoverschrijdend team hebt, is het gemakkelijk om opdrachten te maken. Jane van marketing zal de marketingtaken op zich nemen. Karen van Financiën zal de financiële zaken afhandelen. Maar zelfs als de verantwoordelijkheden duidelijk zijn, praat dan eerst met uw teamleden.
Misschien kom je erachter dat zowel Karen als Jane hebben gevraagd om in dit team te komen zitten om meer te leren over andere delen van het bedrijf, dus als je ze aan hun expertisegebieden toewijst, kunnen ze gefrustreerd raken.
Dit gesprek is van cruciaal belang voor een goede teamrelatie. Hoewel u verantwoordelijk bent voor het uiteindelijke projectresultaat, zult u geen geweldige resultaten behalen zonder teamleden die meewerken. Kortom, geef uw teamleden meer macht door om hun inbreng en hun zorgen te vragen. Wanneer het project voltooid en een succes is, kan het hele team trots zijn in de wetenschap dat ieder van hen een actieve rol heeft gespeeld in het succes ervan.
Dubbelcheck bij de baas
Als u, na met uw teamleden te hebben gesproken, vaststelt dat de enige manier om deze taak te volbrengen is: Geef opdrachten die een of meer mensen onaangenaam zullen vinden, praat met je baas voordat je de opdracht maakt opdrachten.
Waarom? Je wilt er zeker van zijn dat je over de back-up beschikt die je nodig hebt en dat je een optie niet hebt verwaarloosd die de opdrachten voor de teamleden bevredigender maakt.
Neem zelf minstens één slechte taak op je
Iedereen weet misschien dat je bent uitgekozen om dit team te leiden vanwege je staat van dienst op het gebied van succes, maar het is ook belangrijk om je mouwen op te stropen en je in de mix van dingen te verdiepen.
Als je iets moeilijks of onaangenaams op je neemt, zend je de boodschap uit dat je deel uitmaakt van het team en dat je om je teamgenoten geeft. Door de onaangename taken toe te wijzen, zend je de boodschap uit dat je denkt dat je beter bent dan je teamgenoten.
Dit betekent niet dat je alle slechte taken moet uitvoeren. Maar zorg ervoor dat ze eerlijk verdeeld zijn onder de teamleden. Wat onaangenaam is, verschilt van team tot team, maar elk project heeft iets dat niemand wil doen. Vaak zijn er talloze taken die iedereen graag zou willen vermijden. Zorg ervoor dat ze eerlijk verdeeld zijn, en jij neemt jouw deel.
Geef snelle feedback
Onthoud dat feedback meer is dan zeggen: 'goed gedaan' of 'slecht gedaan', het is 'dat was geweldig werk omdat...' en 'dat is niet zo goed gelukt omdat...' Zonder de omdat-zinnen leert niemand iets. En zolang u feedback wilt uitdelen, zorg er dan voor dat u feedback van uw teamleden accepteert.
Nogmaals, je stelt ze in staat geweldig werk te leveren en herinnert ze eraan dat hun succes jouw succes is en dat jullie allemaal in hetzelfde schuitje zitten. Door feedback te geven en ze te leren hoe ze een taak moeten uitvoeren, vooral als je meer ervaring hebt, creëer je een positieve werkomgeving.
Houd iedereen op de hoogte
Als teamleider rapporteert u de voortgang aan de managers en senior leiders van uw organisatie. Zorg ervoor dat u de informatie uit die bijeenkomsten meeneemt naar uw team. Laat uw groep bovendien weten wat u tijdens deze bijeenkomsten gaat zeggen.
Geef ook iedereen de eer, vooral als het om complimenten gaat. Gaat het project goed omdat jij fantastisch bent? Natuurlijk, maar zeg dat niet. Zeg dat het project goed verloopt, omdat het team fantastisch is. Iedereen zal weten dat je deel uitmaakt van het team.
Maar wat als het project verschrikkelijk verloopt? Deelt u de schuld? Ja, maar alleen privé. Je gaat individueel naar de teamleden en werkt eraan om hun richting of bijdrage te helpen veranderen. Als dat niet werkt, ga je naar je baas en bespreek je de problemen.
Als je de macht hebt om mensen uit het team te verwijderen, is dit het moment om dat te doen, maar als je dat niet hebt, kun je praten met de persoon die dat wel heeft. Maar wat u ook doet, begin niet te roddelen of te klagen over uw teamleden. Het zal hun moreel vernietigen en alles erger maken.
Vergeet niet dat een succesvol geleid teamproject uw carrière een boost kan geven, uw professionele reputatie kan verbeteren en uw werk zichtbaar kan maken in uw organisatie. Het resultaat kan een extra opdracht of een promotie zijn.
Suzanne Lucas is een freelanceschrijfster die tien jaar in de HR-afdeling van bedrijven heeft gewerkt, waar ze mensen aannam, ontsloeg, de cijfers beheerde en dubbelcheckte bij de advocaten.
