Conflicten over projecten zijn volkomen normaal. Je mag verwachten dat mensen het er niet mee eens zijn. We zijn allemaal verschillend, en het zijn de verschillen die onze teams zo goed laten presteren.
De discussies die plaatsvinden wanneer mensen het niet eens zijn, kunnen resulteren in een aantal ongelooflijk creatieve en inspirerende oplossingen voor problemen. Geschillen helpen mensen de echte problemen te ontrafelen en door te dringen tot de kern van wat er aan de hand is terwijl ze proberen hun eigen persoonlijke argumenten te formuleren.
Met andere woorden, laten we niet beginnen met te denken dat we conflicten uit de weg moeten gaan. Het kan in bepaalde omstandigheden zeer nuttig zijn, maar het moet wel actief worden beheerd. Geschillen kunnen teams vernietigen als ze aan hun lot worden overgelaten. Deze tips leggen conflicthantering uit en hoe je partijen die van mening verschillen actief kunt helpen om tot een positie van wederzijds begrip te komen, ook als je erkent dat ze het nooit echt eens zullen worden.
Wat is conflicthantering?
Laten we beginnen met enkele definities. Het managen van conflicten op de werkvloer is iets wat we allemaal doen, of we ons er nu bewust van zijn. Conflicten ontstaan wanneer twee of meer individuen (of groepen) verschillende doelstellingen, houdingen of meningen hebben over hetzelfde.
"Conflicthantering" is de term die we geven aan hoe we daarmee omgaan. Het is wat we doen om het probleem te identificeren, de verschillen bloot te leggen en uit te werken hoe we kunnen aanpakken wat er aan de hand is.
Veel conflicten kunnen in overleg worden opgelost, vooral als rekening wordt gehouden met de behoeften en doelen van het project of bedrijf, maar soms zijn er ook andere factoren bij betrokken.
Waarom hebben we conflictbeheersing nodig?
In veel werkomgevingen vandaag de dag, en in veel projectteams, is de opzet die van een matrixstructuur. Dit betekent dat de mensen in het team niet direct voor jou werken. Dit kan in veel opzichten de perfecte situatie zijn: u beheert hun taken, maar u hoeft zich niet bezig te houden met alle andere personeelszaken zoals salarissen, secundaire arbeidsvoorwaarden, vakantiedagen enzovoort. Dat geeft u meer tijd om u te concentreren op het verplaatsen van uw project naar het uiteindelijke doel.
Dat gezegd hebbende, matrixstructuren staan bol van conflicten over loyaliteit, tijd, prioriteit of team. Het is een nuttige vaardigheid om te weten hoe je deze allemaal kunt losmaken.
Projectmanagement is een baan die conflicten veroorzaakt:
- We gaan op zoek naar wat niet is gedaan, achtervolgen mensen en doorzoeken hun fouten.
- We sturen het werk van mensen die aan anderen rapporteren.
- We jagen naar antwoorden en beslissingen, en dit gaat vaak gepaard met escalerende problemen waardoor anderen er slecht uit kunnen zien bij uw projectsponsor.
Het komt erop neer dat als u niet weet hoe u conflicten op het werk moet oplossen, uw team meer conflicten zal hebben dan gezond is. Debatten worden niet gemodereerd. Er ontstaan facties. Conflicten voorkomen dat taken worden voltooid wanneer argumenten niet worden opgelost. Omgaan met lastige stakeholders wordt je dagelijkse job. Als u problemen niet oplost, heeft dit uiteindelijk invloed op uw vermogen om uw doelstellingen te behalen. In het ergste geval kan het betekenen dat je beste mensen aftreden en dat je team totaal implodeert.
Veel conflicten vereisen alleen dat u gaat zitten en een gesprek faciliteert tussen mensen met verschillende meningen. Op andere momenten moet u misschien herkennen wanneer een conflict een grote impact op het project gaat hebben en dienovereenkomstig handelen, waarbij u de kwestie misschien aan de orde moet stellen bij uw stuurgroep.
Conflictoplossing op de werkplek
De Thomas-Kilmann-instrument voor conflictmodus (TKI) is een manier om uw voorkeursstijl uit te werken voor het omgaan met conflicten in elke situatie, niet alleen op het werk. Het wordt vaak gebruikt in werkomgevingen. Als hulpmiddel is het erg handig om te begrijpen welke opties voor u beschikbaar zijn als u een probleem heeft dat moet worden opgelost.
De TKI is een vragenlijst die vraagt hoe u van nature reageert wanneer u wordt geconfronteerd met een situatie waarin de meningen of zorgen van twee mensen niet overeenkomen. Het helpt u uw eigen reactie en reactie te beschrijven wanneer u iemand tegenkomt die uw kijk niet deelt.
Assertiviteit en Coöperatie
De TKI kijkt naar twee verschillende aspecten van uw benadering van conflicthantering:
- Assertiviteit: hoe ver ga je met je eigen zorgen ten koste van anderen?
- Coöperatie: hoe ver ga je om de zorgen van de ander te bevredigen?
Dit zijn twee belangrijke aandachtspunten. Je moet begrijpen hoe ver je bereid bent te gaan om je eigen positie te beschermen en te veroveren, en hoe belangrijk het voor je is om de ander te helpen bereiken wat hij wil. Vraag uw HR-team of zij toegang hebben tot het Thomas-Kilmann-assessment, zodat u het kunt afleggen. Ontdek je eigen persoonlijke stijl.
Nadat je je stijl hebt bepaald, kun je nadenken over het volgende deel van de TKI: de vijf verschillende modi om te reageren op conflicten:
- Concurreren
- Meegaand
- Vermijden
- Samenwerken
- compromitteren
De concurrerende conflictmodus
De concurrerende modus wordt ook wel 'forceren' genoemd. Het is een zeer assertieve stijl die ook niet meewerkt. Het is precies wat je zou verwachten: je legt je mening op aan de ander. Hij verliest."
Concurreren is eigenlijk alleen iets dat je kunt doen als je een soort legitieme macht hebt in de situatie:
- Je hebt een leidinggevende rol en bent hoger dan de andere persoon.
- Je hebt controle over iets in de situatie, zoals het budget of de middelen.
- Je hebt deskundige kennis van de situatie die de andere persoon niet deelt.
Overweeg gezondheids- en veiligheidskwesties waarbij u het dragen van veiligheidsuitrusting moet forceren, zelfs als iemand in het team hier niet aan wil voldoen. Conflictoplossingstechnieken in deze modus omvatten:
- Iemand anders vertellen wat hij moet doen.
- Het afgeven van een mandaat of richtlijn.
In plaats van het conflict 'op te lossen', heb je het platgedrukt en het project vooruit geholpen. Je hebt een beslissing, maar je bent waarschijnlijk wat vrienden kwijtgeraakt door het te doen. Gebruik het met de nodige voorzichtigheid of wanneer de situatie dit om wettelijke of veiligheidsredenen echt vereist. Verval nooit in pesten op het werk.
De accommoderende conflictmodus
Accommoderen is het tegenovergestelde van concurreren. Het is niet assertief en coöperatief omdat uw belangen over het hoofd worden gezien en u zich houdt aan de wil van de andere persoon.
Je moet dit niet altijd zien als 'verliezen' of zelfopoffering. Soms zijn argumenten je tijd of interesse niet waard. Pas echter op als u dit te vaak gebruikt, want u zou u als "te zacht" kunnen beschouwen als u te vaak capituleert.
De modus Conflict vermijden
Hier kom je helemaal niet in conflict. Het is niet assertief omdat je niet deelneemt aan de discussie, en het is niet meewerkend omdat je de ander ook niet helpt. In feite doe je niets. Dit klinkt misschien vreselijk, maar het kan effectief zijn als het met mate en onder de juiste omstandigheden wordt gebruikt.
Je hebt het probleem niet echt aangepakt, alleen de eerste manifestatie van het conflict. U moet nog steeds tijd vinden om de problemen aan te pakken. Het risico bestaat dat het probleem groter en groter wordt als je te lang wacht.
Stel je voor dat twee collega's luid ruzie maken en het werk van andere mensen op kantoor verstoort. Je komt tussenbeide en vertelt ze dat je ze zult helpen om tot een oplossing te komen als ze allebei gekalmeerd zijn. U biedt een van hen de kans om tot die tijd af te koelen in uw kantoor.
Conflictoplossingstechnieken in deze modus:
- Stel de discussie uit tot een beter moment of situatie.
- Ga weg van een bedreigende situatie.
De samenwerkende conflictmodus
Samenwerken is een assertieve manier om problemen op te lossen en het is zeer coöperatief. U gaat het conflict niet uit de weg - u duikt er meteen in, werkt samen om de problemen op te lossen en op een punt te komen waarop aan uw beide vereisten wordt voldaan. Door de situatie op een echt pragmatische manier te benaderen, bouw je vertrouwen op bij je team.
Stel dat Marketing wil dat het product in maart wordt gelanceerd. IT wil een nieuwe starter bij het team voordat ze aan de productlancering beginnen. Ze nemen samen het Gantt-diagram door en gebruiken planningstechnieken om ervoor te zorgen dat de nieuwe starter volledig deel kan uitmaken van het team en het product toch op tijd gelanceerd krijgt. Conflictoplossingstechnieken in deze modus omvatten discussie en bemiddeling.
De compromitterende conflictmodus
Compromis sluiten is matig assertief en matig coöperatief. Het is een positie halverwege die vaak wordt gebruikt, en natuurlijk heb je in het verleden compromissen gesloten over situaties. Je krijgt niet precies wat je wilt, en de ander ook niet. In plaats daarvan kom je tot een minnelijke oplossing waar jullie het beiden over eens kunnen worden.
Het team zegt dat de Agile sprint twee weken moet duren. U wilt dat het vier weken duurt. U sluit een compromis en komt overeen dat sprints drie weken zullen duren. Conflictoplossingstechnieken in deze modus zijn onder meer:
- Discussie
- Onderhandelen
- Concessies uitwisselen - jullie geven allebei iets op
Wat is jouw stijl van conflictoplossing?
Het mooie van begrijpen waar u op de TKI zit, is dat u uw voorkeur begrijpt voor het oplossen van conflicten op de werkplek - en ook op andere plaatsen. Dit geeft u een voorsprong bij het bepalen van de beste aanpak voor de specifieke situatie waarin u zich bevindt. Je hebt een persoonlijke voorkeur, maar je zit niet vast om in alle situaties op dezelfde manier te reageren. Weglopen kan in sommige gevallen de meest geschikte manier van handelen zijn, dus u zult ervoor kiezen om het te vermijden. In andere landen is een compromis wellicht de snelste weg naar een acceptabel pad om de impasse heen. U kunt ervoor kiezen om op andere momenten andere technieken te gebruiken.
Het belangrijkste om te onthouden is dat er conflicten op de werkvloer zullen gebeuren, dus als je een paar technieken hebt om uit te putten, heb je opties wanneer je met een moeilijke situatie wordt geconfronteerd. Als u uw opties kent, krijgt u vertrouwen en dat kan u helpen geschillen op te lossen, zodat iedereen weer aan het werk kan.
