Als je bent zoals de meeste mensen die ik ken, kan de gedachte om een dag achter elkaar vergaderingen door te brengen een vreselijk gevoel zijn. Vergaderingen kunnen saai zijn, zijn vaak niet nodig en nemen zeker tijd weg van ander (cruciaaler) werk. Maar vergaderingen kunnen zeer efficiënt en productief zijn als ze goed worden gepland. Hier zijn enkele eenvoudige stappen voor het plannen van effectieve vergaderingen.
Beslis of je echt een vergadering nodig hebt
Bepaal eerst of het plannen van een vergadering echt nodig is. We denken vaak dat een formele bijeenkomst de beste manier is om informatie te delen of een discussie te voeren. Maar als uw nieuws via e-mail of telefonische vergadering kan worden bezorgd, of gewoon door een paar mensen gedurende 15 minuten bij u op kantoor te verzamelen, dan is het waarschijnlijk een goed idee om de formele vergadering helemaal over te slaan.
Nodig alleen degenen uit die er echt moeten zijn
Ooit uitgenodigd voor een vergadering en halverwege afgevraagd waarom je daar bent? Verspil geen tijd van mensen door ze uit te nodigen voor een vergadering die ze niet hoeven bij te wonen. Dat wordt geen effectieve bijeenkomst. Moet er iemand van de boekhouding aanwezig zijn om begrotingsvragen te beantwoorden? Nodig dan één persoon van de boekhouding uit die geschikt is voor die taak.
Als een collega of supervisor op de hoogte moet worden gehouden van wat er tijdens een vergadering is besproken, hoeft u ze niet uit te nodigen voor de daadwerkelijke vergadering. Maak eenvoudig een samenvatting van de vergadering en stuur deze daarna naar hen. Ze zullen de tijdsbesparing waarderen en u kunt er zeker van zijn dat ze - omdat u de informatie op schrift stelt - volledig op de hoogte zijn van de discussies.
Herinneringen voor vergaderingen versturen
Het leven is druk en agenda's raken snel volgeboekt met geplande activiteiten. Stuur twee dagen voor uw vergadering een herinnering voor een vervolgvergadering. Degenen die zeiden dat ze aanwezig zouden zijn, kunnen dan bevestigen dat ze nog steeds kunnen komen, of als hun plannen zijn gewijzigd en je een nieuwe afspraak moet maken.
Heb een agenda
Om effectieve vergaderingen te plannen, moet u eerst beslissen wat er zal worden besproken. Wat is het doel van de bijeenkomst? Wat wil je bereiken? Maak van tevoren een vergaderagenda en verspreid deze onder de aanwezigen. Geef de starttijd aan en voeg een korte lijst met te behandelen onderwerpen toe. Verstop uw eigen vergadering niet met een lange, overdreven gedetailleerde agenda. Vermeld bij naam alle personen die verantwoordelijk zullen zijn voor de rapportage over een specifiek gebied.
Onthoud dat dit belangrijk is voor de aanwezigen, maar ook voor u. Als je je agenda uitzet, kun je beter bij het onderwerp blijven.
Wees duidelijk over verwachtingen
Wanneer u voor het eerst een kennisgeving van de vergadering verstuurt, moet u duidelijk zijn over het doel en uw verwachtingen. Draait de bijeenkomst om een presentatie? Moeten de aanwezigen aantekeningen maken? Of is dit een brainstormsessie waar iedereen met ideeën en suggesties wordt verwacht?
In sommige bedrijfsculturen hoeven werknemers niet mee te doen - ze luisteren alleen en gaan terug naar hun werkplek. In andere bedrijven participeren werknemers vrijelijk. In de huidige samenwerkingswerkplekken is interactie en het delen van ideeën niet alleen welkom, het is vaak het doel van de hele vergadering.
Wanneer u uw verwachtingen uiteenzet, is het ook een goed moment om alle benodigde lectuur of materiaal op te sturen waarvan u wilt dat de aanwezigen ernaar kijken. Op die manier zijn ze voorbereid als ze naar de vergadering gaan en komen ze niet voor verrassingen te staan.
Begin op tijd
Op tijd beginnen is erg belangrijk, zowel vanuit logistiek als vanuit productiviteitsoogpunt. Als u de persoon bent die normaal gesproken op tijd op een vergadering komt, dan begrijpt u hoe frustrerend het kan zijn als dingen niet op gang komen als er mensen binnen druppelen. Wat onvermijdelijk gebeurt, is dat iedereen in de toekomst weet dat deze vergaderingen nooit op tijd beginnen iedereen begint laat op te komen. Neem de leiding over uw vergadering. Start stipt op de aangegeven starttijd. Sluit de deur en begin. Achterblijvers zullen snel het bericht krijgen dat ze te laat aankomen en die fout zouden ze maar één keer moeten maken. En bovendien moet iedereen weer aan het werk, dus je wilt niet de hele werkdag verstoren.
Hou het kort en simpel
De meeste vergaderingen duren een uur, terwijl in veel gevallen een kortere tijdsperiode voldoende is. Als er te veel tijd wordt uitgetrokken, is er tijdverspilling. Mensen blijven na afloop van de vergadering hangen of zijn te lang bezig met een bepaald agendapunt. Houd vergaderingen kort en bondig.
Blijf bij het onderwerp
Een agenda alleen zal uw vergadering niet efficiënt laten verlopen. Houd u aan de agenda en voorkom dat discussies op raakvlakken afdwalen. Behandel alle off-topic vragen en vermeld dat het een onderwerp is voor een andere vergadering of dat het privé zal worden behandeld. Niemand houdt van een uit de hand gelopen vergadering waar het hele punt van het doel op de tweede plaats kwam bij andere gesprekken.
Houd kleinere vergaderingen buiten de vergaderruimte
In dezelfde vertrouwde vergaderruimte rond dezelfde vertrouwde tafel zitten is gewoon dat - het is gewoon te vertrouwd. Om werknemers aan te moedigen tot interactie, creatief denken en levendige discussies te voeren, kunt u overwegen om de vergadering buiten de standaard vergaderruimte te houden.
Overweeg om buiten aan een tafel af te spreken als de locatie en het weer het toelaten. Probeer samen te komen in een gemeenschappelijke ruimte met banken en kleine tafels in plaats van een grote vergadertafel en draaistoelen.
Wees niet bang om een andere aanpak te kiezen
Als de aanpak van de vergadering niet werkt, wees dan niet bang om van koers te veranderen. Als een brainstormsessie bijvoorbeeld een rustige kamer oplevert met heel weinig dialoog, verander dan van richting. Wees flexibel en let op hoe de algehele vergadering verloopt.
Gebruik technologie
Plan om technologie te gebruiken om deelnemers betrokken te houden. In de digitale wereld van vandaag zijn de meeste mensen gewend om afbeeldingen of video's te zien ter ondersteuning van de woorden die ze horen. Doe een beroep op die mindset en integreer audiovisuals bij het plannen van je meeting.
Computers die op grote schermen worden geprojecteerd en Smart Board-presentaties die interactie stimuleren, zijn een welkome afwisseling van de standaard lange PowerPoint-presentaties.
Eén punt over technologie - zorg ervoor dat u het eerst uitprobeert. Het laatste dat u wilt, is in de war raken omdat de laptop niet werkt of u uw visuele hulpmiddelen niet kunt doornemen wanneer u ze nodig heeft. Als technologie niet jouw sterkste punt is, laat dan iemand anders het doornemen voor de vergadering. Het zal u zeker tijd besparen en u op schema houden als u een beetje voorbereidend werk doet.
Stuur een samenvatting van de vergadering
Stuur binnen een dag na de vergadering een korte samenvatting van wat er is besproken. Het is een goed idee om een e-mail te sturen naar alle aanwezigen, degenen die de vergadering niet konden bijwonen en iedereen die op de hoogte moet worden gehouden. Voeg ook eventuele actiepunten toe, met vermelding van wie verantwoordelijk is voor elk item en de vervaldatum.
