Een personeelsdossier is een werkgeversdossier documentatie van de historie en status van de gehele arbeidsrelatie met een individuele werknemer. De werkgever bewaart deze arbeidsdocumentatie om drie redenen in een personeelsdossier.
- Als werkgever wilt u nauwkeurige informatie bij de hand en georganiseerd hebben wanneer u om welke reden dan ook toegang tot de informatie nodig heeft. Wijzigingen in noodcontacten, adressen van medewerkers, bijhouden prestatie evaluaties, disciplinaire brieven, erkenning van werknemersen sollicitatiematerialen zijn voorbeelden van het soort informatie waartoe de werkgever snel toegang wil hebben.
- De de werkgever moet documentatie over personeelsaangelegenheden bewaren zoals werknemer selectie, prestaties, werkverleden, beloningsredenen, en interne promotieaanvragen, om er een paar op te noemen. Een EEOC-claim, een rechtszaak of zelfs de noodzaak om het uitblijven van een loonsverhoging of promotie aan een werknemer te rechtvaardigen, vereist dat de werkgever verzamelde en bewaarde dit soort werknemersdocumentatie.
- Sommige werknemersgegevens zijn vereist door federale of deelstaatregeringen die werkgevers moeten bewaren. Het organiseren van de werknemersinformatie in een personeelsdossier is zinvol voor toegang en wettelijke naleving en paraatheid.
Soorten Personeelsdossiers
Een werkgever houdt over het algemeen verschillende soorten personeelsdossiers bij, voor zakelijk gebruik, voor vertrouwelijkheid van werknemers, voor medische privacy, en voor wettelijke naleving. Er bestaat geen wet die zegt hoeveel dossiers een werkgever moet bijhouden—sommige wetten hebben betrekking op de toegang van werknemers tot bestanden en andere praktijken op het gebied van personeelsdossiers.
Er zijn echter veel wetten, en er zijn best practices voor personeel voor vertrouwelijkheid van werknemers, die de inhoud van personeelsdossiers regelen en wie toegang heeft tot die informatie. Dit zijn de personeelsdossiers die de meeste werkgevers in de VS bijhouden. (Wereldwijde wetten en praktijken kunnen verschillen.)
- Personeelsdossier: Dit is het hoofdwerknemersdossier waarin de historie van de arbeidsrelatie is opgenomen.
- Salarisdossier: U wilt een apart dossier bijhouden voor alle salariszaken op het gebied van salaris en toeslagen. U wilt uw payrollmedewerkers geen toegang geven tot personeelsgegevens.
- Medewerker Medisch Dossier: De federale Health Insurance Portability and Accountability Act van 1996 (HIPAA) vereist dat werkgevers de medische dossiers van werknemers vertrouwelijk behandelen. Veel werkgevers bewaren deze bestanden opgesloten in een dossierlade in een afgesloten kast.
- I-9 werknemersformulieren: U moet een apart dossier bijhouden voor alle werknemers (niet per werknemer) I-9 formulieren want u wilt niet dat overheidsmedewerkers, die bevoegd zijn om deze formulieren onder verschillende omstandigheden te controleren, in uw belangrijkste, vertrouwelijke personeelsdossiers kijken.
Werknemerstoegang tot personeelsbestanden
Medewerkers krijgen toegang tot hun personeelsdossiers onder begeleiding en supervisie van personeel van Human Resources. Personeelsdossiers van werknemers worden beschouwd als eigendom van de werkgever wie de verantwoordelijkheid heeft om ze te onderhouden en te beschermen.
Voorbeeld Personeelsdossierbeleid
Hieronder volgt een voorbeeld van een personeelsdossierbeleid voor gebruik in uw bedrijf. Het bespreekt de verschillende bestanden die worden aanbevolen en wie toegang moet hebben tot elk bestand.
Voorbeeld Beleid Personeelsdossiers
Het bedrijf houdt per medewerker drie personeelsdossiers bij.
Personeelsdossiers
A personeelsdossier wordt bijgehouden voor elke medewerker van (uw bedrijfsnaam). Deze personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke documenten en worden beheerd en onderhouden door de medewerkers van Human Resources.
Toegang tot dit dossier is beperkt tot HR-medewerkers en gaat ervan uit dat de leidinggevende van elke medewerker zijn of haar eigen dossier bijhoudt met documenten die relevant zijn voor de werkprestaties van de medewerker.
Typische documenten in een personeelsdossier zijn onder meer de sollicitatie, een contactformulier voor noodgevallen in het gezin, gedocumenteerde geschiedenis van disciplinaire maatregelen, een CV, Werknemers handboek en vrijwillig door de werkgever afgetekende bladen, actuele persoonlijke informatie, en schriftelijke prestatiebeoordelingen.
Niet alle personeelsdossiers bevatten dezelfde documenten, maar elk personeelsdossier heeft enkele documenten die hetzelfde zijn.
Salarisbestanden
Ook worden de salarisdossiers bijgehouden; salarisbestanden bevatten een geschiedenis van de banen, afdelingen, compensatiewijzigingen, enzovoort van de werknemer. Toegang tot het loondossier is beperkt tot de juiste boekhouding en HR-medewerkers.
Medewerker Medisch Dossier
Ook wordt er een medisch personeelsdossier bijgehouden. De inhoud van het medisch dossier is voor niemand beschikbaar, behalve voor personeel dat is aangewezen door Human Resources en de werknemer van wie de gegevens in het dossier worden bewaard. Op uw bedrijfsnaam) krijgen medische dossiers de hoogste graad van veilige opslag en vertrouwelijkheid.
Werknemersbestanden bekijken
Een medewerker kan zijn of haar personeelsdossier inzien door contact op te nemen met a Personeelszaken persoon tijdens normale kantooruren. HR-medewerkers plannen een afspraak in waarop de medewerker de inhoud van zijn dossier kan inzien. Geen enkele werknemer mag enig document wijzigen of verwijderen uit zijn of haar personeelsdossier dat moet worden ingezien in aanwezigheid van een HR-medewerker.
Vragen of zorgen over de inhoud en toegang van het personeelsdossier
Als u vragen of zorgen heeft over de inhoud van de aanbevolen bestanden of uw vermogen om ze te openen, neem dan contact op met een medewerker van HR,
Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd is voor nauwkeurigheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en arbeidswetten en de regelgeving verschilt van staat tot staat en van land tot land. Alsjeblieft zoek juridische hulp, of hulp van staats-, federale of internationale overheidsmiddelen, om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.
