Hvordan velkommen nye ansatte til arbeidsplassen

Christine McDade er en HR-profesjonell (PHR & SHRM-CP) med over 20 år i offentlig sektor.

Å være nybegynneren på jobben

Å være nyansatt i jobben er som den første dagen på den nye skolen. Den nyansatte går inn på arbeidsplassen med høye forventninger til hvor stort det vil bli i jobben. Alle medarbeiderne dimensjonerer den nye ansatte for å finne ut hva de vil ta med seg til arbeidsplassen. Utvekslingen av blikk vil bringe noen innledende vanskelige nonverbale meldinger. Etter hvert oppstår imidlertid vennlige introduksjoner mellom den nye medarbeideren og hans/hennes nye medarbeidere. Etter hvert som medarbeidere begynner å bli kjent med den nye medarbeideren, vil de begynne å finne noen felles interesser og likheter i den nyansattes arbeidserfaring. Over tid vil medarbeidere bygge kameratskap med den nye medarbeideren etter hvert som et tillitsfullt arbeidsforhold utvikles. Når nye ansatte føler seg velkommen og får verktøyene for å lykkes med overgangen til den nye jobben, vil de sannsynligvis få en givende opplevelse hos den nye arbeidsgiveren. Denne praksisen er ofte kjent som

ombordstigning. Men når det ikke gis tid og oppmerksomhet til å få den nye medarbeideren til å føle seg som en del av teamet er sjansen stor for at den ansatte ikke blir værende, eller ikke klarer å oppfylle forventningene til jobb.

Hva er "Onboarding"?

Wikipedia definerer onboarding som følger:

• Onboarding, også kjent som organisatorisk sosialisering, refererer til mekanismen som nye ansatte tilegne seg nødvendig kunnskap, ferdigheter og atferd for å bli effektive organisasjonsmedlemmer og innsidere.

Arbeidsgivere har tradisjonelt brukt ny medarbeiderorientering som tiden for formelt å introdusere nye medarbeidere til organisasjonens "ins and outs". Denne økten arrangeres vanligvis av Human Resources for å introdusere nøkkelmedarbeidere, gjennomgang av retningslinjer og modifisert opplæring om kundeservice, trakassering på arbeidsplassen og sikkerhet. Noen organisasjoner holder orienteringen i noen timer og andre kan holde orienteringen i en dag eller mer. Avhengig av organisasjonen vil mengden informasjon som formidles til den nyansatte variere.

I dag anerkjenner organisasjoner sammenhengen mellom assimileringsprosessen og suksessen til den nye ansatte i organisasjonen. I tillegg er investeringen som går med å rekruttere og ansette en ny medarbeider stor. Derfor ønsker arbeidsgivere å få mest mulig ut av investeringen. Å unnlate å bruke onboarding og orienteringspraksis er dårlig forretningspraksis for en organisasjon.

Hvilke emner diskuteres for å assimilere nye ansatte

For å gjøre nye ansatte kjent med retningslinjer, organisasjonsstruktur og selve jobbene, bruker arbeidsgivere strukturerte orienteringsøkter. Human Resources samarbeider med ledere for å planlegge en økt som vil dekke viktige emner som nye ansatte trenger å vite for å lykkes på arbeidsplassen. Følgende emner blir ofte presentert for nyansatte under orienteringen:

Les mer fra Pairedlife

3 tips for bedre smalltalk

Hvordan late som om ekteskapet ditt er greit

Hvordan vinne kampen med en engasjert svigermor

• Organisasjonens historie - Arbeidsgivere introduserer historien til organisasjonen under orienteringen. Nye ansatte er interessert i hvordan organisasjonen har utviklet seg og vokst siden den ble grunnlagt.
• Organisasjonsstruktur og organisasjonskart – Nyansatte er ofte ukjent med den daglige ledelsen og strukturen til sin nye arbeidsgiver. For eksempel vil det være interessant for de ansatte å lære om de ulike avdelingene og divisjonene som utgjør organisasjonen.
• Retningslinjer og prosedyrer – Orientering er et godt tidspunkt å innføre retningslinjer i medarbeiderhåndboken. Viktige retningslinjer som trakassering på arbeidsplassen, jobboverføringer og klager bør diskuteres slik at ansatte er klar over rettighetene sine.
• Sikkerhet – Orientering er også et godt tidspunkt for selskapets sikkerhetsansvarlige eller risikoansvarlige til å presentere sin sikkerhetspolicy på arbeidsplassen. Siden god sikkerhetspraksis påvirker hver posisjon i organisasjonen, er det viktig for nye ansatte å vite hvordan de skal rapportere skader, arbeidsulykker osv. til riktig personale.
• FMLA - Personale på personalet diskuterer loven om familie- og medisinsk permisjon, FMLA, med ansatte for å presentere rettighetene sine i henhold til føderal lov. Kvalifiserte arbeidsgivere som bruker tid på å utdanne ansatte vil ha en bedre informert arbeidsstyrke om denne viktige loven.
• Ansattegoder - Human Resources bruker mye tid under orienteringen til å diskutere fordeler for ansatte. Mens mange arbeidsgivere inkluderer informasjon om ansattes fordeler i selve tilbudsbrevet, er det klokt å ta seg tid under orienteringen til å diskutere den ansattes alternativer. Helse, tannlege, kort og langvarig uførhet, 401K, pensjon, livsforsikring, syn og andre fordeler er ofte gitt som alternativer til nye ansatte. Personale på personalet vil ønske å presentere informasjonen både personlig og skriftlig til orienteringsdeltakere. Siden det er mye informasjon å diskutere som er personlig og unik for hver ansatt, Human Resources gjør ofte avtaler med de nyansatte for å ha en-til-en samtaler om fordelene deres pakke.
• System for ytelsesevaluering - Ansatte vil ønske å vite hvor ofte veiledere vil evaluere ytelsen deres. Resultatevalueringer gjøres vanligvis årlig og er ofte knyttet til en meritøkning.
• Fagforeninger – Dersom den nye arbeidsgiveren er fagorganisert, kan det være nyttig å gi kontaktinformasjon til de ansatte som kvalifiserer til å være i en fagforening.
• Refusjon av opplæring og undervisning – Noen organisasjoner tilbyr ulike opplæringsmuligheter og refusjon av undervisning for høyskolekurs. Selv om informasjonen ofte er oppført i medarbeiderhåndboken, er det verdt å ta et øyeblikk under orienteringen for å gi deltakerne en rask oversikt over programmene.

Det personlige preget

I tillegg til å gjøre en orientering for en gruppe nye ansatte, gir veiledere en en-til-en-tid med de nyansatte. En omvisning i organisasjonen for en nyansatt gir et godt perspektiv og visuell forståelse av organisasjonens layout. En personlig introduksjon til medarbeidere på de ulike arbeidsstedene setter pris på av den nyansatte som prøver å bli kjent med alt og alle i organisasjonen. Noen organisasjoner sender ut et introduksjonsnotat eller legger ut et bilde med bakgrunnsinformasjon om den nyansatte i bedriftens nyhetsbrev slik at hele arbeidsplassen kan ses. Eventuelle personlige berøringer som introduserer den ansatte til medarbeidere vil være en vennlig måte å gjøre den nyansatte kjent med arbeidsplassen.

Behandle andre slik du ønsker å bli behandlet

Den beste måten å ønske en ny ansatt velkommen er å gjøre det på en måte som er informativ og samtidig være hensynsfull og vennlig. Nyansatte trenger ikke gå gjennom noen form for igangsetting for å bli medlem av teamet. De bør assimileres på arbeidsplassen på en måte som hjelper dem å komme godt i gang i sin nye rolle. Ved å forstå de forskjellige fordelene, fordelene og mulighetene som er tilgjengelige for dem, vil nye ansatte oppleve et lavere nivå av angst og være mer likt å lykkes i organisasjonen.

• SHRM Online - Society for Human Resource Management
  Society of Human Resource Management gir utmerkede ressurser for enkeltpersoner som søker informasjon om Human Resources.

Christine McDade (forfatter) fra Southwest Florida 28. februar 2013:

Å ha en god start i en ny jobb er veldig viktig. Omsetning, arbeidsglede og generell produktivitet kan påvirkes negativt når nye ansatte ikke blir ordentlig introdusert på arbeidsplassen. Takk for kommentarene.

David Livermore fra Bakersfield, California, USA 27. februar 2013:

Dette er veldig sant. Hvis nye ansatte ikke får en skikkelig introduksjon i organisasjonen, kan det hende de aldri får en god følelse av det.

Bra hub, stemte opp!