En effektiv internett- og e-postpolicy som hjelper ansatte å forstå hva som forventes av dem om hvordan de bruker enhetene sine på jobb er et must for arbeidsgivere og ansatte. Du ønsker å gå på journal for å definere hva ansatte kan gjøre fra arbeid levert eller ansatte eide enheter som brukes av eller involverer dine ansatte, din arbeidsplass eller din bedrift.
Med nesten 80 % av menneskene i USA som har tilgang til sosiale medier, har veiledning om hva ansatte kan si og dele blitt viktigere.De fleste ansatte har ikke noe imot retningslinjer fordi de ikke ønsker å opptre upassende eller krysse en grense uforvarende. Så utviklingen av en rettferdig, forståelig og fornuftig politikk sammen med grundig opplæring bør være en topp prioritet.
Vurder å bruke denne eksempelretningslinjen for internett og e-post for å gi klare veiledninger til dine ansatte om hva som utgjør riktig bruk av internett og e-post på jobben. Tilpass den for å passe behovene til din kultur og miljøet du ønsker å gi ansatte på jobben. For å være sikker på lovligheten i ditt område og i din bransje, vennligst kontakt en advokat.
Eksempel på Internett- og e-postpolicy for ansatte
Talepost, e-post og internettbruk tilordnet en ansatts datamaskin eller telefon utvidelser er utelukkende med det formål å drive selskapets virksomhet. Noen arbeidsoppgaver i selskapet krever tilgang til internett og bruk av programvare i tillegg til Microsoft Office-pakken med produkter.
Kun personer som er passende autorisert, for bedriftsformål, kan bruke internett for å få tilgang til og laste ned tilleggsprogramvare. Denne autorisasjonen er generelt eksklusiv for beslutninger som avdelingen for informasjonsteknologi (IT) tar i forbindelse med menneskelige ressurser.
Programvaretilgangsprosedyre
Programvare som trengs i tillegg til Microsoft Office-pakken med produkter må autoriseres av din leder og lastes ned av IT-avdelingen. Hvis du trenger tilgang til programvare eller nettsteder som ikke er på bedriftens nettverk for øyeblikket, snakk med din leder og rådfør deg med IT-avdelingen for å forklare hvilken avkastning du forventer å motta fra produkt.
Alle rimelige forespørsler som ikke anses som en nettverksrisiko vil bli vurdert. Hensikten med denne policyen er ikke å begrense ansattes tilgang til produkter som vil gjøre deg mer produktiv. Målet er heller å minimere risikoen for organisasjonens nettverk.
Bedriftseid utstyr
Enhver enhet eller datamaskin inkludert, men ikke begrenset til, bordtelefoner, smarttelefoner, nettbrett, bærbare datamaskiner, stasjonære datamaskiner og iPad-er som selskapet leverer til din bruk, bør kun brukes for bedrifter virksomhet. Husk at selskapet eier enhetene og informasjonen på disse enhetene. Dersom du forlater selskapet av en eller annen grunn, vil selskapet kreve at du returnerer utstyret på siste arbeidsdag.
Du kan bruke personlige elektroniske enheter som ikke er koblet til bedriftens nettverk for å få tilgang til en passende internettside i pauser og lunsj.
Internett-bruk
Internett-bruk på bedriftstid eller bruk av bedriftseide enheter som er koblet til bedriftens nettverk er kun autorisert til å drive bedriftsvirksomhet. Dette begrenser muligheten for brudd på sikkerheten til konfidensiell selskapsinformasjon.
Internett-bruk skaper også muligheten for kontaminering av systemet vårt via virus eller spionprogrammer. Spyware gir uautoriserte personer utenfor selskapet potensiell tilgang til bedriftspassord og annen konfidensiell informasjon.
Å fjerne slike programmer fra bedriftens nettverk krever at IT-personalet investerer tid og oppmerksomhet som er bedre viet til å gjøre teknologiske fremskritt. Av denne grunn, og for å sikre riktig bruk av arbeidstid, ber vi ansatte om å begrense internettbruken.
I tillegg skal det ikke under noen omstendigheter være bedriftseide datamaskiner eller annet elektronisk utstyr, inkludert enheter som eies av den ansatte brukt på bedriftens tid på jobb for å skaffe, se eller nå pornografisk eller på annen måte umoralsk, uetisk eller ikke-forretningsrelatert internett nettsteder. Å gjøre det kan føre til disiplinærtiltak t.o.m oppsigelse.
Sosiale medier
Arbeidsgiveren din forstår at en del av det du gjør i sosiale medier er oppsøkende arbeid som rekrutterer nye medarbeidere og forbedrer selskapets merkevare. Mange ansatte har til og med ansvar for sosiale medier i stillingsbeskrivelsene sine, inkludert markedsførere av sosiale medier, teknisk støtte og rekrutterere.
Arbeidsgiveren din forstår også at forholdet til våre ansatte til en nettverden som du tilbringer tid i 24/7 kan føre til uskarphet i arbeidstid og fritid. Vi oppfordrer deg sterkt til å begrense bruken av sosiale medier til arbeidsrelatert innhold og oppsøking i arbeidstiden.
I tillegg har du forbud mot dele konfidensiell eller beskyttet informasjon som tilhører eller handler om selskapet. Du oppfordres på det sterkeste til ikke å dele nedsettende informasjon som setter din bedrift eller medarbeidere i et ugunstig lys.
Selskapets omdømme og merke bør beskyttes av alle ansatte. Livene og handlingene til dine medarbeidere bør aldri deles på nettet. Vær oppmerksom på preferansene til medarbeidere – få for eksempel tillatelse fra de som er foreldre før du bruker navnet på barna deres på nettet.
I sosiale medier deltakelse fra arbeid enheter eller i arbeidstiden, sosiale medier innhold som diskriminerer enhver beskyttet klassifisering inkludert alder, rase, farge, religion, kjønn, nasjonal opprinnelse, funksjonshemming eller genetisk informasjon er forbudt.
Det er vår selskapspolicy å inkludere seksuelle preferanser, kjønnsidentitet og vekt under diskrimineringsbeskyttelse. Enhver ansatt som deltar i sosiale medier og bryter denne policyen vil bli behandlet i henhold til selskapet trakasseringspolitikk.
E-postbruk hos selskapet
E-post skal kun brukes til bedriftens virksomhet. Konfidensiell selskapsinformasjon må ikke deles utenfor selskapet, uten tillatelse, på noe tidspunkt. Du skal heller ikke drive personlig virksomhet ved å bruke selskapets datamaskin eller e-post.
Vær også oppmerksom på dette når du vurderer å videresende e-poster som ikke er forretningsmessige, til kollegaer, familie eller venner. Ikke-virksomhetsrelaterte e-poster kaster bort tid og oppmerksomhet fra selskapet.
Å se på pornografi, eller å sende pornografiske vitser eller historier via e-post, vurderes seksuell trakasering og vil bli adressert i henhold til våre retningslinjer for seksuell trakassering. Umiddelbar oppsigelse er den hyppigste disiplinære handlingen som selskapet kan iverksette i disse tilfellene.
E-poster som diskriminerer
Alt e-postinnhold som diskriminerer noen av de tidligere nevnte beskyttede klassifiseringene er forbudt. Enhver ansatt som sender en e-post som bryter med disse retningslinjene vil bli behandlet i henhold til trakasseringsretningslinjene.
Disse e-postene er forbudt i selskapet. Sending eller videresending av diskriminerende e-poster vil resultere i disiplinærtiltak som kan føre til oppsigelse.
Bedriftens eier e-post til ansatte
Husk at selskapet eier all kommunikasjon som sendes via e-post eller som er lagret på selskapets utstyr. Ledelsen og annet autorisert personale har rett til å få tilgang til ethvert materiale i e-posten din eller på bedriftens datamaskin når som helst. Vennligst ikke betrakt din elektroniske kommunikasjon, lagring eller tilgang som privat hvis den er opprettet eller lagret på arbeidssystemer.
Hvis du trenger ytterligere informasjon om betydningen av noe av denne kommunikasjonen, vennligst ta kontakt med lederen din eller personalpersonalet for avklaring.
