En personalassistent (HR-assistent) støtter en bedrifts eller organisasjons personalspesialist eller spesialister. De pleier å utføre geistlige oppgaver som å skrive korrespondanse, svare på telefonsamtaler og planlegge avtaler.
En av de viktigste delene av en HR-assistents jobb er å vedlikeholde personelljournaler. Dette innebærer å holde styr på konfidensiell informasjon som ansattes adresseendringer, ytelsesvurderinger, fordeler og lønn.
HR-assistenter kan også hjelpe med rekrutteringsprosessen. Dette kan bl.a legge ut stillingsannonser, forhåndskontrollere søkere, administrere vurderinger til kandidater og informere folk om deres aksept eller avslag på jobben de søkte på.
De kan også forklare helse, funksjonshemming og livsforsikring samt andre fordeler til nyansatte, samle inn fullført papirarbeid, og hjelpe nåværende ansatte som ønsker å endre fordelsplanene sine under åpen påmelding perioder.
Personalassistentens oppgaver og ansvar
Som en del av deres daglige vanlige oppgaver og oppgaver, kan en personalassistent utføre noen eller alle av følgende:
- Arbeid tett med HR-sjefen for å gi støtte etter behov i svært konfidensielle personalsaker og spesielle prosjekter.
- Samhandle med ytelsesleverandører angående påmeldinger og endringer i status, spor ansattes påmeldingstidspunkt, overvåk fordelsfakturering, etc.
- Svar på henvendelser om ansattes retningslinjer.
- Sett sammen, distribuer og spor kandidattilbudspakker og nødvendige handlinger.
- Vedlikeholde alle elektroniske personell-/ytelsesfiler.
- Arbeid med nyansatte for å samle nødvendig papirarbeid.
- Forklar medisinsk, tannlege, livsforsikring, funksjonshemming, 401(k), etc. fordeler for ansatte.
- Delta i alle bedriftsledede opplæringstiltak.
- Bistå HR-spesialist med behandling av oppsigelser.
Personalassistent Lønn
En personalassistents lønn varierer basert på ekspertiseområdet, erfaringsnivå, utdanning, sertifiseringer og andre faktorer.
- Median årslønn: $33 405 ($16,06 /time)
- Topp 10 % årslønn: Mer enn $43 098 ($20,72/time)
- Bunn 10 % årslønn: Mindre enn $25 376 ($12,2/time)
Kilde: Payscale.com, 2019.
Utdanning, opplæring og sertifisering
HR-assistentstillingen innebærer å oppfylle utdannings- og opplæringskrav som følger:
- Utdanning: Personalassistenter trenger minst vitnemål fra videregående eller et General Equivalency Diploma (GED) selv om noen arbeidsgivere foretrekker å ansette kandidater som har en førsteamanuensis eller bachelorgrad.
- Opplæring: Vellykkede søkere har også opplæring i å utføre generelle kontoroppgaver, bruke datamaskiner, vedlikeholde arkivsystemer og i menneskelige ressurser.
Personalassistentens ferdigheter og kompetanser
I tillegg til utdanning og andre krav, kan kandidater som har følgende ferdigheter være i stand til å prestere mer vellykket i jobben:
- Kommunikasjons ferdigheter: Kandidaten må ha sterke kommunikasjonsevner, inkludert gode lytter, tale- og skriveferdigheter.
- Organisatoriske ferdigheter: Fordi en HR-assistent er ansvarlig for å håndtere mye informasjon, trenger han eller hun gode organisatoriske ferdigheter.
- Konfidensialitet: Integritet er en annen nødvendig egenskap siden mye av denne informasjonen er konfidensiell og ikke må deles med andre.
Job Outlook
US Bureau of Labor Statistics anslår at ansettelse av personalassistenter ikke vil endres (verken øke eller reduseres) gjennom 2026. Dette sammenlignet med den anslåtte veksten for alle jobber i alle yrker, på 7 % for perioden fra 2016 til 2026.
Arbeidsmiljø
De fleste i dette yrket jobber på kontorer innenfor en personalgruppe eller avdeling.
Fremdriftsplan
HR-assistentjobber har vanligvis fulltidstimer, i normal arbeidstid.
Hvordan få jobben
FORBEREDE
Se gjennom CV-en din og sørg for å fremheve relevant erfaring som samsvarer med stillingsbeskrivelsen for personalassistenten. Rollespill intervjuspørsmål og svar slik at du kan presentere et profesjonelt, forberedt bilde under intervjuer
SØKE OM
Se på jobbsøkeressurser som Indeed.com, Monster.com og Glassdoor.com for tilgjengelige stillinger. Du kan også besøke ditt karrieresenter på college for å finne ledige stillinger, eller se firmaets nettsteder og søke direkte på ledige stillinger online.
Sammenligning av lignende jobber
Personer som er interessert i en HR-assistentkarriere vurderer også følgende karriereveier, oppført med median årslønn:
- Kundeservicerepresentant: $33 750
- Personalespesialist: $60.880
- Forsikringssalgsagent: $50 600
Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018
