Niewłaściwe zarządzanie kontem powierniczym może mieć straszne konsekwencje dla kariery prawnika, czasem nawet do pozbawienia go prawa wykonywania zawodu. Szkoły prawnicze wykonują fatalną pracę, szkoląc studentów prawa w zakresie obsługi odsetek na rachunkach powierniczych prawników (IOLTA). Większość prawników przechodzi niewielkie lub żadne szkolenie na temat zarządzania rachunkiem powierniczym przed otwarciem własnego.
Jak działa konto IOLTA
Adwokaci często otrzymują honorarium od klientów, gdy wspólnie podpisują umowę umowa retencyjna który określa warunki reprezentacji pełnomocnika. Te pieniądze mają trafić na konto powiernicze prawnika. Następnie mają prawo wypłacić te pieniądze sobie, gdy zakończą pracę dla klienta.
Mogą zgodzić się reprezentować Harry'ego w paskudnym rozwodzie. Harry wypisuje im czek na 10 000 dolarów honorarium. Adwokat wpłaca pieniądze na swoje konto powiernicze, a następnie spędza godzinę pracując nad aktami nowego klienta. Stawka godzinowa adwokata wynosi 150 dolarów. Adwokat jest wtedy uprawniony do przeniesienia 150 $ z tych 10 000 $ z konta powierniczego na swoje konto firmowe. Zasłużyli na to.
Tymczasem na koncie IOLTA pozostaje 9850 $ i jest ono oprocentowane. Odsetki te przeznaczane są na finansowanie różnych usług prawnych, zazwyczaj dla ubogich, pod kierownictwem i nadzorem programie IOLTA.
Prawnicy zwykle popełniają trzy typowe błędy prawników w zarządzaniu tymi kontami.
„Pożyczanie” pieniędzy z konta
Jest NIE legalny sposób pożyczania z konta powierniczego, ale niektórzy prawnicy próbują.
Czasami adwokaci wykorzystują środki z rachunku powierniczego, zanim mają do tego prawo. Mogą wziąć pieniądze z konta powierniczego, zanim zostaną zarobione, ponieważ mają problemy z przepływem gotówki. Mogli nie dokończyć płatna praca przed koniecznością zapłacenia zbliżającego się wydatku — listy płac, czynszu za biuro lub kosztów zaliczkowych w przypadku opłaty warunkowej.
Więc biorą więcej od trustu, niż mają prawo wziąć w tym momencie. Adwokat „pożyczający” te fundusze może mieć zamiar ich zwrotu, ale tego rodzaju sytuacja zwykle rozwija się i kończy bardzo źle dla prawnika — jak również dla klienta.
Czasami adwokat lub ktoś z dostępem do konta powierniczego osiągnął punkt chciwości lub desperacji. Adwokaci mający problemy z nadużywaniem substancji psychoaktywnych lub uzależnieniem od hazardu mogą być szczególnie narażeni na tego typu błędy, ale czasami zdarza się to z powodów, które nie wydają się jasne.
Ten błąd konta powierniczego jest tym, który najprawdopodobniej zakończy karierę prawniczą, gdy zostanie popełniony przez prawnika, ale prawnik jest nadal na haczyku za spłatę środków, nawet jeśli jest to popełnione przez asystenta prawnego lub księgowego.
Mieszanie funduszy adwokata z pieniędzmi klienta
Drugi poważny błąd często wynika z braku zrozumienia, jak powinien działać rachunek powierniczy.
Laura A. Calloway, konsultant ds. zarządzania praktyką prawniczą w Alabama State Bar, mówi:
„Wielu prawników nie rozumie, co się dzieje, a co nie trafia na rachunek powierniczy. Niektórzy zarządzają wszystkim, w tym zarobionymi opłatami, za pośrednictwem konta powierniczego, używając go jako jednego ogólnego dziennika dla swoich firm. Inni przyjmują „zaliczkę”, nie rozumiejąc, że przynajmniej w niektórych jurysdykcjach nie ma czegoś takiego jak bezzwrotna zaliczka. Dlatego nie składają depozytu na poczet przyszłej pracy, tak jak powinni, zwłaszcza jeśli potrzebują go teraz, aby utrzymać włączone światła”.
Adwokat może powiedzieć swojemu klientowi, że opłaty prawne wyniosą 1000 USD, a opłata sądowa wyniesie 200 USD. Klient wypisuje adwokatowi czek na 1200 dolarów. Niektórzy prawnicy umieszczają cały czek na swoich kontach biznesowych, ponieważ większość pieniędzy i tak trafia do prawnika.
Jednak zasady stowarzyszenia adwokackiego wymagają, aby czek trafił na konto powiernicze, nawet jeśli adwokat jest uprawniony do natychmiastowej pełnej opłaty adwokackiej. Część opłaty za złożenie tego czeku musi być przechowywana w zaufaniu.
Niektóre stanowe izby adwokackie zabraniają prawnikom posiadania jakichkolwiek środków osobistych na koncie powierniczym inne pozwalają prawnikom trzymać niewielką kwotę na koncie na pokrycie wydatków związanych z obsługą konto. Zalecaną praktyką jest potrącanie wszystkich opłat za konto powiernicze z konta firmowego, ale nie zawsze tak się dzieje.
W żadnym przypadku pełnomocnik nie może wykorzystywać rachunku powierniczego jako rachunku operacyjnego, rachunku oszczędnościowego lub miejsca do ukrywania aktywów.
Czasami prawnicy nie rozumieją, że nie mogą opłacić rachunków, takich jak koszty ogólne biura bezpośrednio z rachunku powierniczego, nawet jeśli czeki są wypisywane ze środków, które już zostały wypłacone zarobiony. Innym razem adwokaci celowo nadużywają konta powierniczego jako sposobu na ukrycie aktywów.
Niektórzy prawnicy używają swoich rachunków powierniczych jako funduszy na deszczowe dni. Zamiast usuwać wszystkie opłaty po ich zarobieniu, prawnik opóźnia przeniesienie pieniędzy z funduszu powierniczego, aby zmniejszyć ryzyko ich wydania. Jest to zarówno zła praktyka biznesowa, jak i naruszenie etyki, mimo że państwowy fundusz IOLTA może skorzystać z dodatkowych dochodów z odsetek.
Niewłaściwe śledzenie środków klienta
Trzecim głównym sposobem, w jaki prawnicy spieprzyli swoje rachunki powiernicze, jest nieprowadzenie szczegółowej dokumentacji rachunku powierniczego każdego klienta transakcje.
Podczas gdy większość prawników dobrze radzi sobie z przechowywaniem kopii swoich czeków na koncie powierniczym, nie wszyscy pamiętają, że powinni zanotować nazwisko klienta lub numer akt na każdym czeku, gdy jest on wystawiany. I chociaż łatwo jest zapamiętać, dlaczego czek został wypisany miesiąc temu, może być trudno przypomnieć sobie za rok.
I choć nie zdarza się to często, zdarza się, że kancelarie prawne i cała ich dokumentacja ulegają zniszczeniu. Ogień może dość szybko spalić te papierowe pliki, a także zniszczyć dysk twardy komputera.
Jeśli prawnik znajdzie się w sytuacji, w której będzie musiał zrekonstruować zapisy na rachunku powierniczym firmy na podstawie wyciągów bankowych i kopii starych czeków zamówionych w banku, zadanie będzie praktycznie niemożliwe, chyba że te czeki wskażą, czyje pieniądze zostały użyte w każdym z nich transakcja.
Adwokaci są zobowiązani przez swoje izby adwokackie do prowadzenia rejestrów pokazujących, ile pieniędzy każdy klient ma w zaufaniu w danym momencie. Depozyty i wypłaty muszą być wyraźnie śledzone w jakiś sposób, który ułatwia określenie salda rachunku powierniczego każdego klienta. W przeciwnym razie dość łatwo byłoby wydać pieniądze jednego klienta na sprawę innego klienta.
Adwokaci powinni upewnić się, że ich ogólny rachunek powierniczy jest zrównoważony na koniec miesiąca, a także powinni upewnić się, że rachunek każdego klienta jest zrównoważony. Porównanie sald może ujawnić błędy księgowe. Ten prosty krok czasami wychwytuje błędy, które mogły spowodować odrzucenie kontroli konta powierniczego.
Otrzymywać pomoc
Niektórzy prawnicy zdają sobie sprawę, że ich konta powiernicze są schrzanione, ale nie wiedzą, jak rozwiązać ten problem. Jednym z rozwiązań jest kontakt z doradcą ds. zarządzania praktyką prawniczą. Wiele stanowych izb adwokackich oferuje obecnie swoim członkom bezpłatne porady w zakresie zarządzania praktyką prawniczą, a wielu prywatnych doradców w zakresie zarządzania również oferuje swoje usługi za opłatą.
Niektórzy prawnicy mogą obawiać się omawiania sytuacji związanej z rachunkiem powierniczym z prawnikiem pracującym dla adwokatury stanowej z powodu obowiązku zgłaszania naruszeń etyki. Ale zasady etyki zawodowej w wielu stanach wyraźnie wykluczają obecnie konsultantów ds. zarządzania praktyką prawniczą ze zgłaszania takich problemów ich radzie etycznej.
Właściwe zarządzanie kontem powierniczym może być kłopotliwe, ale utrata licencji na praktykę z powodu niechlujnego prowadzenia dokumentacji byłaby znacznie gorsza. Prawnicy, którzy mają problemy z zarządzaniem swoimi rachunkami powierniczymi, powinni niezwłocznie rozwiązać problem, zwracając się o pomoc do wykwalifikowanego specjalisty.
