Zasady przynoszenia własnych urządzeń (BYOD) są ustalane przez firmy, aby umożliwić pracownikom korzystanie z ich osobistych smartfonów, laptopów i tabletów w pracy. Polityka BYOD może pomóc firmie odnieść sukces — zwłaszcza małej firmie — ale należy wziąć pod uwagę pewne wady. Jeśli myślisz o wdrożeniu zasad BYOD, przed podjęciem decyzji warto przejrzeć niektóre za i przeciw.
Zalety
Oszczędności dla firmy na zakupie i wymianie technologii
Brak krzywej uczenia się pracowników
Potencjalna poprawa morale pracowników
Bardziej aktualne technologie dzięki osobistym ulepszeniom
Cons
Bardziej złożone wsparcie IT dla różnych urządzeń i systemów operacyjnych
Wyższe zagrożenia bezpieczeństwa
Potencjalna utrata prywatności pracowników i firmy
Niektórzy pracownicy mogą nie mieć własnych urządzeń
Zalety polityki BYOD
Oszczędności:
Dzięki polityce BYOD nie będziesz musiał kupować telefonów i laptopów dla każdego pracownika. Niektórzy pracownicy mogą nie mieć własnych urządzeń, ale niedawna ankieta Pew Research wykazała, że 77% dorosłych Amerykanów ma już smartfon, a 92% osób w wieku od 18 do 29 lat ma taki.
Ponadto pracownicy są bardziej skłonni lepiej dbać o swój sprzęt, ponieważ tak naprawdę należy on do nich. Zwykle pracownicy wiedzą, że jeśli zgubią lub zepsują telefon służbowy, jest to bolesne, ale firma zapewni nowy. Jeśli zgubią lub zepsują swój telefon, ta strata jest zwykle znacznie większym problemem dla pracownika.
Wygoda:
Pracownicy mogą włożyć jeden telefon do kieszeni lub teczki i nie muszą martwić się o obsługę i reagowanie na dwóch urządzeniach.
Preferencje pracowników:
Jeśli John lubi iPhone'y, a Jane Androidy, oboje mogą z radością korzystać z preferowanego systemu. Nie muszą uczyć się nowego systemu. Często, jeśli Twoja firma płaci za instalację pakietu Microsoft Office lub Photoshopa lub innego oprogramowania, którego potrzebuje pracownik do pracy na osobistym laptopie pracownika, pracownik cieszy się, że ma oprogramowanie do pracy osobistej jako Dobrze.
Efektywność:
Pracownicy nie mają krzywej uczenia się nowego sprzętu, ponieważ już wiedzą, jak korzystać z własnych urządzeń elektronicznych. Mogą wskoczyć już pierwszego dnia, aby uzyskać natychmiastową produktywność.
Najnowsza technologia:
Aktualizacja sprzętu to dla każdej firmy ogromny wydatek, ale pracownicy często są bardziej zmotywowani do płacenia za wymianę telefonów lub laptopów na najnowsze dostępne urządzenia.
Wady polityki BYOD
Bardziej złożone systemy wsparcia IT:
Jeśli każdy pracownik ma standardowy komputer, tablet i telefon, działowi IT łatwiej jest wspierać i naprawiać urządzenia. Jeśli każdy ma własne urządzenie, utrzymanie funkcjonowania elektroniki może stać się znacznie bardziej skomplikowane. Jeśli musisz zainstalować niestandardowe oprogramowanie, czy będzie ono działać na wszystkich urządzeniach? Co jeśli Jane nie chce zaktualizować swojego laptopa? Co jeśli John chce uruchomić Linuksa, podczas gdy wszyscy inni korzystają z systemu Windows?
Wyższe zagrożenia bezpieczeństwa:
Jakie rodzaje danych generuje i wykorzystuje Twoja organizacja? Łatwo jest ustalić zasady dotyczące tego, jak pracownicy powinni korzystać z urządzeń firmowych, ale nie jest to takie proste powiedz swoim pracownikom, że nie mogą pozwolić swojemu 13-latkowi pisać szkolnej gazetki na własnym laptopie dom. Co zamierzasz zrobić, aby upewnić się, że informacje o Twojej firmie są bezpieczne?
Ponadto, gdy pracownicy odejdą z firmy, będziesz chciał usunąć wszelkie poufne informacje z dowolnego urządzenia pracownika. Ale nie chcesz usuwać ich danych osobowych. Nikt nie będzie zadowolony, jeśli powiesz: „Działalność informatyczna musi usunąć wszystkie Twoje zdjęcia i dokumenty z komputera, aby upewnić się, że nie zabrałeś żadnych poufnych informacji”.
Potencjalna utrata prywatności:
Musisz ustalić, w jaki sposób zabezpieczysz poufne informacje swojej firmy, zanim pracownik zgodzi się używać swojego sprzętu do pracy. Upewnij się, że od początku jasno określisz, co zrobisz z informacjami niejawnymi na urządzeniu, bo inaczej będziesz mieć problemy, gdy pracownik odejdzie.
Jeśli Jane jest sprzedawczynią, która używa swojego prywatnego numeru telefonu do celów służbowych, kiedy odchodzi i przenosi się do konkurencji, wszyscy jej klienci nadal mają jej numer telefonu w swoich rejestrach.
Kiedy zadzwonią, ona odpowie, a Jane będzie miała o wiele łatwiej przenieść tych klientów do swojej nowej firmy. Nawet jeśli Jane podpisała umowę o zakazie konkurencji, jeśli klienci przyjdą do Jane, nie możesz ich legalnie powstrzymać. Dopóki Jane nie ściga klientów, jest czysta.
Wnioski dotyczące zasad BYOD
Polityka BYOD może dobrze sprawdzać się w mniejszych firmach. Jednak mądrze jest nie podejmować decyzji wyłącznie na podstawie czynników związanych z wygodą i kosztami. Zastanów się, jak polityka BYOD wpłynie na Twoją firmę pod względem prywatności, ochrony danych firmowych, bezpieczeństwa i wsparcia IT. Będziesz chciał również pomyśleć o tym, jakiego urządzenia Twoi pracownicy chcą używać do pracy. Patrz w przyszłość i podejmuj decyzje dotyczące postępowania z urządzeniami, gdy pracownik opuści Twoją organizację.
Suzanne Lucas jest niezależną dziennikarką specjalizującą się w zagadnieniach związanych z zasobami ludzkimi. Prace Suzanne były prezentowane w znanych publikacjach, w tym w „Forbes”, „CBS”, „Business InsideR," i „Yahoo”.
