Pytanie pracownika wydaje się proste, jednoznaczne i powinno być łatwe do udzielenia odpowiedzi. Prawidłowy? Nie, jeśli masz pracę Zasoby ludzkie. Nawet najprostsze pytanie pracownika wywołuje niezliczone sygnały ostrzegawcze dla zespołu HR pracodawcy. Po raz kolejny idziesz tą pięciotorową ścieżką. Jak zadowolić wszystkich pięciu interesariuszy, jednocześnie uczciwie traktując obecnego pracownika?
Co jest najlepsze dla pracodawcy? Co jest najlepsze dla pracownika? Co jest zgodne z prawem lub wymagane przez agencję rządową? Co stanowi precedens dla przyszłych decyzji dotyczących i sprawiedliwego traktowania pracowników? Jaka decyzja spowoduje, że zostaniesz pozwany ze wszystkimi towarzyszącymi kosztami i obciążeniem?
Nie możesz podjąć decyzji, jeśli nie satysfakcjonuje ona wszystkich pięciu interesariuszy – do pewnego stopnia. Czy naprawdę można się dziwić, że czasami cierpi na tym interesariusz pracowników? Oto, jak ludzie z działu kadr muszą myśleć i podejmować decyzje, aby odpowiedzieć na pytanie pracownika. Jako przykład posłużmy się modyfikacją polityki wyjazdowej tej firmy na targi.
Jak dział HR myśli, podejmuje decyzje i odpowiada na pytania
Pytanie zadane przez czytelnika wydawało się dość proste. Pracownik, który podróżuje służbowo na targi i inne imprezy dla klientów, chciał wydłużyć swój czas w mieście eventowym, wykorzystując urlop. Bez problemu.
To znaczy żaden problem, dopóki dział HR nie poinformował go, w jaki sposób dni zostaną naliczone na poczet jego płatnego urlopu. Ze współczuciem zarówno dla działu HR, jak i dla pracownika, oto, jak osoba z działu HR musi myśleć i podejmować decyzje.
Pracownik udał się w niedzielę na targi. (Nie ma problemu z tym czasem podróży; firma, zgodnie z polityką, którą rozumieją wszyscy pracownicy, nie płaci zwolnionym pracownikom za czas podróży weekendowych). pracownik pracował od poniedziałku do środy na targach i chciał rozpocząć korzystanie z urlopu po wydarzenie.
Ok, powiedział kierownik HR, czwartek i piątek to dni wolne od pracy. Nie, odpowiedział pracownik, w czwartek normalnie pojechałbym z powrotem do firmy; ponieważ ten dzień byłby płatny w ramach mojego normalnego tygodnia pracy, nie jest sprawiedliwe zmuszanie mnie do wzięcia urlopu na pokrycie czwartku. Jesteś ze mną?
Myślenie i podejmowanie decyzji w dziale HR zaczyna się toczyć
W porządku, mówi kierownik HR, którego pierwszą skłonnością jest uznanie czwartku za dzień urlopu, ponieważ pracownik w rzeczywistości nie wykorzystuje tego dnia na powrót do firmy. Osoba HR słusznie nie chce podejmować decyzji o urlopach pracowniczych na zasadzie indywidualnej dla pracowników uczestniczących w wydarzeniach sponsorowanych przez firmę.
Konsultując się z kilkoma dyrektorami generalnymi i innym pracownikiem działu HR, obie decyzje miały zwolenników. Jeśli pracownik miał wrócić z konferencji w środę i pracować w czwartek, to czwartek powinien być dniem wolnym od pracy.
Jeśli czwartek byłby normalnie dniem podróży, liczyłby się jako dzień pracy, a nie jako dzień urlopu. W normalnych warunkach i tak by wrócił, a firma nie powinna go karać za to, że przedłużył swój pobyt urlopem.
Ale zdecydował się nie podróżować z powrotem, ale zamiast tego pojechać na wakacje, powiedzieli dysydenci. To nie jest problem firmy i płacimy za czas podróży tylko wtedy, gdy pracownik wykorzysta dzień powszedni na powrót. Ponieważ nie płacimy za czas podróży w weekendy i nie ma czegoś takiego jak dzień podróży, pracownicy powinni otrzymywać wynagrodzenie tylko wtedy, gdy pracują.
Poza tym zwykle pracownik, o ile nie został przydzielony do rozbiórki stoiska, powinien wrócić w środę i stawić się w pracy w czwartek. Mógł umówić się na późne przybycie ze swoim przełożonym, gdyby jego lot miał efekt czerwonych oczu.
W takim przypadku nie ma wątpliwości, że czwartek powinien być dniem wolnym od pracy. Ale jaka była dotychczasowa praktyka w firmie? Czy oczekuje się, że pracownicy wrócą w środę, jeśli to możliwe, czy też czwartek jest normalnym dniem podróży powrotnej.
Większość pracowników chce jak najszybciej wrócić do domu i pracy. Więc wracają do domu w środę, jeśli jakikolwiek lot jest możliwy, zamiast spędzać noc samotnie w obcym mieście, gdzie nie ma nic do roboty.
Jest to również kwestia sektora prywatnego i publicznego. Jeśli jesteś pracownikiem sektora publicznego, często pracującym na wynegocjowanych warunkach umowy związkowej, oczekujesz takich świadczeń jak wynagrodzenie za każdą przepracowaną minutę. Jeśli nie w bezpośredniej rekompensaty, pracownik sektora publicznego oczekuje czas komp za przepracowane godziny i oczekuje wynagrodzenia również za podróże w weekendy.
Takie myślenie jest przekleństwem dla pracodawcy z sektora prywatnego, który oczekuje, że zwolnieni pracownicy wykonają pracę i osiągną cele. W rzeczywistości myślenie jak pracownik godzinowy utrudni twoją karierę i sprawi, że będziesz mniej ceniony jako pracownik. Oto kilka wcześniejszych przemyśleń na temat rekompensowania pracownikom czasu podróży.
Jeśli pracownik jest na godzinę lub niewykwalifikowany pracownik, pracodawcy muszą uwzględnić płatny czas dojazdu plus godziny przepracowane na targach. Kiedy pracownik ma prawo do pracy w godzinach nadliczbowych, przepisy te obowiązują nawet w ruchu drogowym.
(Jest to jedna z teorii wyjaśniających, dlaczego pracownicy niezwolnieni tak rzadko są proszeni o podróżowanie na imprezy i szkolenia dla klientów. Przepisy rządowe sprawiają, że koszty ich obecności są wygórowane, a przynajmniej uciążliwe do rozliczenia i opłacenia przez pracodawców. I chociaż te zasady mogą hamować wykorzystanie i rozwój kariery pracowników godzinowych, HR sympatyzuje z pracodawcami.)
Uwagi dotyczące decyzji HR dotyczącej polityki dotyczącej targów
Kolejnym problemem, który dział HR musi wziąć pod uwagę w tym przypadku, jest to, że wielu pracowników często podróżuje na targi i inne imprezy firmowe. Podjęta decyzja w tym przypadku niesie za sobą daleko idące konsekwencje dla pracodawcy i rozstrzygnięcie o innych żądaniach pracownika w przyszłości.
Czy dział HR naprawdę chce podejmować takie decyzje indywidualnie? Kiedy kończy się praca, a zaczyna urlop? Gdy targi zakończą się o godz. w środę?
Kiedy odlatuje ostatni samolot do miasta rodzinnego pracownika w środę wieczorem? Co jeśli w środę nie ma samolotu? Ile dokumentacji i badań dział HR będzie musiał wymagać w przyszłości od innych pracowników, aby zapewnić spójność i uczciwość decyzji księgowych firmy dotyczących czasu wolnego?
W pewnym momencie HR musi stwierdzić, że decyzja na korzyść tego pracownika, aby ten czwartek był dniem wolnym od pracy, ma zbyt wiele konsekwencji dla podobnych próśb w przyszłości. Pracownik będzie się czuł, co zrozumiałe, nieszczęśliwy.
Ale nikt w HR, kogo znam, nie chce spędzać czasu pracy jako policjant odpowiedzialny za czas HR. Pracownik decyduje się nie podróżować z powrotem w płatnym czasie; może wrócić, jeśli chce swojej zapłaty, a potem wyjechać na wakacje. Każda inna decyzja otwiera zbyt dużą puszkę robaków.
Ostatnia myśl dla osoby z działu HR dotyczy tego, jak pracownicy byli traktowani w przeszłości. Czy pracownicy zazwyczaj podróżują w środę wieczorem lub w czwartek? Jeśli w czwartek, czy oczekuje się, że pojawią się w biurze? Jeśli w środę wieczorem, ile czasu w czwartek mają pracować?
Jeśli w normalnym trybie pracy wróciłby w środę wieczorem, to czwartek powinien się liczyć jako urlop. Jeśli w ramach normalnej działalności podróżowałby w czwartek, ale oczekuje się, że pojawi się również w miejscu pracy w czwartek, wówczas czwartek powinien zostać uznany za dzień urlopu.
Ach, pierwszy raz spotykasz się z tym pytaniem? Świetnie. Masz szansę ustanowić precedens i ustalić politykę i praktyki podróżnicze swojej firmy.
Prawdopodobnie możesz nawet dodać swoją decyzję do pliku podręcznik pracownika, aby wszyscy pracownicy znali ukształtowanie terenu i mogli kierować się przy podejmowaniu decyzji w przyszłości.
HR osiąga rozwiązanie
Co powiesz na rozwiązanie obecnego pytania? Jak firma radziła sobie z podróżami pracowników na targi i imprezy dla klientów w przeszłości? Czy pracownicy wracają tej nocy i pracują następnego dnia, czy też firma daje im swobodę i pozwala im wrócić dzień po wydarzeniu i zgłosić się do pracy następnego dnia?
Określ, co rządziło zarządzaniem tymi praktykami w przeszłości, według kilku twoich menedżerów, którzy są odpowiedzialni za pracowników uczestniczących w wydarzeniach skierowanych do klientów. Dotychczasowa praktyka zadecyduje o wykorzystaniu dnia urlopu – lub nie – dla brak w czwartek.
Co się stanie, jeśli odkryjesz – co jest prawdopodobne – że praktyki były niespójne we wszystkich obszarach i nie istnieją żadne wyraźne wcześniejsze praktyki? Narysuj linię na piasku. Powiedz aktualnie proszącemu pracownikowi, który nie miał żadnych zasad, którymi się kierował, że może wykorzystać dzień urlopu w czwartek. Następnie:
- Opracuj swoją politykę,
- Dodaj zasady do podręcznik pracownika,
- Przeszkolić pracowników podróżujących w zakresie zmienionej polityki,
- Poinformuj menedżerów, że uznaniowość kierownictwa nie będzie już kierować decyzjami dotyczącymi podróży pracowników, ponieważ decyzje te nie były spójne i sprawiedliwe oraz
- Skorzystaj z nowej polityki do podejmowania spójnych, sprawiedliwych decyzji w przyszłości.
Język zasad podróży na przyszłość
W firmie, w której pracownicy często podróżują służbowo, a zwłaszcza jeśli grupa pracowników jest duża, byłoby to koszmar dla firmy, aby podejmować decyzje na podstawie indywidualnych przypadków, a firma nigdy nie może być uczciwa w całym zakresie tablica. Wymagania dokumentacyjne dla pracowników dodać niepotrzebnego obciążenia.
Dokuczanie dobrym, wnoszącym wkład pracownikom ponad minutowe śledzenie czasu jest obraźliwe i poniżające – dla kierownika, działu HR i pracownika. I to pokonuje Twoim celem jest zaufanie pracownikom, traktując pracowników jak osoby dorosłe i oczekując od pracowników podejmowania odpowiedzialnych decyzji zgodnie z określonymi wytycznymi.
Tak więc, w zależności od potrzeb Twojej firmy, oto zasady zalecane jako część ogólnej polityki dotyczącej podróży. (Masz całą masę dodatkowych decyzji dla kompleksowej polisy.)
A tak przy okazji, jeśli masz tylko kilku pracowników, którzy podróżują? Zignoruj całe to myślenie i podejmowanie decyzji w dziale HR. Ojej! Menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące rozliczania czasu indywidualnie dla każdego przypadku.
Podróż do iz wydarzeń sponsorowanych przez firmę:
W (nazwa firmy) pracownicy często podróżują służbowo. Pracownicy uczestniczą w szkoleniach lub spotkaniach stowarzyszeń zawodowych, odwiedzają dostawców i konkurencję, spotykają się z klientami i uczestniczą w nich Pokazy handlowe i inne zdarzenia interakcji z klientami, by wymienić tylko kilka przykładów. Ponieważ wydarzenia te często odbywają się w pożądanych lokalizacjach, pracownicy często proszą o wykorzystanie czasu WOM lub urlopu na przedłużenie pobytu w miejscu wydarzenia.
W takich przypadkach firma jest odpowiedzialna za koszt podróży pracowników w tym samoloty, taksówki, autobusy lotniskowe i niezbędne środki transportu od dnia, w którym pracownik podróżuje na wydarzenie, do momentu zakończenia przez pracownika spraw firmowych podczas wydarzenia. Pracownik musi rozliczyć każdy dodatkowy dzień tygodnia zwolniony z pracy po zdarzeniu jako płatny urlop, czas PTO lub bezpłatny urlop za zgodą kierownictwa.
Wszelkie koszty poniesione przez pracownika lub osoby towarzyszące w podróży, wyżywieniu, zakwaterowaniu, transporcie itp. podczas korzystania z urlopu muszą być pokryte przez pracownika. Część biletu lotniczego, zakupiona przez firmę na powrót pracownika po uczestnictwie w imprezie, lub rozliczony przebieg, zwykle opłacane przez firmę za powrót pracownika, mogą zostać wykorzystane na powrót pracownika do domu.
Firma nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów. Pracownik musi rozliczyć się z każdego dnia wolnego po imprezie sponsorowanej przez firmę.
Tak, to długa odpowiedź na pytanie pracownika o wykorzystanie urlopu na wydłużenie podróży służbowych. Ale jest to dobry przykład wszystkich czynników, które HR musi wziąć pod uwagę w myśleniu i podejmowaniu decyzji HR. To nie jest zabawne dla HR, ale myślenie i podejmowanie decyzji HR jest niezbędne, aby zaspokoić potrzeby pięciu interesariuszy firmy.
Czy tylko nie nienawidzę żargonu HR? Zacznij od słowa: zachęcać.
