Jedną z przyjemności zarządzania jest wspieranie rozwoju członków Twojego zespołu. Jednym z wyzwań związanych z zarządzaniem jest radzenie sobie z wieloma błędami popełnianymi przez pracowników na przestrzeni czasu. I chociaż błędy są potencjalnie obciążające, twoja reakcja na błędy stanowi potężną okazję do nauki dla członków twojego zespołu.
Ten artykuł przedstawia siedem najczęstszych błędów popełnianych przez pracowników i zawiera wskazówki dotyczące najlepszych sposobów radzenia sobie z nimi przez menedżerów w konstruktywny sposób.
1. Pytanie: „Co powinienem zrobić?”
Wielu pracowników czuje się niekomfortowo podejmując ryzyko lub robiąc coś w sposób, który rozczarowuje lub złości kierownika. Jeśli karmisz ten nawyk, udzielając wskazówek, Twoi pracownicy mogą nie czuć się uprawnieni do podejmowania działań i rozwiązywania problemów lub podejmowania decyzji.
Rozwiązanie: Odpowiedz na pytanie „Co powinienem zrobić?” zapytanie z: „Nie jestem pewien. Jak myślisz, co powinieneś zrobić? Pozwól pracownikowi przemyśleć i zaproponować odpowiedź. Jeśli jest w sąsiedztwie poprawności, zaoferuj: „To dobry pomysł. Dlaczego nie spróbujesz? Jeśli nie jest całkiem w porządku, zadaj pytania, które zachęcą ich do krytycznego myślenia.
Konsekwentne stosowanie tej techniki wesprze rozwój pracowników i poprawi poczucie sprawczości i zaangażowania.
2. Brak komunikacji z odpowiednim poziomem szczegółowości
Pracownicy błądzą w jednym z dwóch kierunków w tej kwestii. Albo dzielą się z tobą za dużo, albo za mało. To pierwsze jest irytujące, a drugie może zaszkodzić Twojej wiarygodności, jeśli zostaniesz przyłapany na nieświadomości kluczowych kwestii.
Rozwiązanie: Poinformuj nowych pracowników o swoich preferencjach komunikacyjnych, aby uzyskać szczegółowe informacje. Jeśli lubisz patrzeć na cały obraz, zachęć swoich pracowników do dostarczania szczegółowych informacji i raportów. Jeśli wolisz tylko szczegóły i kluczowe punkty na najwyższym poziomie, zaproponuj im kilka przykładów, a przy kilku pierwszych aktualizacjach lub raportach usiądź z nimi i przekaż im konkretną opinię.
Pomaganie pracownikom w zrozumieniu, jak komunikować się z odpowiednim poziomem szczegółowości, wzmocni Twoją zdolność do wykonywania pracy i wyeliminuje zgadywanie ze strony pracownika.
3. Brak komunikacji z odpowiednią częstotliwością
Podobnie jak w przypadku opisanego powyżej „poziomu szczegółowości”, każdy menedżer preferuje częstotliwość komunikacji z podwładnymi. Niektórzy menedżerowie preferują codzienną komunikację i aktualizacje statusu. Inni wolą okresowo angażować się w aktualizacje statusu, ale codzienna komunikacja nie jest wymagana.
Rozwiązanie: Jesteś winien swoim pracownikom podkreślenie protokołu komunikacyjnego. Pozwól im zrozumieć Twój styl i potrzeby oraz zaoferuj pozytywne wsparcie, gdy dostosują swoje nawyki do Twoich potrzeb. Oczywiście jako menedżer masz również obowiązek zrozumieć ich preferencje i dostosować się do ich stylu we własnych interakcjach z pracownikami. Pamiętaj też, aby uświadomić swoim pracownikom, że muszą natychmiast powiadomić Cię o nagłych wypadkach i dużych problemach.
Kultywowanie skutecznej procedury komunikacji z pracownikami pomoże im zorganizować własną pracę i działać z pewnością, że odpowiednio Cię wspierają.
4. Zatajanie złych wiadomości
Jeśli kiedykolwiek byłeś zaskoczony problemem, w który jeden z Twoich pracowników był zaangażowany lub o którym wiedział, rozumiesz, jak irytujący może być ten problem. Twoja tendencja może polegać na okazywaniu kombinacji złości i frustracji. Zamiast tego ugryź się w język i postępuj zgodnie z opisanym tutaj rozwiązaniem.
Rozwiązanie: Wykorzystaj swoje umiejętności udzielania informacji zwrotnej i przypomnij sobie, że kiedy nastroje są gorące lub sytuacja jest naładowana emocjonalnie, przed przekazaniem informacji zwrotnej powinieneś mieć czas na ochłonięcie. Kiedy już się uspokoisz, rozpocznij dyskusję od bezemocjonalnego opisu, w jaki sposób niepodzielenie się złymi wiadomościami utrudnia ci pomoc w rozwiązaniu problemu i wykonywaniu pracy. Wskaż, że byłeś zdenerwowany, że zostałeś przyłapany na nieświadomości i że był to błąd, który nie może się powtórzyć. Nie ma potrzeby zagłębiać się w to, dlaczego pracownik wstrzymał się z poinformowaniem Cię. Po prostu potwierdź, że zaangażowanie cię w przyszłe sytuacje jest dla nich niezwykle ważne. Zapytaj, czy rozumieją, a następnie zakończ dyskusję i przejdź dalej.
Gotowość do podzielenia się złymi wiadomościami z szefem jest funkcją zaufania. Możliwe, że Twój pracownik założył, że będziesz zły i że wiadomość może zagrozić jego zatrudnieniu lub przynajmniej Twojej ocenie. Musisz podkreślić, że dzielenie się z tobą złymi wiadomościami jest zarówno oczekiwane, jak i bezpieczne. Pamiętaj tylko, aby nie strzelać metaforycznie do posłańca.
5. Plotkowanie
Wyeliminowanie dialogu na temat problemów i ludzi w miejscu pracy jest prawie niemożliwe. Jednak wszyscy wiemy, że plotki są potencjalnie mylące, a nawet złośliwe. Jeśli obserwujesz, jak pracownicy plotkują, jest to okazja do wzmocnienia pozytywnych podstawowych wartości.
Rozwiązanie: Zrób wszystko, co w twojej mocy, aby podzielić się z członkami swojego zespołu destrukcyjnym potencjałem plotek. Poinformuj ich, że osoby angażujące się w plotki i rozpowszechniające je ryzykują utratę własnej reputacji. Wzmocnij potrzebę ignorowania plotek i zamiast tego zachęcaj ich do szukania ludzi i zadawania pytań, jeśli mają problemy lub wątpliwości w miejscu pracy.
Otwarty, szczery dialog jest lepszy niż wątpliwe zarzuty podnoszone za czyimiś plecami. Twoja praca nad eliminacją plotek zaowocuje zdrowym miejscem pracy, w którym pracownicy zawsze będą się szanować.
6. Niedokończenie projektów
Jeden z menedżerów opisał to jako „70-procentowy efekt”, w którym pracownik rozpoczynał główne inicjatywy, ale nigdy ich nie kończył. „Przeszedł większość drogi, ale nigdy do końca nie dojechał” – skarżył się kierownik.
Rozwiązanie: Wzmocnienie kultury odpowiedzialności za wyniki ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu. Naucz pracowników stosowania odpowiednich technik zarządzania projektami, w tym określania terminów ich zakończenia i dostarczenia. Chociaż terminy czasami się przesuwają, Twoim obowiązkiem jest dopilnowanie, aby Twoi pracownicy dotrzymali słowa i doprowadzili każdy projekt do zamknięcia.
Zbyt wiele zalegających projektów pochłania zasoby i uwagę kierownictwa. Jeśli zmagasz się z „70-procentowym centrum”, podwój wysiłki, aby obserwować, trenować i podejmować działania. Tak jak twoi pracownicy oczekują od ciebie jako menedżera 100%, tak ty oczekujesz tego samego od nich.
7. Brak współpracy ze współpracownikami
Jeśli nie będziesz ostrożny, możesz zostać sędzią dla swoich pracowników. Nierzadko zdarza się, że pracownicy nie zgadzają się w bliskich kontaktach. Kiedy jednak zaczną błagać Cię o rozwiązanie problemów z komunikacją, nadszedł czas, aby podjąć inną formę działania.
Rozwiązanie: Spotkaj się indywidualnie, a następnie jako grupa, aby przejrzeć ich wyzwania komunikacyjne. Ponownie, opierając się na swoich najlepszych umiejętnościach przekazywania informacji zwrotnych, opisz szczegółowo, w jaki sposób takie zachowanie szkodzi wydajności i sukcesowi w miejscu pracy. Wzmacniaj, że umniejsza to ich własne wyniki. Zaproponuj szkolenie z prowadzenia trudnych dyskusji. Obserwuj strony w działaniu i oferuj obszerne szkolenia i informacje zwrotne.
Uczenie członków zespołu prowadzenia trudnych dyskusji zwiększa szansę na uzyskanie wysokiej wydajności i minimalizuje potrzebę pełnienia funkcji sędziego. Zamiast opowiadać się po którejś ze stron, szkol poszczególne osoby, aby rozwiązywały własne problemy.
Poruszanie się po problemach i błędach pracowników jest po prostu częścią Twojej roli jako menedżera. Zawsze postrzegaj problemy jako okazję do nauczania, szkolenia, coachingu i poprawy wyników. Twoje pozytywne podejście do tych często frustrujących czynności da dobry przykład wszystkim członkom Twojego zespołu.
