Planowanie sukcesji ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia długoterminowego sukcesu każdej organizacji. „Plan sukcesji” zwykle oznacza jedną z trzech rzeczy:
- Koncepcja, pomysł, prognoza lub nadzieja bez niczego faktycznie udokumentowanego.„Nasz dyrektor generalny, który ma 63 lata, powiedział, że za dwa lata przejdzie na emeryturę. Któregoś dnia musimy sporządzić plan sukcesji”.
- Obszerny zestaw dokumentów, często używany w formalnej Radzie Dyrektorów lub kierownictwie wyższego szczebla spotkań, które obejmują wykresy zastępcze dla kluczowych stanowisk, profile stanowisk, wyniki i siatki potencjałów, plany rozwoju, profile kadry kierowniczej, modele kompetencyjne, strategię zarządzania firmą i talentami oraz inne różne dokumenty. Chociaż inteligentne firmy dołożyły wszelkich starań, aby uprościć te dokumenty do kilku niezbędnych, wiele firm nadal nazywa ten dziesięciofuntowy stos dokumentów „książką”. „Musimy przygotować nasz roczny plan sukcesji na zbliżające się posiedzenie zarządu. Lepiej zamów nową ryzę papieru.
- Lista nazwisk, które mogłyby zastąpić kluczowe stanowisko w organizacji. Nazywa się je często „wykresami zastępczymi”. „Kluczowe stanowiska” to zazwyczaj stanowiska poziomu „C”, tj. CEO, CFO, COO; rodzaje stanowisk, na których firma mogłaby być podatna na zagrożenia, gdyby osoba zajmująca stanowisko wygrała na loterii lub została potrącona przez autobus.
Plan sukcesji
Plany sukcesji to poufne dokumenty, do których wgląd mają zazwyczaj tylko działy HR, zarząd lub dyrektorzy wysokiego szczebla, którzy muszą je znać. Można je wprowadzać i organizować za pomocą zaawansowanych systemów oprogramowania lub tak prostych, jak dokument Word.
Przy wdrażaniu procesu planowania sukcesji przekonałam się, że warto zacząć od przykładu lub szablonu, a następnie dostosować go do potrzeb stanowiska lub organizacji. W rzeczywistości, jeśli chodzi o wyjaśnianie kierownictwu, jak wypełnić plan sukcesji, zignorują każdy szczegółowych instrukcji ustnych lub pisemnych, które im przekazujesz, i po prostu intuicyjnie wypełniają dowolny formularz, który im dostarczysz ich. W dziewięćdziesięciu procentach przypadków robią to z grubsza dobrze, a reszta dzwoni do ciebie z pytaniami.
Kiedy szukałem w Google „szablonów planu sukcesji”, większość tego, co znalazłem, nie była zbyt przydatna. To prawda, że dobry plan sukcesji powinien zawierać więcej niż kilka nazwisk nabazgranych na odwrocie serwetki, ale w praktyce często to wszystko, czego potrzebujesz, aby podjąć większość decyzji.
Właściwe „elementy danych”
Nie ma znaczenia, czy projektujesz system oprogramowania, czy korzystasz z formularzy, oto „elementy danych”, które zawsze powinny być uwzględniane wraz z instrukcjami:
- Pozycja: Jest to stanowisko, które planujesz pewnego dnia zastąpić — zwykle jest to kilka stanowisk o znaczeniu krytycznym, często „na poziomie C”.
- Beneficjant: Osoba zajmująca dziś stanowisko.
- kandydaci: Nazwiska osób, które mogą potencjalnie objąć to stanowisko. Nie ma magicznej liczby, ale zwykle około trzech. Zwykle są wewnętrzne, ale mogą być również zewnętrzne.
- Ocena gotowości dla każdego kandydata: Pewien wskaźnik gotowości kandydata do objęcia roli, np. „natychmiast, w ciągu jednego do dwa lata, w ciągu dwóch do pięciu lat” lub ocenę, taką jak „wysoka, średnia i niska” lub „zielona, żółta i czerwony."
Naprawdę o to chodzi. Organizacje czasami dołączają zdjęcia urzędującego i kandydatów i przedstawiają je na schemacie organizacyjnym – dobry pakiet oprogramowania HR zrobi to za Ciebie. Jasne, są inne pola, które możesz uwzględnić, ale upewnij się, że informacje są absolutnie niezbędne. Szczegóły można zawrzeć w dokumentach uzupełniających. Na przykład dodatkowe informacje o kandydatach mogą znaleźć się w profilach stanowisk i planach rozwoju.
Inne uwagi
- Trzy najważniejsze potrzeby rozwojowe dla każdego kandydata
- Trzy najlepsze działania rozwojowe dla każdego kandydata
- Informacje demograficzne dla każdego kandydata, tj. wiek, płeć, kategoria EEO, lokalizacja, obecne stanowisko, kategoria płac itp.
- Wydajność i potencjalna ocena dla każdego kandydata, tj. „3A, „1B” itp.
- Informacje o ocenie: oceny wydajności, oceny potencjalnych, oceny behawioralne itp.
- Ryzyko utrzymania urzędującego i kandydatów
- Możliwość relokacji dla kandydatów lub chęć przeprowadzki
Jestem pewien, że jest więcej, ale znowu, więcej nie zawsze znaczy lepiej. Bardzo wierzę w K.I.S.S. metoda planowania sukcesji. Jak zawsze mawiał mój przyjaciel Alex: „tylko dlatego, że my Móc zbierać informacje nie oznacza my powinien."
