Zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą. Nie można tak naprawdę „zarządzać” czasem, ponieważ doba ma 24 godziny, godzinę ma 60 minut, a minuta ma 60 sekund — i to nigdy się nie zmienia. Możesz jednak kontrolować, gdzie i jak spędzasz czas i podejmować działania w celu ograniczenia lub wyeliminowania marnotrawców czasu. Oto dziesięć ponadczasowych sposobów na przejęcie kontroli nad swoim harmonogramem każdego dnia, aby jak najlepiej wykorzystać dostępny czas.
1) Ustal priorytetowe cele
Bez celów może się okazać, że masz tendencję do gonienia za tym, co wydaje się najpilniejsze lub co patrzy ci prosto w twarz. Trudno nie rozpraszać się błyszczącymi przedmiotami. Aby temu zapobiec, ustal swoje prawdziwe priorytety życiowe i dąż do nich, wyznaczając roczne, miesięczne, tygodniowe i dzienne cele lub pożądane rezultaty. Oceń każdą z nich, korzystając z następującego systemu:
- Ważność: (A=wysoka, B=średnia, C=niska)
- Pilność: (1=wysoka, 2=średnia, 3=niska)
Zawsze pracuj najpierw nad najpilniejszymi i najważniejszymi celami i zadaniami (A1), a następnie przesuwaj listę w dół.
2) Postępuj zgodnie z zasadą 80/20
Zasada 80/20, znana również jako zasada Pareto, mówi, że 80 procent twoich wyników pochodzi z 20 procent twoich działań. To sposób na sprawdzenie wykorzystania czasu, nadanie priorytetu wybranym zadaniom względem najważniejszych celów. Czy koncentrujesz się na 20 procentach działań, które przynoszą 80 procent pożądanych rezultatów?
3) Naucz się mówić nie
Chociaż wspaniale jest być graczem zespołowym, ważne jest również, aby wiedzieć, kiedy i jak być asertywnym i pozwolić ludzie wiedzą, że nie możesz w tej chwili spełnić ich prośby, jeśli koliduje to z osiągnięciem celów. Jeśli zgodzisz się podjąć to zadanie, wynegocjuj termin, który pomoże im osiągnąć ich cele bez poświęcania własnych.
4) Pokonaj prokrastynację za pomocą systemu 4D
- Usuń to: Jakie są konsekwencje niewykonania zadania w ogóle? Rozważ zasadę 80/20; może nie trzeba tego robić w pierwszej kolejności.
- Deleguj to: Jeśli zadanie jest ważne, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę jest to coś, za co jesteś odpowiedzialny w pierwszej kolejności. Czy zadanie można powierzyć komuś innemu?
- Zrób to teraz: Odkładanie ważnego zadania, które należy wykonać, wywołuje jedynie uczucie niepokoju i stresu. Zrób to tak wcześnie, jak tylko możesz.
- Odraczać: Jeśli zadanie nie może być wykonane szybko i nie ma wysokiego priorytetu, po prostu odłóż je na później.
5) Zjedz żabę
Cytując Briana Traceya z jego książki "Zjedz tę żabę"
„Jeśli pierwszą rzeczą, którą robisz każdego ranka, jest zjedzenie żywej żaby, możesz przejść przez cały dzień z satysfakcja ze świadomości, że to prawdopodobnie najgorsza rzecz, jaka może ci się przytrafić przez cały dzień długi."
Twoje codzienne żaby to zadania, które będą miały największy wpływ na osiągnięcie twoich celów, które zazwyczaj są zadaniami, których rozpoczęcie najprawdopodobniej odłożysz na później.
6) Zmniejsz liczbę spotkań
Źle prowadzone spotkania to marnotrawstwo czasu, pomnożone przez liczbę osób na spotkaniu. Upewnij się, że mieć porządek obrad a ty nie masz spotkania tylko dla samego spotkania.
7) Szklany słoik: skały, kamyki, piasek
Kategoryzuj swoją pracę w ten sposób:
- Skały: Twoje najważniejsze projekty strategiczne
- Kamyczki: Projekty i zadania, które są ważne, ale nie najważniejsze
- Piasek: Mniejsze, bardziej nieistotne zadania
Najpierw zajmij się skałami. Jeśli nadal będziesz zajmować się małymi rzeczami (piaskiem i kamykami), a nie ważnymi strategicznymi przedmiotami, skałami, twój słoik szybko się zapełni i nie będzie miejsca na więcej kamieni.
8) Wyeliminuj elektroniczne pożeracze czasu
Każdy ma pewne rozproszenia, które go rozpraszają i odciągają od pracy. Czy twój jest na Facebooku? Świergot? Sprawdzanie poczty? Ciągłe wysyłanie wiadomości do znajomych i rodziny? Przestań sprawdzać je tak często i zacznij grupować tego typu działania. Ustaw czas, a następnie sprawdź i zajmij się nimi wszystkimi naraz. Daj sobie 30 minut, a następnie wróć do zadania.
9) Zorganizuj się
Aby efektywnie zarządzać swoim czasem i być produktywnym każdego dnia, musisz stworzyć odpowiednie środowisko. Wyeliminuj bezużyteczny bałagan, skonfiguruj skuteczny system archiwizacji, miej w pobliżu miejsce na całą pracę elementy, których często potrzebujesz, i wykorzystuj narzędzia do zarządzania przepływem pracy, które pomogą Ci stworzyć produktywność środowisko.
10) Dbaj o swoje zdrowie
Dobry sen, zdrowe odżywianie i ćwiczenia zapewnią Ci energię, koncentrację i wytrzymałość potrzebne do jak najlepszego wykorzystania dnia. Może się wydawać, że praca jest ważniejsza, a sen, jedzenie i ćwiczenia zawsze można nadrobić później. Jeśli jednak stracisz zdrowie, nie możesz pracować ani robić niczego innego, więc nie oszczędzaj na dbaniu o siebie.
