Kiedy ty piszą list biznesowy, ważne jest, aby na początku listu umieścić odpowiednie zwroty grzecznościowe. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość e-mailem, czy pocztą. Odpowiednie powitanie nadaje ton Twojemu listowi i pokazuje odbiorcy, że rozumiesz podstawowe zasady etykiety biznesowej.
Podczas gdy zwykłe „Cześć”, „Cześć”, a nawet „Hej” jest odpowiednie w swobodnej korespondencji, bardziej formalne zwroty grzecznościowe są odpowiednie, gdy wysyłasz e-maile w sprawach biznesowych, takich jak list motywacyjny, list polecający lub list z zapytaniem.
Poniżej znajduje się lista przykładów zwrotów grzecznościowych, które są odpowiednie dla korespondencji biznesowej i związanej z zatrudnieniem. Później wyjaśnimy, jak wybrać i sformatować zwrot grzecznościowy, a także jak zaadresować list do osoby, której imienia nie znasz.
Przykłady zwrotów grzecznościowych w listach biznesowych
- Szanowny Pan Smith
- Drodzy Państwo. Kowal
- Szanowny Panie White i Pani Smith
- Drogi doktorze Smith
- Drogi Sędzio Smith
- Szanowna Pani Jones
- Kochana Jane Doe
- Drogi doktorze Haven
- Szanowny Panie Doktorze i Pani. Przystań
- Drogi Imię (jeśli dobrze znasz tę osobę)
Wszystkie te pozdrowienia zaczynają się od słowa „kochanie”. Chociaż możesz po prostu rozpocząć list od imienia i nazwiska osoby, może to zostać błędnie zinterpretowane jako nagłe lub nawet niegrzeczne. Zawsze bezpiecznie jest rozpocząć zwrot grzecznościowy od słowa „droga” w liście biznesowym.
Jedynym wyjątkiem jest użycie ogólnego zwrotu grzecznościowego „Do kogo to może dotyczyć”, ale o tym za chwilę.
Spróbuj znaleźć osobę kontaktową
Jednak zanim użyjesz ogólnego zwrotu grzecznościowego (lub pominiesz zwrot grzecznościowy), spróbuj dowiedzieć się, jak nazywa się osoba, z którą się kontaktujesz. Jeśli ubiegasz się o pracę lub pytasz o pracę, a nazwisko kierownika ds. rekrutacji nie znajduje się na liście stanowisk, możesz sprawdzić tytuł pracodawcy lub kierownika ds. rekrutacji na stronie internetowej firmy. Jeśli dostępny jest numer kontaktowy, możesz również zadzwonić i poprosić asystenta administracyjnego o nazwisko kierownika ds. rekrutacji.
Jeśli wysyłasz inny rodzaj pisma, nadal możesz wyszukać nazwisko osoby na stronie internetowej firmy lub porozmawiać z asystentem administracyjnym lub osobą kontaktową w firmie, aby zapytać o nazwisko osoby, z którą próbujesz się skontaktować.
Kiedy nie masz osoby kontaktowej
Jeśli nie masz osoby kontaktowej w organizacji, możesz albo pominąć zwrot grzecznościowy i zacząć od pierwszego akapitu listu, albo użyć ogólne pozdrowienie takie jak „Do kogo to może dotyczyć”. Opcja „To Whom It May Concern” jest uważana za przestarzałą, dlatego przed jej użyciem sprawdź inne opcje.
Ogólne pozdrowienia dla listów biznesowych
- Szanowny Kierowniku Obsługi Klienta
- Drogi Zespół Obsługi Klienta
- Drogi Dyrektorze ds. zatrudnienia
- Szanowny Zespół Zatrudniający
- Szanowny Kierowniku ds. Zasobów Ludzkich
- Szanowny Panie, Szanowna Pani
- Droga drużyno
- Do tych których może to dotyczyć
Wytyczne dotyczące nazw i tytułów
Użyj Pan lub Pani.
Zwrot grzecznościowy powinien zazwyczaj zawierać nazwisko osoby wraz z „Mr.” lub „Pani”. Ogólnie unikaj używania "Pani." lub „Pani” chyba że jesteś pewien, jak odbiorca płci żeńskiej chce być adresowany. W razie wątpliwości domyślnie używaj „Ms.”
- Szanowna Pani Smith
- Szanowny Panie Jonesie
Co wymienić dla osoby z doktoratem lub stopniem medycznym
Jeśli piszesz do kogoś, kto ma stopień naukowy doktora lub lekarza, użyj skróconej formy: „Dr.” Jednak w przypadku innych tytułów (takich jak „profesor”, „sędzia”, „rabbi” itp.) kapitalizować to. Na przykład zwrot grzecznościowy w liście do sędziego brzmiałby: „Drogi sędzio Barnard”. Lub, jeśli twoja korespondencja była z rabinem, możesz napisać: „Drogi Rabbi Williamsie”.
- Drogi doktorze Hancock
- Szanowny Sędzio Simono
Co wystawić dla wielu odbiorców
Jeśli list jest adresowany do więcej niż jednej osoby, wypisz wszystkie ich nazwiska oddzielnie, oddzielając je przecinkami. Na przykład „Szanowny Panie Hobbes, Pani Luxe i Panie Hopman”. W przypadku par małżeńskich, jeśli jedna osoba z pary zmieniła nazwisko, nazwisko wystarczy użyć tylko raz. Na przykład „Szanowni Państwo! Kowal."
- Szanowna Pani Cicana, Dr Liberman i Pani Danes
- Drodzy Państwo. Foyle'a
Kiedy nie znasz płci
Czasami płeć osoby jest niejasna na podstawie imienia - imiona takie jak „Corey” czy „Blake” to zarówno popularne imiona kobiet, jak i mężczyzn. W takim przypadku przeprowadź badania w celu określenia płci, wyszukując na LinkedIn lub stronie internetowej firmy. Ale jeśli pozostaje niejednoznaczny, po prostu napisz pełne imię i nazwisko osoby, pomijając tytuł. Na przykład „Drogi Coreyu Meyerze”.
- Drogi Baileyu Timmonsie
- Drogi Rowanie McDanielsie
Jak sformatować list powitalny
Po powitaniu wstaw dwukropek lub przecinek, spację, a następnie rozpocznij pierwszy akapit listu. Użycie dwukropka jest bardziej formalną opcją. Na przykład:
Szanowny Pan Smith:
[Pierwszy akapit listu.]
Sprawdź pisownię przed wysłaniem
Wreszcie, przed wysłaniem listu biznesowego upewnij się, że poprawnie wpisałeś nazwisko osoby. Dokładnie sprawdź pisownię na firmowej stronie internetowej lub na LinkedIn.
Rozważ poproszenie zaufanego przyjaciela o sprawdzenie wiadomości przed jej wysłaniem, zwracając szczególną uwagę na pisownię nazwisk.
Kluczowe dania na wynos
- Pisząc korespondencję biznesową, zawsze zaczynaj wiadomość od formalnego, a nie swobodnego zwrotu grzecznościowego: „Szanowny Panie Jones” zamiast „Cześć”. „Drogi” powinno zawsze poprzedzać imię odbiorcy, z wyjątkiem sytuacji, gdy nie można znaleźć informacji kontaktowych i trzeba użyć „Do kogo to może Obawa."
- Jeśli masz wątpliwości co do imienia i nazwiska, płci lub tytułu zawodowego odbiorcy, zapoznaj się z tymi informacjami, przeglądając jego konto LinkedIn lub witrynę internetową jego firmy. Alternatywnie, dobrze jest również zadzwonić do działu HR lub recepcji pracodawcy i poprosić o te informacje.
- Potwierdź, że użyłeś poprawnej pisowni nazwiska korespondenta, sprawdzając dwukrotnie jego pisownię w serwisach społecznościowych lub na firmowych stronach internetowych.
