Nagana pracownicza to oficjalna pisemna metoda udokumentowania, że ostrzegłeś pracownika o określonym niewykonaniu zadania lub niewłaściwym działaniu. Nagana udzielana jest pracownikowi po niewykonaniu nieformalny i formalny coaching superwizyjny aby pomóc pracownikowi poprawić wymaganą wydajność.
Zwykle pierwszym krokiem w progresywnym postępowaniu dyscyplinarnym nagany jest nagana słowna. Jeśli pracownik nie poprawi się we wskazanych mu obszarach, następnym krokiem jest (poważniejsza) pisemna nagana ustna.
Cel nagany pracowniczej
Nagana na ogół nie jest pierwszą czynnością podejmowaną, gdy pracownik nie wykonuje swoich obowiązków. Zanim to nastąpi, powinno odbyć się wiele innych działań, takich jak sesje informacji zwrotnej i poradnictwo werbalne.
Celem nagany jest zwrócenie uwagi pracownika. Powiadamia ich, że brak poprawy ich wyników może skutkować dalszymi działaniami dyscyplinarnymi.
Niektóre działania mogą wymagać natychmiastowej nagany, podczas gdy inne wymagają stopniowych działań. Kiedy zajmujesz się wydajnością pracowników, upewnij się, że każde działanie, które podejmujesz, jest udokumentowane, tworząc ślad, który prowadzi do nagany.
Utwórz ślad papieru
Powinieneś dołożyć wszelkich starań, aby udokumentować każde działanie naprawcze, które podejmujesz ze swoimi pracownikami. Jest z tego kilka korzyści. Po pierwsze, możesz użyć go jako odniesienia, jeśli pracownik nie pamięta incydentu. Po drugie, tworzy historię do dalszych działań.
Postaraj się upewnić, że sesje ustnej informacji zwrotnej są potwierdzane przez pracownika pisemną rekomendacją lub poprzez zapisanie działania w aktach pracownika. Przeglądy wyników są akceptowalnymi formami historycznego zachowania w przypadku nagan, podobnie jak wszelkie inne sesje informacji zwrotnej.
Oceny wyników oraz ustne i pisemne nagany zapewnią dokumentację niezbędną organizacji do postępów w postępowaniu dyscyplinarnym. Jeżeli udzielono rzetelnego ostrzeżenia, pracodawca ma prawo i podstawy prawne do podjęcia niezbędnych kroków w celu rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem.
Większość średnich i dużych firm ma pracownika podręcznik który jasno określa zasady udzielania nagany i postępowania dyscyplinarnego. Podręcznik ten powinien być zawsze dostępny dla wszystkich pracowników.
Jeśli masz małą firmę, możesz rozważyć sporządzenie kilku pisemnych zasad określających odpowiednie zachowanie w miejscu pracy i działania, które możesz podjąć, jeśli pracownik nie osiąga odpowiednich wyników. Każdy pracownik powinien go podpisać, potwierdzając, że rozumie Twoją politykę.
Poprawa wydajności
Pracownicy na ogół nie powodują, że menedżerowie i kierownictwo wyciągają podręcznik pracownika i wskazują naruszenia. Zwykle nie zamierzają zawieść w zadaniach, które im powierzono. Są jednak pracownicy, którym być może trzeba będzie przypomnieć, że pewne zachowania nie będą tolerowane.
Nagany mogą pomóc pracownikom rozpoznać powagę kierownika. Czasami pracownicy nie rozumieją konsekwencji sesji informacji zwrotnych i ustnych ostrzeżeń. Może to wynikać ze sposobu, w jaki formułujesz poprawki lub tonu głosu, którego używałeś. Pisanie wzmacnia to, co próbujesz przekazać, a jeśli pracownik nie może tego zrozumieć, oznacza to coś więcej niż nieporozumienie.
Niektórzy pracownicy po prostu nie będą w stanie wykonać powierzonych im zadań. Jeśli wszystkie techniki coachingu i doradztwa zostały wyczerpane, a polityka firmy jest przestrzegana, być może nadszedł czas, aby udzielić nagany.
Po wydaniu listu z naganą warto upewnić się, że pracownik rozumie działania naprawcze, które może podjąć w celu poprawy. Ponieważ nagana zwykle następuje po tym, jak zawiodły inne metody, nadal może dojść do nieporozumienia ze strony pracownika. Wdrażane działania naprawcze mogą nie być odpowiednie dla tego pracownika.
Czasami pracownik potrzebuje kogoś, kto go wysłucha i pomoże mu przejść przez trudny okres w życiu. Każdy ma ciężkie chwile, a menedżer, który poświęca czas na zrozumienie sytuacji pracownika, ma potencjalnie wywrzeć ogromny wpływ na życie tej osoby i na zawsze być postrzeganym jako ktoś, komu zależy na przedłużeniu ręka.
Już samo to działanie może zmienić pracownika o słabych wynikach w pracownika o dobrych wynikach, po prostu pokazując, że komuś na tym zależy.
Postępuj zgodnie z ustalonymi zasadami
Zgodnie z zasadami określonymi w podręczniku pracownika lub liście dotyczącym akceptowalnego zachowania, pracownik nagana może być pierwszym lub jedynym krokiem wymaganym przed rozwiązaniem stosunku pracy. Czynność, którą podejmiesz, zależy od tego, jak zdefiniowałeś swoje zasady lub dotkliwość działań pracownika.
Należy zauważyć, że prawa i przepisy dotyczące zatrudnienia różnią się w poszczególnych stanach, więc nie ma ostatecznych podstaw do zwolnienia pracownika, chyba że zostaną podjęte działania dyscyplinarne złamać prawo. Sprawdź swój państwowe prawo pracy aby upewnić się, że przestrzegasz.
Końcowe przemyślenia
Upewnij się, że postępujesz zgodnie z polityką swoją lub firmy co do joty, dokumentując wszystko dla każdego pracownika. Udzielenie nagany pracownikowi za coś, a innym nie, nie jest uczciwą praktyką pracy. Daje to ludziom podstawy do wszczęcia postępowania sądowego przeciwko pracodawcy i tworzy złe środowisko pracy.
Przechodząc przez papierkową robotę z pracownikiem osiągającym słabe wyniki, pamiętaj, że próbujesz pomóc mu się poprawić, nawet jeśli możesz być na skraju wyczerpania. Zasady mogą wymagać od Ciebie udzielenia nagany, ale możliwe jest, że przez wszystkie informacje zwrotne i dokumentację mogłeś przegapić coś, co mogło zmienić pracownika.
