Ogólnie rzecz biorąc, planowanie wydarzeń oznacza bycie w biznesie ludzi. Nie oznacza to, że introwertycy nie mogą tego zrobić, ale ekstrawertycy mogą łatwiej radzić sobie z codziennymi obowiązkami kogoś z branży eventowej i planowania wesel.
Pracodawcy będą szukać kandydatów, którzy odznaczają się wysoką tolerancją na stres, zachowują spokój pod presją, mają wszechstronny i wyrafinowany styl komunikacji oraz czują się komfortowo będąc w centrum kreatywnego planowania — albo dzięki wrodzonemu wyczuciu, co robić, albo dlatego, że jesteś świetny w wyszukiwaniu i gromadzeniu pomysłów.
Top 4 Umiejętności, których pracodawcy poszukują u organizatorów wydarzeń specjalnych i ślubów
Komunikacja: Planiści wydarzeń specjalnych spędzają dużo czasu na komunikacji ze swoimi klientami, a także z dostawcami i usługodawcami. Komunikacja w obie strony wymaga cierpliwości i różnych tonów. Planista wydarzeń powinien mieć wszechstronny styl komunikacji – taki, który może przełożyć się na drogich klientów, a także na kelnera, który musi uzupełnić kawę dla wszystkich. Pracodawcy docenią planistów wydarzeń, którzy nie tylko są świetni w logistycznych aspektach swojej pracy, ale także tych, którzy potrafią komunikować się ze wszystkimi w swojej sferze z jasnością, pewnością siebie, dyplomacją, szacunkiem i chłodną głową, nawet w czasach stres.
Trendy i kreatywność: Świetny organizator ślubów lub wydarzeń specjalnych będzie musiał wykazać się kreatywnością w stosunku do każdego klienta. Oznacza to regularne i na żądanie wymyślanie kreatywnych pomysłów. Każde wydarzenie wymaga innego rodzaju kreatywności. Na przykład wesele będzie się różnić od imprezy firmowej, która będzie się różnić od urodzin, rocznicy lub imprezy emerytalnej. To powiedziawszy, każdy planista wydarzeń będzie musiał wykazać się kreatywnością, jeśli chodzi o aranżacje przestrzenne, agendy, plany podróży i wszystkie drobne szczegóły, takie jak wizytówki, oświetlenie i styl okularów i sztućce. Jeśli nie jesteś z natury super kreatywną osobą z silną estetyką wizualną, musisz to nadrobić, czując się komfortowo z badaniami. Trendy są udostępniane i opisywane w mediach społecznościowych, w czasopismach i podczas wydarzeń branżowych. Jeśli jesteś kimś, kto czerpie korzyści z inspiracji i potrafisz zbierać i łączyć informacje w spójne doświadczenie, są szanse, że będziesz w stanie przodować jako organizator wydarzeń.
Asygnowanie: Każde wydarzenie ma swój własny budżet. Niektóre są duże, inne małe, a wszystkie są ważne. Planiści wydarzeń i ślubów będą mogli swobodnie pracować w ramach ograniczeń budżetu, jaki im przydzielono. Skuteczny planista wydarzeń będzie w stanie najpierw sklasyfikować najważniejsze aspekty wydarzenia i budżet na te ważne elementy. Świetny organizator wydarzeń wykaże się kreatywnością i znajdzie sposoby na rozciągnięcie budżetów, aby dać klientowi jak najwięcej za swoje pieniądze. Planista wydarzeń zorientowany na budżet powinien również być w stanie powiedzieć klientowi dokładnie, gdzie i jak wydano każdego dolara, bez zamieszania i bez zagubienia jakichkolwiek funduszy. Planiści wydarzeń będą odpowiedzialni za dopilnowanie, aby pieniądze od klienta trafiały do sprzedawców. Relacje z dostawcami będą ważne dla reputacji każdego organizatora wydarzeń, więc upewnienie się, że ludzie otrzymują płatności dokładnie i na czas, będzie miało zasadnicze znaczenie dla sukcesu organizatora wydarzeń.
Umiejętności organizacyjne: Wydarzenia mają milion drobnych szczegółów, od rodzaju owoców, które ozdobią kieliszki do koktajli, po głośność mikrofonu bezprzewodowego, z którego może korzystać głośnik, do temperatury w pomieszczeniu — to proste wydarzenia. Bardziej ekspansywne wydarzenia zajmują całe hotele i wymagają koordynacji podróży i pokoi hotelowych. Świetny koordynator weselny będzie w stanie mieć oko na całościowy obraz — ogólny nastrój i jakość wydarzenia — bez utraty żadnego z tych drobnych szczegółów. Od doświadczenia, przez budżet, po terminy, planista wydarzeń powinien być świetny w organizowaniu całego pakietu.
Umiejętności planowania wesel/wydarzeń specjalnych
Planowanie wydarzeń może być ekscytującą, zabawną i lukratywną karierą. Prawdopodobnie najlepiej nadaje się dla osób, które lubią wchodzić w interakcje z innymi ludźmi, oraz dla osób, które lubią pracę, która wiąże się z różnorodnymi obowiązkami i wymaganiami. Jeśli uważasz, że to może być kariera dla Ciebie, pracuj nad rozwijaniem umiejętności, których najbardziej potrzebują organizatorzy imprez.
Wykorzystaj wymienione tutaj umiejętności podczas tworzenia CV lub listu motywacyjnego. Umieść w swoim CV te hasła, aby ułatwić wyszukiwanie. Używaj tych terminów podczas samodzielnego poszukiwania pracy. Przygotuj się na nadchodzące rozmowy kwalifikacyjne, podając przykłady tego, jak wykazałeś się każdą z tych umiejętności w miejscu pracy w przeszłości.
Każda praca będzie wymagać innych umiejętności i doświadczenia, więc dokładnie przeczytaj opis stanowiska i skoncentruj się na umiejętnościach wymienionych przez pracodawcę.
A-G
- Działać jako łącznik z dostawcami w sprawach związanych z wydarzeniem
- Zatwierdź płatności
- Zaaranżuj miejsce spotkań
- Zorganizuj usługi wsparcia
- Zorganizuj transport
- Pomoc personelowi cateringu
- Pomagaj fotografom przy zdjęciach z wydarzeń
- Pomoc w realizacji i ustalaniu czasu posiłków
- Pomoc w doborze stroju na wesele/imprezę
- Wsparcie AV
- Zarezerwuj noclegi
- Talent książkowy
- Zarezerwuj miejsca
- Zarezerwuj blok pokoju hotelowego
- branding
- Relacje z klientami
- Twórz budżet i zarządzaj nim
- Utwórz zestaw awaryjny na wydarzenie
- Utwórz oś czasu wydarzenia
- Utwórz listę zaproszonych
- Stwórz możliwości sprzedaży dodatkowej
- Zbieraj, organizuj i utrzymuj pocztę i paczki związane z wydarzeniami
- Konsultacje
- Koordynacja obsługi imprez
- Koordynuj wydarzenia specjalne
- Koordynacja ogłoszeń prasowych
- Koordynacja logistyki
- Delegować zadania
- Zaprojektuj motywy wydarzeń
- Projektowanie i wdrażanie promocji/publikacji wydarzeń
- Bezpośrednie próby weselne i okolicznościowe
- Dystrybucja płatności końcowych i gratyfikacji do dostawców
- Nawiąż relacje z dostawcami
- Oceniaj i rekomenduj dostawców
- Oceniaj i polecaj miejsca
- Planowanie wydarzenia
- Doskonałe pisemne i werbalne umiejętności komunikacyjne
- Elastyczność do pracy w nieregularnych godzinach w razie potrzeby
- Plany pięter
- Aranżacje florystyczne
- Pozdrów sprzedawców
H-M
- Zatrudnij personel imprezy
- Zidentyfikuj potencjalnych partnerów
- Inicjuj zadania i wykonuj obowiązki samodzielnie
- Sprawdź lokalizacje obiektów
- Znajomość etykiety społecznej
- Układaj szczegóły i zawiłości wydarzenia
- Zarządzanie codziennymi potrzebami działu eventów
- Zarządzaj listami gości i RSVP
- Zarządzaj osiami czasu i wskazówkami
- Utrzymuj bazę danych miejsc, opisów miejsc i kontaktów
- Utrzymuj i aktualizuj konta w mediach społecznościowych
- Spotkaj się z klientami, aby określić i przeanalizować wymagania dotyczące wydarzeń
- Koordynacja spotkania
- Microsoft Office
- Monitoruj działania wydarzeń
- Wielozadaniowość
N-S
- Negocjuj umowy z dostawcami
- Uzyskaj informacje zwrotne od klientów i dostawców
- Organizowanie i pomoc przy drukowaniu materiałów
- Zorganizuj rejestrację wydarzenia
- Nadzoruj wszystkie szczegóły dnia wydarzenia
- Nadzorowanie konfiguracji i awarii dostawców
- Wykonaj ostateczną analizę wydarzenia
- Zaplanuj zakres wydarzenia
- Zaplanuj specjalne wydarzenia poza obiektem
- Nadaj priorytet pracy w szybko zmieniającym się środowisku
- Profesjonalna i miła etykieta telefoniczna i mailowa
- Profesjonalny wygląd
- Zapewnij wsparcie kontroli tłumu
- Udziel porad dotyczących etykiety
- Zapewnij wyjątkową obsługę klienta
- Kup prezenty na imprezę
- Kontrola jakości
- Zachowaj spokój pod presją
- Odpowiadanie i obsługa problemów i reklamacji związanych z wydarzeniami
- Przejrzyj rachunki za imprezy
- Przejrzyj umowy z dostawcami
- Układy siedzeń
- Wysyłaj zaproszenia na wydarzenia
- Skonfiguruj salę prób i salę imprezową
- Udostępnianie zdjęć w mediach społecznościowych
- Reklama w mediach społecznościowych
- Poproś o oferty od dostawców i miejsc
- Pozyskuj i zabezpieczaj terminy fryzur i makijażu
- Zaproponuj porady i wskazówki
- Doskonałe umiejętności organizacyjne
- Nadzoruj wydarzenie
T-Z
- Rozwiązywanie problemów z dniami wydarzenia
- Testuj wybrane produkty spożywcze
- Na bieżąco z trendami w branży
- Zarządzanie witryną
- Wesele i wskazówki muzyczne
- Ciepła i sympatyczna postawa
