Kiedy ubiegasz się o administracyjne, recepcjonista, obsługa klienta lub inne stanowisko biurowe, a typowe pytanie na rozmowie o pracę będzie brzmiało: „Czy czujesz się komfortowo korzystając z systemu telefonicznego z wieloma liniami i obsługując dużą liczbę połączeń telefonicznych?”
W swojej odpowiedzi chcesz wyrazić, że czujesz się komfortowo z wieloma liniami telefonicznymi.
Nawet jeśli w przeszłości nie zajmowałeś się dużą liczbą połączeń, nadal istnieją sposoby na udzielenie pewnej odpowiedzi.
Co wywiad chce wiedzieć
W przypadku niektórych pytań podczas wywiadu może wydawać się nieco tajemnicze, dlaczego ankieter zadaje pytanie i czego ma nadzieję się dowiedzieć.
W tym przypadku cel osoby przeprowadzającej rozmowę kwalifikacyjną jest dość prosty: osoba przeprowadzająca rozmowę kwalifikacyjną chce wiedzieć, jak poradzisz sobie z odbieraniem wielu telefonów jednocześnie. Ankieterzy chcą poznać Twoje wrażenia z korzystania z telefonu, wygodę korzystania z technologii i sposób, w jaki rozmawiasz z ludźmi przez telefon.
Jak odpowiadać na pytania dotyczące systemów telefonicznych
Jeśli wcześniej odbierałeś telefony w roli, pamiętaj, aby powiedzieć to od razu w swojej odpowiedzi.
Nie chcesz dać jednowyrazowej odpowiedzi „tak”.
Po potwierdzeniu, że nie masz problemów z wieloma liniami telefonicznymi i dużą liczbą połączeń, podaj kilka szczegółów. Możesz wspomnieć, z jakich systemów telefonicznych korzystałeś w przeszłości lub opisać typową liczbę odebranych połączeń. Możesz też szczegółowo opisać umiejętności telefoniczne, z których korzystałeś w przeszłości, takie jak:
- Zawieszanie rozmówców
- Wezwania przesiewowe dla przełożonego
- Umieszczanie wezwań dla przełożonego
- Przekierowywanie i przekierowywanie połączeń
- Połączenia konferencyjne: zestawianie ich, nawiązywanie, zarządzanie nimi, uczestniczenie w nich
- Zarządzanie pocztą głosową
- Odbieranie wiadomości
Nie rozpaczaj, jeśli nie miałeś obowiązków telefonicznych w poprzedniej roli. Zamiast tego możesz przejść do opisu, dlaczego ważne jest, aby mieć dobry kontakt telefoniczny. Możesz także omówić znaczenie umiejętności obsługi klienta w Twojej odpowiedzi.
Przykłady najlepszych odpowiedzi
Oto przykładowe odpowiedzi na rozmowy kwalifikacyjne, które możesz edytować, aby dopasować je do swoich osobistych doświadczeń i pochodzenia.
Tak, czuję się komfortowo, korzystając z wielu linii telefonicznych z dużą liczbą połączeń i robiłem to w przeszłości. Potrafię odseparować rozmowy i radzić sobie z klientami w przyjazny i efektywny sposób.
Dlaczego to działa: W tej odpowiedzi rozmówca potwierdza, że posiada wymagane umiejętności, jednocześnie wyjaśniając, jak radzi sobie w danej sytuacji.
Nie obsługiwałem bezpośrednio wielu linii telefonicznych, ale rozumiem, jak ważna jest uprzejmość i skuteczność, i szybko się uczę.
Dlaczego to działa: To jest szczera odpowiedź. W idealnym świecie miałbyś doświadczenie. Ale jeśli tego nie zrobisz, szczerość, a następnie wyjaśnienie, że znasz umiejętności wymagane do wykonania zadania, jest najlepszym rozwiązaniem.
Rozumiem, że kontakt telefoniczny to często pierwsza interakcja klienta z firmą, a pierwsze wrażenie jest niezwykle ważne. Bardzo ważne jest, aby przez cały czas rozmawiać przez telefon w przyjazny i profesjonalny sposób.
Dlaczego to działa: Ta odpowiedź pokazuje, że rozmówca rozumie, dlaczego pytanie jest ważne.
Wskazówki dotyczące udzielania najlepszej odpowiedzi
- Prowadź z „tak”: Jeśli masz doświadczenie w tej dziedzinie, koniecznie napisz o tym w swojej odpowiedzi.
- Podaj szczegóły: Niezależnie od tego, czy masz doświadczenie w tej dziedzinie, czy nie, wyjdź poza jednowyrazową odpowiedź „tak” lub „nie”. Będziesz chciał albo podziel się swoim doświadczeniem w zakresie obsługi dużej liczby połączeń telefonicznych lub pokaż, że rozumiesz, dlaczego ta umiejętność jest potrzebna ważny.
- Wspomnij o manierach: Nie chodzi tylko o obsługę technologii. Dużą częścią odbierania telefonu jest sposób, w jaki z kimś rozmawiasz, więc pamiętaj, aby w swojej odpowiedzi uwzględnić szczegóły dotyczące tego, jak rozmawiasz z ludźmi.
Czego nie mówić
- NIE: Nawet jeśli nie masz tego doświadczenia, nadal istnieje sposób na sprzedaż swoich umiejętności. Porozmawiaj o tym, jak ważna jest obsługa klienta, umiejętność radzenia sobie w intensywnym środowisku pracy, komfort uczenia się nowych technologii i tak dalej.
- Nie dyskwalifikuj się: Jeśli nie masz doświadczenia, to OK! Jak widać, istnieje wiele sposobów, aby to kręcić. Ale jeśli powiesz: „Nie lubię rozmawiać przez telefon” lub „Nowe technologie mnie przytłaczają”, wówczas jako kandydat będziesz sprawiał wrażenie mało atrakcyjnego.
Możliwe dodatkowe pytania
- Ile linii telefonicznych obsłużyłeś na każdej?
- Jaka była zwykła liczba połączeń każdego dnia?
- Jak często miałeś więcej niż jednego rozmówcę na raz?
- Jak poradziłbyś sobie z kimś, kto był sfrustrowany przez telefon?
- Co oznacza dla Ciebie obsługa klienta?
Kluczowe dania na wynos
ODPOWIEDZ NA PYTANIE Wydaje się to oczywiste, ale ponieważ jest to pytanie, na które można odpowiedzieć tak lub nie, szczególnie ważne jest udzielenie odpowiedzi na to pytanie.
UDOSTĘPNIJ SZCZEGÓŁY Wyjdź poza jednowyrazową odpowiedź i podziel się szczegółami swojego doświadczenia z systemami telefonicznymi lub wiedzą, jak radzić sobie z telefonami.
