Listy z naganą to listy pisane przez kierownika w celu oficjalnego stwierdzenia problemu z wydajnością, który pracownik musi poprawić. Listy z naganą są często krokiem formalnym postępowanie dyscyplinarne procesu, który może skutkować dodatkowymi działaniami dyscyplinarnymi wobec pracownika, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy, jeśli pracownik nie poprawi się.
Listy naganne są istotnym elementem dokumentacji problemu wydajnościowego pracownika dla pracownika i pracodawcy. Pisemne listy z naganą jasno i konkretnie określają wyniki, które należy poprawić, oraz konsekwencje, jeśli wyniki się nie poprawią.
Te oficjalne listy biznesowe zwykle następują po wszelkich próbach werbalnego coachingu ze strony przełożonego. Jednak często pojawiają się one przed ustną korektą skierowaną do pracownika — zwaną słownym ostrzeżeniem lub formalnym ostrzeżeniem słownym. Wszystkie kroki powinny koncentrować się na problemie z wydajnością lub powiązanych problemach z wydajnością.
Elementy listów nagannych
Skuteczne listy naganne mają kilka elementów wspólnych. Powinni mieć jasne określenie problemu lub problemu z wydajnością, który pracownik musi poprawić. W liście można wymienić kilka przykładów sposobów, w jakie pracownik może zmienić swoje wyniki, aby były zgodne z oczekiwaniami dotyczącymi wydajności. Podanie przykładów zapewnia pracownikowi wspólny obraz — wspólne znaczenie — wokół oczekiwania menedżera i firmy.
W stosownych przypadkach podaj harmonogram, w którym wydajność pracownika musi ulec poprawie. To odniesienie może mieć formę terminu lub daty końcowej, w której kierownik dokona ponownej oceny wyników pracownika.
Wyjaśnij, w jaki sposób niewywiązywanie się z obowiązków wpływa nie tylko na pracowników, ale także na miejsce pracy i sukces organizacji. List z naganą powinien również zawierać jasne oświadczenie o konsekwencjach, jakich pracownik może się spodziewać, jeśli jego wyniki nie poprawią się zgodnie z opisem w liście z naganą.
Znaczenie podpisów
Podpis przełożonego lub przełożonego pracownika jest ważny, jeśli chodzi o naganę. List zazwyczaj zawiera oświadczenie, że podpis pracownika oznacza, że otrzymał list. Nie musi to oznaczać, że zgadzają się z jego treścią. Musisz sprecyzować treść, aby pracownik zrozumiał, że potwierdza otrzymanie listu, a nie wykroczenie.
Zapewnij pracownikom możliwość odpowiedzi
Należy dać pracownikowi możliwość ustosunkowania się do kwestii poruszonych w liście z naganą. Sprzeciw powinien być złożony na piśmie, opatrzony datą i podpisany przez pracownika. Pracownik może się zgodzić, nie zgodzić, wyrazić skruchę i tak dalej. Obalenia napisane przez pracownika są dołączane do oryginalnych pism nagany.
Wzór listu nagannego
To jest przykład listu z naganą. Pobierz wzór upomnienia (kompatybilny z Dokumentami Google i Word Online) lub zobacz poniżej więcej przykładów.
Przykładowy list z naganą nr 1 (wersja tekstowa)
Do: Jeffery'ego Jonesa
Od: George Peterson
Data: 1 września 2018 r
Re: list z naganą
To jest oficjalna nagana, aby powiadomić Cię, że Twoje wyniki nie spełniają oczekiwanego poziomu wkładu. W Twojej pracy jako eksperta technicznego ds. obsługi klienta oczekiwania dotyczące pracy zostały opracowane przez całą grupę ekspertów ds. wsparcia technicznego i ich kierownika. Oznacza to, że są one przyjętym standardem działania każdego eksperta wsparcia technicznego.
Nie radzisz sobie w następujący sposób.
- Liczba klientów, których obsługujesz w ciągu tygodnia, jest o 30% niższa od normy, którą spełniają pozostali eksperci wsparcia technicznego.
- Stopień trudności problemów, na które zdecydujesz się odpowiedzieć, jest o 40% niższy od standardu, który osiąga reszta personelu.
- Czas, jaki klienci spędzają z tobą przez telefon, przekracza o 25% resztę personelu.
Jak widzisz, w trzech najważniejszych pomiarach wydajności twojej pracy nie odnosisz sukcesów. Twój przełożony rozmawiał z Tobą wiele razy i przeszedłeś dodatkowe szkolenie. W związku z tym uważamy, że nie jesteś chętny do występu. Ma to negatywny wpływ na obciążenie pracą reszty personelu technicznego.
Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę we wszystkich trzech obszarach wydajności, w przeciwnym razie zostaną podjęte dodatkowe działania dyscyplinarne, włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. Wierzymy, że możesz się poprawić. Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę.
George Peterson, przełożony
Marian Demark, kierownik ds. zasobów ludzkich
Przykładowy list z naganą nr 2 (wersja tekstowa)
Adresat: Linda Rodriguez
Od: Mary Wilmont
Data: 1 września 2018 r
Re: list z naganą
Celem tego listu z naganą jest formalne powiadomienie Cię, że Twoja obecność niekorzystnie wpływa na Twoją zdolność do wykonywania pracy. Chociaż pracownicy zwolnieni z pensji nie są zobowiązani do pracy w określonych godzinach, czterdziestogodzinny tydzień pracy jest standardem i oczekiwany.
Nie pojawiłeś się w pracy przynajmniej jeden dzień w tygodniu od rozpoczęcia nowej pracy i pracujesz tylko trzydzieści dwie godziny tygodniowo. Twój przełożony poinformował Cię o dostępności urlopu FMLA z powodu osobistych lub rodzinnych problemów zdrowotnych. Zapytał Cię również, czy potrzebujesz zakwaterowania, aby móc efektywnie wykonywać swoją pracę.
Zasugerował, abyś odwiedził dział kadr, aby omówić te kwestie i swoją obecność. Odrzuciłeś wszystkie trzy oferowane przez nas możliwości poprawy tych słabych wyników.
Rzeczywistość jest taka, że nie możesz wykonać swojej pracy w czasie krótszym niż czterdzieści godzin. Nie dotrzymujesz terminów realizacji zadań, a spóźnienia negatywnie wpływają na pracę współpracowników Twojego działu marketingu. Nie dotrzymują terminów w wyniku Twojego niewykonania.
Dodatkowo, twoja niedokończona praca przydzielona współpracownikom powoduje przeciążenie ich pracą, ponieważ mają już pracę, która wymaga czterdziestu godzin pracy tygodniowo. To niesprawiedliwe i od teraz nie będziemy tolerować tego negatywnego wpływu na miejsce pracy.
Musimy zobaczyć natychmiastową poprawę Twojej obecności, w przeciwnym razie rozwiążemy Twoje zatrudnienie. Oznacza to, że musisz przychodzić do pracy przez pięć dni w tygodniu. Jeśli nie przychodzisz do pracy pięć dni w tygodniu, nie możesz osiągnąć celów, dla których zostałeś zatrudniony.
Nasze standardowe zasady płatnego urlopu zapewniają sześć płatnych dni chorobowych i dwa dni urlopu osobistego, które musisz wykorzystać w ciągu roku. O dni urlopu należy ubiegać się z wyprzedzeniem.
Wykorzystałeś już cztery dni chorobowe i wszystkie dni osobiste z obecnymi nieobecnościami. Nie planujemy poświęcać Ci więcej czasu. To pozostawia ci tylko dwa dni chorobowe i płatny urlop, o który musisz poprosić z wyprzedzeniem.
Jeśli masz nieobecność powyżej dostępnego płatnego czasu wolnego, rozwiążemy Twoje zatrudnienie. Mamy nadzieję, że rozumiesz, jak blisko jesteś utraty pracy. Nie będziesz otrzymywać więcej ostrzeżeń.
Pozdrowienia,
Mary Wilmont, kierownik
Thomas Credence, dyrektor ds. zasobów ludzkich
Potwierdzenie odbioru przez pracownika
Ważne jest, aby stworzyć papierowy ślad działań nagannych pracowników. Proces ten pozwala na stworzenie dowodu, że pracownik otrzymał odpowiednie powiadomienie o problemach i podjęto kroki – takie jak doradztwo – w celu naprawienia sytuacji.
Prosty potwierdzenie odbioru dla wskazówek wyjaśnia, że pracownik otrzymał naganę.
