Jeśli poświęciłeś czas na sporządzenie listy wszystkich zadań, które musisz wykonać, aby zarządzać swoją firmą, a potem uporządkowałeś je pod kątem tego, jak bardzo lubisz je robić, gdzie byłoby zarządzanie rekordami wydatków W? Dwieście siedemdziesiąt? Albo jeszcze niżej?
Ale podczas gdy większość z nas zdecydowanie uważa zarządzanie dokumentacją biznesową za ciężką pracę i ma tendencję do obniżania jej priorytetem, dobre zarządzanie dokumentacją nie tylko ułatwia nam życie zawodowe, ale może też naprawdę odciążyć nas od stresu podatkowego czas. Oto, co możesz zrobić, aby ułatwić zarządzanie rekordami:
Oddziel wydatki biznesowe i osobiste
Brzmi łatwo, prawda? Ale to jest ta część zarządzania rekordami, która potyka większość ludzi. Jeśli na przykład zabierzesz potencjalnego klienta na partyjkę golfa, czy jest to wydatek osobisty czy biznesowy? (Odpowiedź jest osobista, ponieważ zielone opłaty nie stanowią kosztu biznesowego podlegającego odliczeniu). Pojazdy, których używasz zarówno do celów osobistych, jak i służbowych, to kolejny odwieczny problem. Musisz wiedzieć, co kwalifikuje się jako uzasadnione wydatki biznesowe, a co nie, i mieć pewność, że Twoje dokumenty biznesowe dokładnie to odzwierciedlają.
Uzyskaj wystarczającą dokumentację dla wszystkich wydatków biznesowych
Wielu ludzi biznesu popełnia błąd sądząc, że „listy” są wystarczająco dobre do celów zarządzania rekordami. Na przykład mają listę zakupów na wyciągu z karty kredytowej i uważają, że to wystarczy, jeśli chodzi o uznanie tych zakupów za wydatki biznesowe.
Niestety CRA (Canada Revenue Agency) jest bardziej wymagająca. Nie akceptują wyciągów z kart kredytowych ani anulowanych czeków jako wystarczającej dokumentacji wydatków, podczas gdy normalnie wystawiane są faktury lub paragony. IRS jest bardziej wyrozumiały iw przypadku braku pokwitowania zazwyczaj akceptuje wyciągi z kart kredytowych i anulowane czeki jako dowód roszczeń z tytułu wydatków.
Jeśli chodzi o prowadzenie dokumentacji, należy pamiętać o dwóch kwestiach:
Zawsze bierz paragon. Wyrób sobie nawyk proszenia o paragon za każdym razem, gdy dokonujesz zakupu – bez względu na to, jak mały. Niewielkie wydatki również się sumują i potrzebujesz dokumentacji do swojej dokumentacji biznesowej.
Oznacz paragony, jeśli to konieczne. Nadal istnieją firmy, które rozdają paragony, na których nie ma nic oprócz daty zakupu przedmiotu i jego ceny – co nie jest zbyt pomocne, gdy wpatrujesz się w paragon, próbując dowiedzieć się, co to był za przedmiot i do której kategorii wydatków biznesowych pasuje do.
Gdy otrzymasz rachunek, spójrz na niego i napisz na nim odpowiednie informacje, takie jak rodzaj rachunku i kategoria wydatku.
Uzyskaj oddzielne konto bankowe dla swojej firmy
Natomiast opłaty za firmowe rachunki bankowe są notorycznie wysokie w porównaniu z kontami osobistymi, firmowe konto bankowe jest absolutnie niezbędne do dobrego zarządzania dokumentacją biznesową. Firmowe konto bankowe pomaga oddzielić wydatki służbowe od osobistych. Wpłacasz wszystkie swoje przychody biznesowe na konto firmowe i wypłacasz wszelkie wydatki lub płatności związane z działalnością tylko z konta firmowego.
Jakie firmowe konto bankowe wybrać? Konto czekowe – najlepiej takie, które dostarcza miesięczne wyciągi i zwraca anulowane czeki.
Czeki biznesowe ułatwiają zarządzanie dokumentacją, ponieważ można użyć wiersza notatki z przodu każdego czeku, aby udokumentować cel biznesowy wydatku.
Miej i używaj oddzielnej karty kredytowej na wydatki biznesowe
Używanie osobistych kart kredytowych do celów biznesowych szybko wrzuci Cię w bagno zarządzania rekordami. Biznesowa karta kredytowa znacznie upraszcza zarządzanie dokumentacją biznesową, pomagając oddzielić wydatki osobiste i służbowe (pomaga również nadać Twojej firmie bardziej profesjonalny wygląd).
Prowadź dziennik przebiegu podróży służbowych
Jeśli użyjesz któregoś ze swoich samochody do celów służbowych, dziennik kilometrów będzie dużą pomocą w zarządzaniu rekordami. Zanotuj przebieg (lub kilometr) na liczniku na początku roku, a następnie wprowadź przebieg według daty za każdym razem, gdy używasz pojazdu do celów służbowych. Przechowywanie dziennika przebiegu w schowku pojazdu ułatwi to zadanie. Jeśli masz więcej niż jeden pojazd, którego używasz do celów służbowych, prowadź dziennik przebiegu w każdym z nich.
Przechowuj razem całą dokumentację biznesową za dany rok podatkowy
Posiadanie dokumentacji biznesowej rozrzuconej po całym miejscu to prawdziwa strata czasu, jeśli chodzi o księgowość lub przygotowywanie podatków, a uporządkowanie systemu zarządzania dokumentacją biznesową według roku podatkowego znacznie ułatwi znalezienie potrzebnych dokumentów biznesowych w odpowiednim czasie ich.
Przechowuj dokumentację biznesową przez odpowiedni okres czasu
Z jakiegoś powodu wydaje się, że istnieje wiele nieporozumień co do tego, jak długo trzeba przechowywać dokumentację biznesową. Dla celów podatkowych „jeśli złożysz zeznanie w terminie, przechowuj swoje dane przez co najmniej sześć lat po zakończeniu roku podatkowego, którego dotyczą”. Ten sześcioletni okres rozpoczyna się od ostatniego użycia dokumentacji biznesowej, a nie od momentu przeprowadzenia transakcji.
W przypadku zeznań podatkowych w USA „przechowuj dokumentację przez trzy lata od daty złożenia pierwotnego zeznania lub dwa lata od data zapłaty podatku, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza, jeśli złożysz wniosek o kredyt lub zwrot po złożeniu zeznania. Przechowuj dokumentację przez siedem lat, jeśli złożysz wniosek o stratę z bezwartościowych papierów wartościowych lub odliczenie nieściągalnych długów”.
Oprogramowanie księgowe ułatwia
Dzięki łatwości użytkowania, dostępności z urządzeń mobilnych i niskim kosztom dzisiejsze pakiety oprogramowania księgowego dla małych firm w chmurze mogą znacznie uprościć zarządzanie dokumentacją. Za około 10 USD miesięcznie dostawcy oprogramowania, tacy jak FreshBooks i Zoho, oferują podstawowe pakiety startowe odpowiedni dla freelancerów i jednoosobowych firm, w tym fakturowania, śledzenia wydatków i prosty raportowanie. Pomyśl o zaletach możliwości, na przykład, wysłania faktury bezpośrednio ze smartfona zdjęcie rachunku za lunch z klientem i rejestrowanie go jako wydatek lub śledzenie rozliczanego czasu za pomocą wbudowanej funkcji regulator czasowy.
Te osiem rzeczy, które możesz zrobić, aby ułatwić zarządzanie rekordami, nie jest trudne. Jak wiele spraw administracyjnych związanych z prowadzeniem firmy, wymagają one jedynie wypracowania dobrych nawyków i wytrwałości. Ale jeśli zastosujesz te zasady teraz i postępujesz zgodnie z nimi, zobaczysz ogromną różnicę w następnym czasie podatkowym, a Twoje księgowanie będzie łatwiejsze przez cały rok.
