Posiadanie formalnej pisemnej polityki obecności, do której wszyscy pracownicy są wtajemniczeni, jest niezbędne dla większości firm. Od oczekiwania, że wszyscy zjawią się w pracy i prześpią wymagane godziny, do konsekwencji niestawienia się, podstawowe zasady ustanowione przez organizację powinny być zrozumiałe dla wszystkich pracownicy. Poniżej znajdziesz przykładową politykę obecności, którą możesz dostosować do swojej firmy.
Frekwencja
Doskonała frekwencja jest oczekiwaniem wszystkich pracowników firmy XYZ. Codzienna obecność jest szczególnie ważna dla pracowników godzinowych, których klienci i współpracownicy oczekują terminowej wysyłki i dostawy produktów.
Awaryjny czas osobisty jest udostępniany pracownikom na takie nieplanowane zdarzenia, jak choroba osobista, choroba członka najbliższej rodziny, wizyty u lekarza lub śmierć w rodzinie.
Awaryjny czas osobisty
W okresie rozliczeniowym pracownicy naliczają 2,15 godziny osobistego czasu pracy w nagłych wypadkach. W skali roku jest to równowartość 56 godzin. Pracownicy mogą wykorzystać awaryjny czas osobisty do 56 godzin.
Jeśli pracownik odchodzi z pracy w firmie XYZ z ujemnym saldem rozliczeń międzyokresowych, godziny wykorzystane, które jeszcze nie zostały naliczone, zostaną odjęte od ostatecznej wypłaty pracownika. Awaryjny czas osobisty, który jest naliczany w momencie opuszczania firmy XYZ przez pracownika, nie zostanie wypłacony.
Pracownicy korzystający z prywatnego czasu pracy w nagłych wypadkach muszą zadzwonić i porozmawiać ze swoim przełożonym tak szybko, jak to możliwe, ale nie później niż godzinę po rozpoczęciu swojej zmiany. W przypadku niedostępności przełożonego pracownicy mogą zostawić wiadomość dla przełożonego z numerem telefonu, pod którym można się z nim skontaktować. Następnie przełożony oddzwoni.
Niestawiennictwo w kolejnych dniach będzie traktowane jako dobrowolna rezygnacja z pracy w firmie XYZ.
Liczba minut i/lub godzin, które pracownik opuścił — lub spóźnia się do pracy, na lunch lub na przerwy — zostanie odjęta od naliczonego czasu osobistego. Spóźnienie występuje, gdy pracownik nie jest na swoim stanowisku pracy (lub nie pracuje) zgodnie z planem.
Gdy pracownik nie trafi w punkt, powinien natychmiast zgłosić się do swojego przełożonego. Ich przepracowany czas będzie traktowany tak, jakby pracownik właśnie przybył, począwszy od momentu zgłoszenia się do przełożonego. Czas stracony będzie również liczony jako spóźnienie.
Pracownicy godzinowi mogą z góry planować czas wolny na wizyty u lekarza, zajęcia, prace domowe spotkania, spotkania rodziców z nauczycielami oraz wydarzenia i nabożeństwa religijne — o ile czas wolny nie wpływa niekorzystnie na współpracowników lub klientów.
W miarę możliwości, w ramach swojego normalnego grafiku, pracownik może odrobić czas stracony w tygodniu, w którym go nie było. Na odrobienie tego czasu pracownicy muszą mieć zgodę przełożonego. W przeciwnym razie czas urlopu musi zostać zaplanowany z wyprzedzeniem, aby pokryć te wydarzenia.
Żadne naliczone godziny pracy w nagłych wypadkach nie mogą zostać przeniesione na następny rok kalendarzowy.
Konsekwencje nadużywania awaryjnego czasu osobistego
Nagromadzenie 12 spóźnień w roku obrotowym (tj. dowolnych kolejnych 12 miesiącach) stanowi podstawę do rozwiązania stosunku pracy. Postępowanie dyscyplinarne, które może prowadzić do rozwiązania stosunku pracy i obejmować takie postępowanie, może zostać wszczęte w momencie zarejestrowania szóstego spóźnienia w ciągu trzech miesięcy.
Postępowanie dyscyplinarne, włącznie ze zwolnieniem z pracy, zostanie wszczęte za nadużywanie nadzwyczajnego czasu osobistego, gdy zgromadzi się 56 godzin nieobecności. The postępowanie dyscyplinarne będzie składał się z pisemnego ostrzeżenia za następne osiem godzin, które opuściłeś, a następnie trzydniowego zawieszenia bez wynagrodzenia za następne osiem godzin, które ominęły, po czym następuje rozwiązanie stosunku pracy, gdy pracownik wykorzysta wszystkie nadgodziny 72.
Premia za frekwencję dla pracowników godzinowych
Wydarzenia życiowe mogą przeszkadzać obecność w pracy. Firma XYZ wymaga jednak, aby pracownicy korzystali z jak najmniejszej możliwej liczby nagłych godzin osobistych i unikali spóźnień, aby firma XYZ mogła prowadzić działalność w uporządkowany i wydajny sposób.
Dlatego firma XYZ ustanowiła system premii za frekwencję, aby zachęcić pracowników do stawiania się w pracy i punktualności.
System premii za frekwencję składa się z następujących czterech elementów:
- Nazwisko każdego pracownika, który nie korzysta z osobistego czasu w nagłych wypadkach i nie spóźnia się w tygodniu kalendarzowym, zostanie wpisane na miesięczny list obecności. Losowanie odbywa się na comiesięcznym zebraniu pracowników całej firmy. Za każdy tydzień, w którym pracownik miał doskonałą frekwencję, może wejść do losowania. Czterech pracowników miesięcznie, których nazwiska zostaną wylosowane, otrzyma 50 dolarów.
- Każdy pracownik, który nie korzysta z osobistego czasu awaryjnego i nie spóźnia się w kwartale kalendarzowym, otrzyma nagrodę prezent od firmy XYZ o przybliżonej wartości 25,00 USD w uznaniu ich obecności i zobowiązanie.
- Każdy pracownik, który osiągnie w danym roku kalendarzowym następującą frekwencję, ma prawo do otrzymania określonej premii rocznej po zakończeniu roku kalendarzowego.
- Jeśli pracownik spóźni się do 16 godzin i ma nie więcej niż jedno spóźnienie, otrzyma 100% premii lub 300,00 $
- Jeśli pracownik spóźni się do 24 godzin i ma nie więcej niż dwa spóźnienia, otrzyma 50% premii lub 150,00 $
- Jeśli pracownik opuści więcej niż 24 godziny i/lub ma więcej niż dwa spóźnienia, pracownik nie otrzyma premii za obecność.
- Pracownikom, którzy nie wykorzystają dyżurów osobistych w nagłych wypadkach, przysługuje wynagrodzenie za niewykorzystane godziny w wysokości 110% ich zwykłego wynagrodzenia po zakończeniu roku kalendarzowego.
Ustawa o urlopach rodzinnych i lekarskich (FMLA)
Jeśli ty lub członek najbliższej rodziny cierpicie na nawracające schorzenie, które skutkuje częstymi nieobecnościami, możecie kwalifikować się do bezpłatnego urlopu na mocy FMLA. Proszę zapoznać się z osobną polisą dotyczącą FMLA.
Należy pamiętać, że czas wolny od FMLA musi zostać ustalony z wyprzedzeniem i niekoniecznie zwalnia pracownika z obowiązków określonych w niniejszej polityce.
Podpisany dokument zasad obecności pracowników
Przeczytałem i zostałem poinformowany o treści, wymaganiach i oczekiwaniach dotyczących polityki obecności pracowników godzinowych w firmie XYZ. Otrzymałem kopię polityki i zgadzam się przestrzegać wytycznych polityki jako warunku mojego zatrudnienia i dalszego zatrudnienia w Twojej firmie.
Rozumiem, że jeśli kiedykolwiek będę miał pytania dotyczące zasad obecności, skonsultuję się z mojego bezpośredniego przełożonego, pracownika działu kadr, kierownika zakładu lub prezesa firma.
Przeczytaj uważnie zasady, aby upewnić się, że je rozumiesz przed podpisaniem tego dokumentu.
Podpis pracownika: _______________________________________.
Drukowane imię i nazwisko pracownika: ____________________________________.
Data: _________________________.
