W przypadku wielu firm dział zobowiązań nie poświęca wiele uwagi, chyba że coś pójdzie nie tak. Jednak dobrze zarządzany dział zobowiązań może wiele zyskać. I odwrotnie, istnieje wiele problemów, które mogą pochodzić od osoby, która po prostu utyka. Ten dział często ma ogromny wpływ na przepływy pieniężne w firmie, a korzystanie z umów o płatności z dostawcami może przynieść lub stracić korzyści.
Dobrze zarządzany dział zobowiązań powinien mieć możliwość korzystania z rabatów ilościowych i wcześniejszych płatności rabaty, a także określanie najlepszego sposobu zatrzymania jak największej ilości gotówki dostępnej dla firmy na inne wydatki i inwestycje. Dział ten powinien również być w stanie zapewnić, że dostawcy wywiązują się ze swoich zobowiązań wynikających z umów i umów, więc jeśli standardy ilościowe lub jakościowe nie są spełnione, problemy są rozwiązywane i podejmowane są odpowiednie działania naprawcze zajęty.
Typowe problemy z rozliczeniami
Chociaż istnieje wiele możliwości obniżenia kosztów i uwolnienia gotówki, istnieje również szereg przeszkód, które napotykają firmy próbujące osiągnąć te cele. Badanie optymalizacji rozliczeń z dostawcami przeprowadzone przez firmę Canon w 2014 r. wykazało, że przetwarzanie papieru było jednym z największych źródeł problemów dla wielu organizacji, przy czym czas potrzebny na radzenie sobie z fakturowaniem papierowym jest największy wydanie. Inne główne źródła niepokoju to:
- Dbanie o to, aby płatności były dokonywane na czas
- Usprawnienie procesu zatwierdzania faktur
- Uzyskanie najlepszych warunków płatności z dostawcy oraz upewnienie się, że zobowiązania są przestrzegane po obu stronach
- Radzenie sobie z różnymi systemami księgowymi i fakturowania dostawców
- Ewidencja i weryfikacja bezpieczeństwa danych i transakcji
Wiele z wymienionych problemów pogłębia się lub powstaje w wyniku polegania na fakturowaniu papierowym. Zagubiona dokumentacja jest częstym problemem w wielu organizacjach, co prowadzi do opóźnień w płatnościach. Ponadto, chociaż wiele firm jest zainteresowanych cyfryzacją swojej dokumentacji, większość dostawców nadal wysyła faktury w formie papierowej lub przesyła je faksem.
Większość małych firm zajmuje się własnymi dokumentami dotyczącymi zobowiązań, a wiele z nich odbywa się ręcznie. Ponieważ niewielu dostawców przeszło na rozliczanie elektroniczne, większość organizacji zużywa duże ilości siły roboczej na ręczne wprowadzanie danych i tworzenie cyfrowych kopii dokumentacji.
Korzystanie z dokumentacji papierowej często spowalnia proces zatwierdzania faktur, ponieważ trzeba wykonać kopie i dostarczyć je odpowiednim członkom kierownictwa do wglądu. Gdy dokumentacja nie jest łatwo dostępna lub dostępna w formacie cyfrowym, jej analiza stanowi wyzwanie danych i zapewnić uzyskiwanie najlepszych umów o płatność oraz wypełnianie zobowiązań. Umowy rabatowe na terminowe i przedterminowe płatności mogą łatwo zostać utracone, jeśli firmy nie są w stanie dokonywać płatności w wymaganym terminie, więc kwestie związane z formalnościami mogą być kosztowne.
Ulepszenia i optymalizacja
W związku z tym, że szereg zagadnień związanych z prawidłowym prowadzeniem rozliczeń działów zobowiązań wynika z tego samego pierwotnych przyczyn, istnieje również kilka dostosowań, które organizacje mogą wprowadzić, które jednocześnie rozwiążą wiele problemów czas. Trzy najskuteczniejsze sposoby, w jakie firmy mogą usprawnić procesy działu rozliczeń z dostawcami, to:
- Użyj rozpoznawania znaków obiektów do digitalizacji dokumentów
- Skorzystaj z portali internetowych dostępnych dla dostawców
- Twórz przepływy pracy zarządzania
OCR
Podczas gdy wiele firm rutynowo korzysta ze skanerów do tworzenia cyfrowych kopii dokumentów, zazwyczaj wiąże się to tylko z tworzeniem obrazu dokumentu, który jest zapisywany na komputerze. Oznacza to, że informacje nadal muszą być wprowadzane ręcznie do bazy danych, więc chociaż utrata rekordów jest mniejszym problemem, nadal jest czasochłonna.
Rozpoznawanie znaków obiektów, czyli OCR, polega na zeskanowaniu dokumentu i pobraniu z niego danych. Dane te mogą być automatycznie dodawane do bazy danych lub arkusza kalkulacyjnego. Proces OCR pomaga zredukować problem błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych i umożliwia wprowadzanie informacji natychmiast po otrzymaniu dokumentów. OCR zajmuje pracownikowi mniej więcej tyle samo czasu, co skanowanie dokumentu w celu utworzenia pliku obrazu i generalnie nie wymaga żadnych dodatkowych czynności. Według Gartnera istnieją organizacje, które są w stanie zaksięgować 80 procent lub więcej swoich faktur bez konieczności bezpośredniego zaangażowania pracownika.
Portale Dostawców
Usprawnienie procesu wprowadzania faktur i danych do scentralizowanego systemu może umożliwić firmom tworzenie lub przyjmowanie zaletą portalu internetowego, który umożliwia firmie i jej dostawcom śledzenie zamówień, przeglądanie faktur i sprawdzanie terminów płatności są zrobione. Udostępnienie tych danych wielu osobom w organizacji może pomóc zapewnić, że dział rozliczeń ma odpowiedni nadzór i może przyspieszyć czas potrzebny na zatwierdzenie faktury. Umożliwienie dostawcom dostępu do portalu umożliwia tym firmom przesyłanie faktur i śledzenie płatności, a także otrzymywanie informacji o wszelkich problemach z otrzymanymi dostawami lub problemami z fakturowaniem.
Ustal przepływy pracy i procesy
Niezależnie od tego, czy organizacja zdecyduje się zająć swoimi zadaniami związanymi z zarządzaniem danymi, ważne jest, aby istniał ustalony proces zarządzania kontami i płatnościami. Dzięki temu firmy mogą upewnić się, że operacje działają i znaleźć alternatywy, jeśli są uciążliwe lub prowadzą do błędów lub opóźnień. Według Deloitte, procesy te powinny szczegółowo określać, co robi dział ds. rozliczeń po otrzymaniu faktury, w jaki sposób dane są wprowadzane i udostępniane oraz jaki jest proces zatwierdzania faktur. Powinny również istnieć wytyczne dotyczące określania najlepszych sposobów radzenia sobie z płatnościami dla różnych rodzajów dostawców.
Podczas gdy wielu dostawców oferuje rabaty przy płatności w ciągu 30 lub 90 dni, może to nie być warte rabatu, jeśli hamuje to przepływy pieniężne organizacji. Istotne jest również, aby istniał sposób sprawdzenia, czy zarówno firma, jak i dostawcy przestrzegają zaleceń kontraktu lub umowy. Ustanowienie przepływów pracy do rozwiązywania tych problemów może pomóc organizacjom w dokonywaniu właściwych wyborów.
Gdy dostawcy nie dostarczają towarów na czas, w wystarczających ilościach lub w odpowiednich ilościach, firmy mogą nie chcieć płacić faktur, dopóki te kwestie nie zostaną rozwiązane. Przepływ pracy może mieć kluczowe znaczenie przy ustalaniu, co należy zrobić, gdy pojawią się te problemy. Dodatkowo płatności na rzecz dostawców również muszą być dokonywane terminowo, aby nie utracić rabatów ani nie narazić się na kary za opóźnienia w płatnościach. Każda umowa z dostawcą musi być dokumentowana i aktualizowana w miarę zmian, a procesy powinny zapewniać odpowiednią obsługę każdego konta.
Tworzenie przepływów pracy może również pomóc firmie:
Outsourcing
Digitalizacja akt, wdrożenie OCR i korzystanie z portalu, do którego mają dostęp dostawcy, może nie być czymś, do czego jest niezbędna mniejszymi firmami, ale organizacje nie powinny zakładać, że koszt uniemożliwi przedsiębiorstwu czerpanie korzyści ich. Podczas gdy koszt tworzenia i utrzymywania systemów elektronicznych może być zbyt wysoki dla wielu małych i średnich organizacji, często nie jest to konieczne. Istnieje wielu zewnętrznych dostawców, którym organizacje mogą zlecać te zadania na zewnątrz. Organizacje mogą uzyskać pomoc zleconą na zewnątrz we wszystkim, od skonfigurowania procesu OCR po pomoc firmie w tworzeniu przepływów pracy do analizy umów z dostawcami.
Chociaż organizacje mogą nie być w stanie pokryć kosztów wdrażanie różnorodnych systemów informatycznych na własną rękę, obsługa przez firmę zewnętrzną jest często bardzo przystępna cenowo. Przedsiębiorstwa będą musiały porównać koszty korzystania z usług podmiotów zewnętrznych w celu opracowania tych systemów z potencjalnymi oszczędnościami i wartością uwalniając gotówkę, ale outsourcing umożliwia organizacjom korzystanie z technologii i systemów, które normalnie byłyby zbyt drogie.
- Upewnij się, że Zlecenia kupna są tworzone dla każdego nowego zamówienia
- Sprawdź, czy faktury odpowiadają otrzymanym produktom i są zgodne z ustaleniami umownymi
- Sprawdź rejestry, aby upewnić się, że płatności są dokonywane, że są dokonywane na czas i że nie są duplikowane
- Określ najlepszą metodę płacenia faktur, na przykład za pomocą EFT lub kart kredytowych, aby obniżyć opłaty
