Chociaż koncepcja biura bez papieru brzmi w zasadzie świetnie, w rzeczywistości jest ich wiele małe lub domowe biuro (SOHO) firmy nadal muszą kopiować drukowane dokumenty na tyle często, że warto rozważyć posiadanie własnej kserokopiarki.
Samodzielne kserokopiarki w starym stylu prawie zniknęły w erze cyfrowej, zastąpione przez drukarki wielofunkcyjne które łączą funkcje drukowania, kopiowania, skanowania i opcjonalnie faksowania w jednym urządzeniu. Z technicznego punktu widzenia „kopiarka” w dzisiejszych czasach to zwykle drukarka z wbudowanym skanowaniem, dzięki czemu dokument, który ma zostać skopiowany, może zostać zeskanowany i odtworzony przez drukarkę.
Podobnie jak w przypadku większości urządzeń elektronicznych, ceny kopiarek/drukarek wciąż spadają, ale są wyposażone w więcej funkcji niż kiedykolwiek wcześniej, a wygoda kopiowania we własnym zakresie zamiast jazdy do drukarni/kserokopiarki jest niemożliwa bity.
Oto kluczowe czynniki przy zakupie, które pomogą Ci wybrać drukarkę/kopiarkę dla Twojego SOHO.
Drukarka atramentowa kontra laserowa/LED
Do szybkiego kopiowania dokumentów tekstowych zazwyczaj lepszym wyborem są drukarki laserowe/LED. Drukarki atramentowe są w stanie drukować w znacznie wyższych rozdzielczościach, co czyni je bardziej odpowiednimi do grafiki, zwłaszcza fotografii.
Koszt
Podczas gdy koszty drukarki i atramentu/tonera mogą być odliczane od twoich podatków, nadal musisz zapłacić rachunek na początku i może się to sumować. Rozważając koszt drukarki/kopiarki, weź pod uwagę koszt atramentu lub tonera, zwłaszcza jeśli będziesz regularnie drukować/kopiować. Producenci drukarek sprzedają urządzenia po cenie lub poniżej kosztów, a zamiast tego czerpią zyski ze sprzedaży atramentu i tonera. Aby mieć pewność, że otrzymają pieniądze, wiele firm wyposaża swoje urządzenia we wbudowane wkłady z atramentem/tonerem mikroczipy, które zapobiegają używaniu „nieoficjalnych” wkładów lub mają „startowe” wkłady z tonerem, które mają połowę normalnego pojemność. Ta okazyjna drukarka atramentowa lub laserowa może nie być tak świetną okazją, jak myślisz, kiedy przychodzi czas na wymianę drogich wkładów z atramentem lub tonerem.
Kolorowe drukarki/kopiarki są szczególnie drogie w eksploatacji, ponieważ wymagają 4 wkładów (czarno-biały, cyjan, magenta i żółty). Typowe jest, że koszt wymiany kaset z atramentem/tonerem przekracza cenę zakupu całego urządzenia.
Dzięki Wi-Fi i połączeniu internetowemu wiele firm zajmujących się drukarkami może teraz monitorować i automatycznie przesyłać ci atrament/toner, gdy wykryje, że zaczyna ci brakować. Wymaga to usługi subskrypcji, której koszt zależy od liczby stron drukowanych miesięcznie. Chociaż usługa subskrypcji może zaoszczędzić czas potrzebny na złożenie zamówienia lub dojazd do sklepu, chcesz uwzględnić miesięczny koszt w porównaniu z wydajnością drukowania.
Na szczęście większość kaset z tonerem do drukarek atramentowych i niektóre kasety z tonerem do drukarek laserowych można ponownie napełnić po znacznie niższych kosztach. Firmy takie jak Costco oferują jednogodzinne wkłady do drukarek atramentowych. Dostępne są również zestawy do napełniania dla majsterkowiczów, ale uzupełnianie wkładów do drukarek atramentowych lub tonerów jest kłopotliwe i nie jest przeznaczone dla osób z problemami mechanicznymi. Możesz również zmniejszyć ilość zużywanego atramentu, używając mniejszych czcionek, wyświetlając podgląd i sprawdzając dokument przed wydrukowaniem oraz używając opcji „Wersja robocza” lub „Drukuj w skali szarości”. Pamiętaj też, że nadal masz więcej atramentu we wkładach, nawet gdy pojawia się ostrzeżenie o niskim poziomie atramentu.
Aby zorientować się, ile drukarka będzie kosztować na bieżąco, sprawdź opublikowany przez producenta koszt strony.
Tom
Większość drukarek/kopiarek zorientowanych na małe firmy nie jest przeznaczona do dużych ilości, więc sprawdź zalecane użycie urządzenia (strony na miesięczny cykl pracy). Liczba stron, które można wydrukować przy użyciu określonego wkładu, określana jako wydajność ISO, daje przybliżone wyobrażenie o tym, jak często wkłady będą wymagały wymiany.
Pamiętaj, że nawet jeśli masz w domu drukarkę/kopiarkę, korzystanie z lokalnych lub internetowych usług kopiowania/drukowania może nadal mieć sens w przypadku większych zadań drukowania/kopiowania lub drukowania specjalistycznego, np. broszury. Przy cenie atramentu i tonera po prostu nie opłaca się drukować/kopiować dużych nakładów na tańszych drukarkach/kopiarkach, szczególnie w przypadku kolorowych dokumentów lub fotografii. Zakup taniej drukarki/kopiarki do podstawowych potrzeb i outsourcing większych zadań drukowania/kopiowania to idealny kompromis dla większości małych firm.
Dupleksowanie
Dupleks to możliwość drukowania/kopiowania po obu stronach kartki. Chociaż może to nie być konieczne dla Twoich potrzeb, istnieją zalety drukowania dwustronnego, takie jak oszczędność papieru. Oprócz oszczędności na kosztach papieru i środowisku, drukowanie dwustronne może również ułatwić zszywanie pakietów papieru.
Łączność
Aby drukarka działała, potrzebuje sposobu, aby dowiedzieć się, co ma robić. Jeśli chodzi o kopiowanie, wystarczy położyć papier na szybie kopiującej i nacisnąć przycisk kopiowania, aby zeskanować i wydrukować stronę.
Aby używać jako drukarki, musisz mieć podłączone urządzenia, takie jak komputer, w celu wydania polecenia drukowania. Oprócz bezpośredniego połączenia USB z komputerem, większość drukarek/kopiarek ma łączność sieciową, przewodową, Wi-Fi lub obie. Zaletą tego jest mniejsza liczba kabli oraz możliwość drukowania z różnych urządzeń, takich jak tablet lub telefon.
Czarno-biały czy kolorowy?
Kopiowanie w kolorze jest wolniejsze i droższe, ale może być funkcją, którą chcesz mieć w swojej drukarce/kopiarce, jeśli zamierzasz produkować materiały promocyjne dla swojej małej firmy, takie jak broszury lub kolorowe kopie zdjęcia. Pamiętaj, że jeśli potrzebujesz wysokiej jakości druku w kolorze, upewnij się, że używasz papieru wysokiej jakości, który jest często droższy niż zwykły papier do drukarki.
Wszechstronność mediów
Wybierz kopiarkę, która jest w stanie obsługiwać różne rozmiary i gramatury papieru oraz inne nośniki, takie jak folie i karty katalogowe. Jeśli obawiasz się kopiowania z książek, poszukaj kserokopiarek oferujących kopiowanie z płaskiego stołu. Wiele z nich ma podajniki arkuszy, które są przydatne, jeśli musisz skopiować kilka dokumentów jednocześnie.
Obsługa papieru
Jako osoba prowadząca mały biznes masz lepsze rzeczy do roboty niż uzupełnianie tac papieru lub podawanie pojedynczych arkuszy przez drukarkę/kopiarkę. Jeśli regularnie drukujesz/kopiujesz, poszukaj modelu o pojemności co najmniej 250 arkuszy lub więcej. Z pewnością przyda Ci się również automatyczny podajnik dokumentów, który mieści co najmniej 30 arkuszy.
Czas odpowiedzi
Drukarki/kopiarki, które nie mają czasu na nagrzewanie, są idealne do małych i domowych biur, gdzie urządzenie może pozostawać bezczynne przez wiele godzin lub dni. Wysokie prędkości drukowania/kopiowania są świetne, ale nie oszczędzają czasu, jeśli trzeba czekać kilka minut na rozgrzanie urządzenia za każdym razem, gdy wychodzi ono z trybu uśpienia. Niektóre drukarki/kopiarki oferują teraz czas pierwszej kopii krótszy niż 10 sekund.
