Jedzenie i napoje są dla gości niemal tak samo ważne, jak cel samego wydarzenia, jeśli chodzi o zadowolenie gości. jako organizator imprez, prawdopodobnie będziesz odpowiedzialny za współpracę z specjalista od cateringu zaplanować jedzenie aż do wyboru każdej pozycji menu dla swojej grupy.
Planowanie menu wydarzenia
Niezależnie od tego, czy współpracujesz z prywatną firmą cateringową, czy z kierownikiem cateringu w samym miejscu wydarzenia, przed ułożeniem menu zawsze warto wziąć pod uwagę kilka czynników. Pierwszą rzeczą do zapamiętania jest to, że prezentowane przez nich opcje menu są prawie zawsze w 100% elastyczne. I choć większość firm cateringowych pozwoli Ci potwierdzić menu i wielkość zatrudnienia na około trzy tygodnie przed wydarzeniem, potwierdź menu znacznie wcześniej w procesie planowania. Oto, co musisz wiedzieć, zanim zaczniesz.
Menu na śniadanie, lunch i kolację
Menu powinno obejmować kilka gotowych dań oraz dania à la carte opracowane przez szefa kuchni lub firmę cateringową. Podejście do różnych posiłków w ciągu dnia jest na ogół wyjątkowe. Rozważ następujące:
- Śniadanie: Jeśli chodzi o śniadaniepakiety menu są zazwyczaj tańsze i łatwiejsze do wyboru i obejmują opcje kontynentalne, gorące bufety i stacje śniadaniowe. Jeśli oferujesz śniadanie przed rozpoczęciem oficjalnego programu, pamiętaj, aby wybrać opcję, która najlepiej pasuje do harmonogramu wydarzenia.
- Obiad: Większość firm cateringowych oferuje kilka opcji lunchu w formie bufetu, lunch roboczy (taki jak kanapki à la carte i odpowiednie dodatki), a nawet lunche w pudełkach. Ponownie, najlepszy wybór rodzaju posiłku będzie zależał całkowicie od harmonogramu programu, więc zastanów się, ile czasu goście będą musieli zjeść.
- Kolacja: Zawsze masz do wyboru pakiety obiadowe w formie bufetu lub obiady na talerzach, a oba oferują wybór od trzech do pięciu dań. Tutaj znajdziesz produkty, które odzwierciedlają osobiste preferencje szefa kuchni i jest to również zazwyczaj czas, aby zabłysnąć jedzeniem.
Przerwy i menu przyjęć
Jeśli chodzi o planowanie jedzenia na imprezie, planowanie nie zawsze ogranicza się do trzech kwadratowych posiłków. W rzeczywistości wiele wielodniowych konferencji wymaga planowania cateringu wykraczającego poza śniadanie, lunch i kolację, na przykład podczas zaplanowanych przerw lub przyjęć śniadaniowych i koktajlowych. Szef kuchni lub firma cateringowa może przedstawić Państwu kilka dodatkowych opcji posiłków w opakowaniach, a także dania à la carte:
- Podziel przedmioty: Jeśli Twój budżet na to pozwala, przerwy tematyczne są zawsze ciekawsze niż standardowe napoje i przekąski.
- Przyjęcia: Większość firm cateringowych oferuje opcje à la carte obejmujące chłodzone i gorące przekąski oraz pakiety przyjęć w barze (opłata godzinowa za osobę lub według zużycia). Mogą również oferować stanowiska z zimnymi i gorącymi półmiskami oraz stacje deserowe.
Pytanie dotyczące wielkiego obiadu: w formie bufetu czy na talerzu?
Poniższe rozważania dotyczące czasu powinny służyć jako dobry przewodnik przy ustalaniu jak najlepiej podać posiłek:
- Platerowany: Posiłki na talerzach wymagają co najmniej 1,5 godziny, jeśli nie 2 godzin czasu obrad, aby odpowiednio je podać i posprzątać pomieszczenie. Serwis z posiłkami na talerzu jest najczęściej używany podczas kolacji i relaksujących spotkań kadry kierowniczej wyższego szczebla.
- Bufet: Spróbuj przeznaczyć do 1 godziny czasu pracy na dowolny posiłek w formie bufetu. Bufety to świetny format na śniadanie i lunch.
- Przekazane przedmioty: Chociaż jest to świetna opcja na przystawki, serwowanie przekąsek jest zwykle używane tylko podczas przyjęć.
Uwagi dotyczące specjalnych potrzeb
Ostatnią, ale nie najmniej ważną kwestią przy planowaniu menu jest uwzględnienie specjalnych potrzeb dietetycznych. Niezwykle istotne jest uwzględnienie i powiadomienie kierownika ds. cateringu o wszelkich specjalnych życzeniach i potrzebach gości, w tym między innymi o:
- Alergie pokarmowe
- Wymagania religijne
- Inne ograniczenia dietetyczne
Jedynym sposobem, aby dowiedzieć się o takich specjalnych potrzebach, jest zapytanie, a jedynym sposobem, aby je zaplanować, jest jak najszybsze omówienie ich ze specjalistą ds. cateringu.
Realizacja zamówienia na imprezę bankietową
Zamówienie na imprezę bankietową to formalny zapis, który szczegółowo opisuje wszystkie elementy Twoich potrzeb cateringowych, po zapoznaniu się ze wszystkimi powyższymi rozważaniami i etapami planowania. Będzie to wymagało Twojego podpisu (jako organizatora wydarzenia), dlatego dokładnie przejrzyj ten dokument pod kątem dokładności, ponieważ zarówno Ty, jak i firma cateringowa będziecie z niego korzystać później. Będzie zawierać następujące decyzje, wnioski i wymagania:
- Jedzenie i napoje
- Konfiguracja pokoju
- Audiowizualny
- Rozrywka i wystrój
- Opłaty
Elementy budżetu związane z jedzeniem i napojami, o których warto wiedzieć
Podczas budowania swojego budżet cateringowy, należy przewidzieć następujące opłaty:
- Minimalne wymagania cateringowe: Większość posiłków wymaga minimalnej liczby pracowników i opłat naliczanych na osobę.
- Opłata za pracę: Minimalna opłata za organizację wydarzenia; jednak często podlega negocjacjom i uchyla się, jeśli wydarzenie spełnia minimalne opłaty.
- Opłata szefa kuchni: Opłata, jeśli podczas wydarzenia korzystasz ze stanowiska do rzeźbienia.
- Opłata barmańska: Opłata, jeśli Twoje wydarzenie wymaga usług barmańskich.
- Opłata za wynajem sali: Często do negocjacji i odstąpienia od umowy, jeśli wydarzenie spełnia minimalne opłaty.
- Opłata za usługę i podatek od sprzedaży: Przewiduj 20 procent lub procent określony jako opłata za usługę i podatki lokalne.
