Utrzymywanie porządku w dokumentach elektronicznych może być nie lada wyzwaniem w dzisiejszym „przewodowym” świecie.
oprócz przechowywanie dokumentów lokalnie na komputerach stacjonarnych, laptopach lub urządzeniach mobilnych coraz więcej firm korzysta z Chmura do podstawowych zastosowań biznesowych i przechowywania plików.
Kwestię przechowywania dodatkowo komplikuje fakt, że wiele firm musi udostępniać dokumenty pracownikom. W biurze zwykle realizuje się to za pomocą serwera plików lub sieciowego urządzenia pamięci masowej (NAS).
Jeśli wymagany jest współdzielony dostęp mobilny, dokumenty można przechowywać w chmurze i udostępniać, przypisując uprawnienia dostępu.
Rezultatem tego wszystkiego może być koszmar związany z zarządzaniem plikami, w którym część dokumentów danej osoby będzie przechowywana w chmurze, a część lokalnie, a nawet pojedyncze dokumenty będą przechowywane tylko w jednym lub drugim miejscu.
Organizacja jest kluczem do elektronicznego zarządzania plikami
Gdziekolwiek przechowywane są dokumenty, ważne jest, aby były uporządkowane i aktualne. Celem elektronicznego zarządzania plikami jest zapewnienie, że znajdziesz to, czego szukasz, nawet jeśli szukasz tego wiele lat po jego utworzeniu.
Większość ludzi biznesu przynajmniej raz znalazła się w kłopotliwej sytuacji posiadania firmy klient zadzwonić i nie móc szybko zlokalizować odpowiedniej faktury czy innych ważnych dokumentów klienta. Równie irytujące jest kręcenie się po okolicy koniec roku Próbuję znaleźć dokumenty dotyczące rachunków firmowych dla księgowy lub, co gorsza, fiskusem.
Właściwa organizacja dokumentów cyfrowych jest szczególnie istotna we wspólnym środowisku – jeśli taki jest jeden z Twoich pracowników nieobecny (tymczasowo lub na stałe!) powinieneś być w stanie łatwo zlokalizować wszelkie dokumenty utworzone lub zarządzane przez to osoba.
Potencjalna utrata danych w przypadku niezadowolonych, odchodzących pracowników to kolejny powód chroń swoje dane biznesowe.
Poniższe wskazówki dotyczące zarządzania plikami pomogą Ci zapewnić dostępność plików:
1. Użyj domyślnych folderów instalacyjnych dla plików programów
Podczas instalowania aplikacji użyj domyślnych lokalizacji plików. W systemie Windows pliki programów użytkowych zgodnie z konwencją znajdują się w katalogu (Litera dysku:)->Program Files. Instalowanie aplikacji w innym miejscu jest mylące i niepotrzebne.
2. Jedno miejsce na wszystkie dokumenty
Umieść wszystkie dokumenty w jednym folderze „głównym”. W przypadku pojedynczego użytkownika w środowisku Windows domyślną lokalizacją jest folder Moje dokumenty.
W środowisku udostępniania plików spróbuj zrobić to samo. Utwórz pojedynczy folder główny (zwany na przykład „Dokumentami udostępnionymi”) i przechowuj wszystkie dokumenty w podfolderach w folderze głównym. Posiadanie jednego miejsca na wszystkie dokumenty elektroniczne ułatwia odnajdywanie danych oraz tworzenie kopii zapasowych i archiwów.
3. Twórz foldery w logicznej hierarchii
Są to, że tak powiem, szuflady szafki na dokumenty komputera. Nadawaj nazwy folderom prostym językiem; nie chcesz w przyszłości patrzeć na tę listę folderów i zastanawiać się, co oznacza „TFK” lub inny interesujący skrót, który wymyśliłeś.
4. Zagnieżdżanie folderów w folderach
W razie potrzeby utwórz inne foldery w obrębie tych głównych folderów. Na przykład folder o nazwie „Faktury” może zawierać foldery o nazwach „2018”, „2017” i „2016”. Folder nazwany na cześć a klient może zawierać foldery „dane klienta” i „korespondencja”. Celem jest umieszczenie każdego pliku w folderze, a nie wyświetlanie na liście kilku plików osieroconych.
Nie twórz skomplikowanych, wielowarstwowych struktur folderów. Tam, gdzie to możliwe, używaj zamiast tego opisowych nazw plików.
5. Postępuj zgodnie z konwencjami nazewnictwa plików
Niektóre systemy operacyjne (takie jak Unix) nie zezwalają na spacje w nazwach plików lub folderów, dlatego należy tego unikać, jeśli środowisko komputerowe jest mieszane.Zamiast tego użyj podkreśleń jako ogranicznika (np. Doe_John_Proposal.doc.) Inne znaki, takie jak /? < > \: * | „ ^ są również zabronione w nazwach plików lub folderów w systemie Windows.
Używaj opisowych nazw plików, aby ułatwić ich identyfikację i wyszukiwanie, ale nie przesadzaj — nazwy plików/ścieżek mają ograniczenia długości, które różnią się w zależności od systemu operacyjnego.
W systemie Windows maksymalna pełna długość ścieżki pliku (np. litera dysku + nazwa folderu + nazwa pliku) wynosi 260 znaków.Jeśli to możliwe, używaj popularnych skrótów, takich jak Jan w przypadku stycznia lub Corp w przypadku korporacji.
6. Być specyficznym
Nadaj plikom elektronicznym logiczne, konkretne nazwy i, jeśli to możliwe, umieść w nazwach plików daty. Celem nazewnictwa plików jest umożliwienie rozpoznania zawartości pliku bez konieczności jego otwierania i sprawdzania. Jeśli więc dokumentem jest list do klienta przypominający o opóźnieniu w płatności, nazwij go np. „zaległość_20180115”; zamiast czegoś w rodzaju „listu”. Skąd będziesz wiedzieć, do kogo jest list, nie otwierając go?
Jeśli udostępniasz pliki za pośrednictwem e-mail lub urządzeniach przenośnych, możesz chcieć, aby nazwa pliku zawierała bardziej szczegółowe informacje, ponieważ informacje o folderze nie zostaną uwzględnione w udostępnionym pliku.
Na przykład, jeśli Twój dokument znajduje się w folderze Moje dokumenty\Faktury\2017\Klienci\Doe_John_20180416.doc i plik jest udostępniany lub wysyłany pocztą elektroniczną odbiorca zobaczy tylko plik Doe_John_20170416.doc i może nie być w stanie stwierdzić, czy plik jest fakturą klienta, bez otwierania To.
7. Plikuj w miarę upływu czasu
Najlepszy czas na plik dokument ma miejsce w momencie jego utworzenia. Zatem wyrób sobie nawyk korzystania z okna dialogowego „Zapisz jako”, aby zapisać dokument, a także nadać mu nazwę, umieszczając go przede wszystkim we właściwym miejscu.
8. Zamów swoje pliki dla swojej wygody
Jeśli często używasz folderów lub plików, wymuś ich umieszczenie na górze listy plików, zmieniając ich nazwę za pomocą a! lub AA na początku nazwy pliku.
9. Regularnie usuwaj swoje pliki
Czasami to, co stare, jest oczywiste, jak w przykładzie folderu o nazwie „Faktury” powyżej. Jeśli tak nie jest, uporządkuj foldery, usuwając plik stare pliki.
Do nie usuń pliki związane z firmą, chyba że masz absolutną pewność, że nigdy więcej nie będziesz ich potrzebować. Zamiast tego w głównej kolekcji folderów w folderze głównym utwórz folder o nazwie „Stary” lub „Nieaktywny” i przenoś do niego stare pliki, gdy na nie natkniesz się.
10. Regularnie twórz kopie zapasowe swoich plików
Niezależnie od tego, czy kopiujesz pliki na inny dysk, czy na taśmę, ważne jest, aby skonfigurować i postępować zgodnie z instrukcją regularny schemat tworzenia kopii zapasowych.
Dobre zarządzanie plikami ułatwia znajdowanie tego, czego szukasz
Zarządzanie dokumentami elektronicznymi powinno stanowić część ogólnej strategii zarządzania dokumentami w Twojej firmie. Właściwy plan zarządzania dokumentacją powinien obejmować wszystkie aspekty obsługi dokumentów, w tym przechowywanie, odzyskiwanie, tworzenie kopii zapasowych i bezpieczeństwo.
Funkcja wyszukiwania to wspaniała rzecz, ale nigdy nie dorówna łatwości bezpośredniego przejścia do folderu lub pliku. Jeśli konsekwentnie zastosujesz się do tych wskazówek dotyczących zarządzania plikami, nawet jeśli nie wiesz, gdzie coś się znajduje, wiesz, gdzie powinno być — to ogromna zaleta, jeśli chodzi o znalezienie tego, czego szukasz. Dobre praktyki zarządzania plikami pozwolą Twojej firmie zaoszczędzić czas i pieniądze.
