Jednym z najważniejszych elementów rozrywki wydarzenia jest wybór świetnej oprawy główny mówca oraz inni prezenterzy porządku obrad. Zatrudniając zewnętrznego mówcę do wypełnienia tej roli, planiści wydarzeń mogą albo zawrzeć umowę bezpośrednio z profesjonalnym mówcą, albo skorzystać z wiedzy biura prelegentów. Niezależnie od tego, czy jest to dyrektor wewnętrzny, lider branży, czy profesjonalny mówca, udany program zidentyfikuje mówców na wczesnym etapie procesu planowania.
Porada eksperta
Diane Goodman, prezes Biuro Głośników Goodman, Inc. w Windsor, CT jest uznanym liderem branży w dostarczaniu profesjonalnych i uznanych w całym kraju prelegentów i animatorów na imprezy korporacyjne i organizacyjne. Jest autorką-ekspertem Przetrwaj wyszukiwanie: jak kierować reklamy i wybierać najlepszego profesjonalnego mówcę, 12-stronicowy podręcznik dla planistów spotkań i wydarzeń.
Goodman zorganizował ten przewodnik jako listę kontrolną zawierającą pomocne wskazówki i pytania, z którymi początkujący i doświadczeni organizatorzy spotkań powinni odpowiedzieć wewnętrznie, zanim skontaktują się z nami w sprawie zatrudnienia lub wyboru mówcy.
Co zrobić przed wyborem głównego mówcy
Przede wszystkim, jak w przypadku każdego wydarzenia, planowanie z wyprzedzeniem jest zawsze pomocne, a czasami krytyczne, aby wybrać najlepszego mówcę na wydarzenie. O wiele łatwiej jest pozyskać najlepszych prelegentów, planując co najmniej sześć do 12 miesięcy przed wydarzeniem. Kiedyś normą w przypadku rezerwacji profesjonalnego lub znanego mówcy był rok. Oczywiście nie zawsze jest to rozsądne i realistyczne, a obecnie wiadomo, że rezerwacji dokonuje się zaledwie z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Jeśli możesz temu zaradzić, nie wpadaj w panikę w krytycznym momencie. Podziękujesz sobie później.
Aby więc przygotować się odpowiednio do rozpoczęcia wyszukiwania głównych mówców, Goodman zaleca wykonanie następujących kroków na początkowej wewnętrznej liście kontrolnej każdego wydarzenia i spotkania:
- Ustal logistykę/harmonogram spotkań
- Zrozum publiczność
- Uchwyć cel spotkania
- Zdefiniuj oczekiwania mówcy
- Sukces benchmarku
Dopiero po przemyśleniu tych zadań (i być może innych związanych z Twoim wydarzeniem lub spotkaniem) możesz rozpocząć wyszukiwanie głównych mówców. Główny mówca może odgrywać kilka różnych ról podczas konferencji lub spotkania. Czy na Twoim spotkaniu potrzebny jest mówca korporacyjny, czy też lepiej byłoby, gdyby Twoim odbiorcom pomógł mówca inspirujący lub motywacyjny? Przeglądanie tej listy kontrolnej nie tylko zapewni lepsze ramy do prowadzenia wystąpienia wyszukiwania, ale zaoszczędzi to czas na zapleczu w uzyskaniu wewnętrznej zgody na pierwszy wybór głośnik.
Co robić podczas wyszukiwania głównych mówców
Kiedy już poznasz koncepcyjny kierunek spotkania, łatwiej będzie Ci znaleźć odpowiedniego głównego mówcę. Większość planistów wydarzeń utknęła nie w samym procesie wyszukiwania i selekcji, ale raczej w negocjowaniu opłat za głównych mówców.
Profesjonalni prelegenci z opublikowaną książką mogą prowadzić firmy o wartości od 10 000 do 20 000 dolarów, nie wliczając kosztów podróży na wydarzenie. Z drugiej strony autor bestsellerów „New York Timesa” może zarobić nawet 40 000 dolarów za jedno wystąpienie. Chociaż liczby te mogą wydawać się niezwykle wysokie dla planistów wydarzeń, którzy nie mają doświadczenia w przestrzeni głównych mówców, należy podejść do opłat względnie. Jak wygląda wynagrodzenie mówcy w porównaniu z kosztem porannego śniadania lub przewidywaną liczbą osób na spotkaniu?
Konkluzja
Ponieważ planiści wydarzeń służą jako wewnętrzna i zewnętrzna twarz wydarzenia spotkanie biznesowetego typu ustrukturyzowane podejście do wyboru mówców pomoże uzyskać niezbędne wewnętrzne zgody na budżet, a także posunąć program do przodu.
Gdy planowanie spotkania, zwykle ma miejsce jeden z dwóch scenariuszy: data spotkania biznesowego zostaje zatwierdzona bez treści lub data spotkania biznesowego nie zostaje zatwierdzona bez potwierdzonej treści.
Podejście Goodmana zaleca, aby planiści wydarzeń dokładnie rozumieli przebieg spotkania i kto to zrobi uczestniczyć, jakie komunikaty są przekazywane, jakiego rodzaju mówca jest potrzebny i co sprawdziło się w danej sytuacji przeszłość.
Te kroki, w połączeniu z pewną elastycznością harmonogramu i planowaniem z wyprzedzeniem, zaowocują sukcesem programu.
