Nie ma jasnego rozróżnienia, które zadania biurowe realizują poszczególne zadania biurowe. W rzeczywistości w mniejszych biurach jedna osoba będzie wykonywać różne obowiązki biurowe. W dużych biurach obowiązki i odpowiedzialność są wyspecjalizowane i skoncentrowane na konkretnych stanowiskach biurowych.
Ten przewodnik pomoże Ci zdecydować, które zadania biurowe są potrzebne do wykonania zadań niezbędnych do wydajnego biura. Nie ma absolutów, ponieważ niektóre prace muszą być wykonywane przez jedną osobę ze względu na ogrom pracy; natomiast inne funkcje, takie jak sekretarka i recepcjonistka, można połączyć w ramach jednego stanowiska, które może wykonywać jedna osoba.
Asystent administracyjny lub sekretarz wykonawczy
Asystenci administracyjni i sekretarze wykonawczy to osoby dobrze wyszkolone, zorganizowane i zmotywowane. To oni utrzymują kadrę kierowniczą i menedżerską na właściwej drodze oraz pomagają im prowadzić wydajne i dobrze zorganizowane przedsiębiorstwa.
Recepcjonista
Recepcjonista wita się z publicznością, jest „strażnikiem” organizacji i wykonuje szereg innych ważnych dla firmy zadań. Zadania, które są wykonywane, różnią się w przypadku małych, średnich i dużych przedsiębiorstw.
Sekretarz medyczny i asystent administracyjny
Sekretarki medyczne i asystenci administracyjni przeszli specjalne przeszkolenie wymagane w zawodzie lekarza. Zatrudnienie niewłaściwej sekretarki lub asystentki administracyjnej będzie miało negatywny wpływ na funkcjonowanie gabinetu lekarskiego.
Kasy
Praca biurowa kasjera wykracza poza obsługę samych pieniędzy w biurze. Nie musi to być praca na pełny etat, ale dobrze zaprojektowane biuro będzie wyposażone w mechanizmy kontroli i równowagi w celu ochrony aktywów pieniężnych firmy.
Urzędnik / Wprowadzanie danych
Urzędnik biurowy lub pracownik wprowadzający dane koncentruje swoje wysiłki na wykonywaniu różnych podstawowych zadań biurowych, które zapewniają funkcjonowanie biura i przepływ informacji w całej firmie. Ta elementarna praca biurowa jest niezbędna do sprawnego funkcjonowania urzędu.
Kierownik biura/nadzorca
Zadaniem kierownika biura i/lub kierownika biura jest dbanie o to, aby biuro funkcjonowało sprawnie i naturalnie. Ta wszechstronna osoba jest kluczem do udanego biura.
Obsługa klienta / Obsługa klienta
Dział Obsługi Klienta lub Przedstawiciele Działu Obsługi Klienta to Twój głos i uszy dla Twoich klientów. Dobrze zorganizowany obszar obsługi klienta może zadecydować o rozwoju Twojej firmy lub stać się kolejną statystyką w trudnej sytuacji gospodarczej.
Kierownik Księgowości/Nadzorca
Zadaniem kierownika księgowego lub nadzorcy księgowego jest zapewnienie integralności procesów finansowych, które muszą mieć miejsce. Zatrudnienie lub awansowanie na to stanowisko niewłaściwej osoby może być kosztownym błędem.
Każda firma ma unikalne potrzeby i nie każda firma będzie potrzebować każdego z tych stanowisk. Istnieją zawody, takie jak marketing i rozwój biznesu, którymi może zajmować się pojedyncza osoba lub grupa osób. Biznes trzeba promować. Media społecznościowe i marketing cyfrowy sprawiły, że rozpowszechnianie informacji o firmie jest dziś znacznie łatwiejsze niż w przeszłości. Często w start-upie założyciel lub właściciel przejmie funkcje promowania firmy, aby określić najlepsze miejsca na pozyskiwanie potencjalnych klientów i klientów. W miarę rozwoju firmy może zaistnieć konieczność poświęcenia części czasu pracownika na wspieranie tej działalności lub może mieć sens wynajęcie osoby w pełnym wymiarze czasu pracy, która będzie odpowiedzialna wyłącznie za promocję biznes.
