Oprócz samego doświadczenia najlepszym sposobem, aby planista wydarzeń stał się jeszcze lepszym organizatorem wydarzeń, jest uczestnictwo w innej funkcji w charakterze gościa. Większość planistów wydarzeń spędza czas trwania wydarzenia na koordynowaniu działań za kulisami, ale przeżycie wydarzenia oczami gościa może otworzyć oczy.
Bycie gościem, a nie organizatorem wydarzenia, daje Ci możliwość obserwacji przebiegu wydarzenia personel w działaniu – perspektywa, z której często łatwiej jest zauważyć, co działa dobrze – a co nie. Oto trzy błędy, które prawdopodobnie zobaczysz na źle zarządzanych wydarzeniach, wraz ze wskazówkami, jak uniknąć takich błędów podczas swoich wydarzeń.
Źle zarządzana tabela rejestracyjna
Kiedy goście podchodzą do stołu rejestracyjnego, personel wydarzenia powinien być przyjazny i gotowy do pomocy gościom – bez względu na sytuację.
Zakładanie, że ktoś, kto podchodzi do stołu rejestracyjnego, nie jest miejscem wydarzenia, nie jest zorientowane na usługę ani nawet grzeczne. Jednak właśnie to może się zdarzyć, jeśli personel nie zostanie odpowiednio przygotowany i przeszkolony. Przypomnij personelowi wydarzenia, że stół rejestracyjny reprezentuje wizerunek gospodarza i organizacji stojącej za wydarzeniem. Personel powinien przywitać wszystkich gości przy stole rejestracyjnym i zapytać, czy są tam, aby zapisać się na wydarzenie, podając nazwę wydarzenia lub gospodarza. Jeśli popełniono błąd, większość gości sama go poprawi i przeprosi. Jeżeli nie, personel powinien otrzymać instrukcje dotyczące najlepszego podejścia do danej sytuacji. Życzliwość odgrywa dużą rolę w obsłudze wydarzeń.
Brudna konfiguracja wydarzenia
W większości obiektów sprzątanie sprząta przestrzeń eventową, a następnie personel obsługujący bankiety dokańcza konfigurację. Jeśli podczas bankietów upuścisz szklankę i nie usuniesz odłamków, odłamki pozostaną na podłodze, chyba że personel wydarzenia posprząta.
Odłamki potłuczonego szkła i inne śmieci nie tylko pozostawiają okropny obraz, ale mogą również stwarzać zagrożenie dla bezpieczeństwa. Dlatego najlepsi planiści wydarzeń zawsze przybędą na 1 do 2 godzin przed godziną rozpoczęcia, aby obserwować konfigurację i wykonaj serię obchodów okolicy i poszukaj szkła i innych przedmiotów 30 minut i ponownie 15 minut przed wydarzenie. Jeżeli coś jest nie tak, organizator imprezy może zwrócić na to uwagę obsłudze bankietowej.
Sprzątanie w nieodpowiednim momencie
W przypadku każdego wydarzenia obowiązują dwa harmonogramy: porządek obrad organizatorów i harmonogram pracy personelu obsługującego obiekt. Obowiązkiem organizatora wydarzenia jest upewnienie się, że oba elementy są odpowiednio zsynchronizowane.
Prezentacja programu lub przemówienie przewodnie zazwyczaj następuje zaraz po przyjęciu, które może obejmować stoły rejestracyjne, jedzenie i napoje. Dlatego też harmonogram działań związanych z czyszczeniem i demontażem musi być dokładnie zaplanowany, aby nie zakłócać ani nie przerywać programu programu. Jeśli czyszczenie i demontaż nie zostaną wcześniej omówione z personelem odpowiedzialnym za organizację wydarzenia, planista imprezy może to zauważyć stoły i inne przedmioty można usunąć bezpośrednio przed gospodarzami lub zaproszonymi prelegentami, odwracając uwagę wszystkich obecnych pokój.
Konkluzja
Chociaż dobrze zarządzane obiekty z sumiennymi menadżerami i personelem odpowiedzialnym za organizację wydarzeń powinny ułatwiać pracę planisty wydarzeń, tak doskonała realizacja wydarzeń nie zawsze jest możliwa. Świetni planiści wydarzeń dbają o każdy szczegół realizacji wydarzenia. Poświęcają czas na omówienie wszystkich aspektów konfiguracji, obsługi wydarzenia i rozbiórki z menadżerami bankietów przed wydarzeniem samo wydarzenie i nadzorować jego przebieg przed, w trakcie i po, aby zapewnić najlepsze możliwe wydarzenie dla klient.
