Planiści wydarzeń często polegają na pomocy swoim klientom w obsłudze ich specjalnych zaproszeń. Stworzenie idealnego zaproszenia może być trudną sztuką. Zaproszenie powinno być dopasowane do potrzeb i osobowości klienta.
Odpowiedni format i sformułowanie mogą wpłynąć na cały ton spotkania. Na przykład możesz chcieć zastosować odważne kolory i beztroskie sformułowania, jeśli planujesz ślub dla osoby lubiącej zabawę. parą, ale zaproszenie powinno być bardziej formalne i spokojne, jeśli pracujesz z klientem korporacyjnym na studiach zbiórka pieniędzy.
Forma zaproszenia
Formalne zaproszenie jest ważnym elementem całego pakietu promującego wydarzenie. Może być prezentowany w wielu różnych formatach, w tym w wiadomościach e-mail, listach, ręcznie pisanych papeterii i formalnych zaproszeniach.
Oficjalne zaproszenie powinno być proste i sformatowane na kartce lub papierze biurowym, wielkości kartki okolicznościowej lub mniejszej. W większości zaproszeń używana jest czcionka zgodna ze standardowymi czcionkami organizacji lub skrypt preferowany przez projektanta. Kluczem jest upewnienie się, że przestrzegasz standardów marki gospodarza, jednocześnie tworząc poczucie formalności.
Warto rozważyć współpracę z grafikiem, aby stworzyć niestandardowy układ, który sprawi, że wydarzenie będzie bardziej wyraziste i dopasowane do osobowości Twojego klienta. Jeśli organizujesz prywatne spotkanie, takie jak wesele, możesz także zatrudnić kaligrafa, aby ręcznie napisał zaproszenia. Kaligrafia wygląda o wiele bardziej elegancko i spersonalizowanie niż zaproszenia pisane na maszynie.
Przykładowe oficjalne zaproszenie
Najlepszym podejściem dla planistów wydarzeń jest ustalenie standardowego formatu, a następnie aktualizacja szczegółów w zależności od rzeczywistego wydarzenia. Zaproszenie powinno zawierać następujące informacje:
[Wstaw logo]
[Wstaw nazwę hosta, tytuł]
prosi o przyjemność z twojego towarzystwa
na
[Wstaw oficjalną nazwę wydarzenia]
[Wstaw lokalizację]
[Wstaw slogan wydarzenia, jeśli to konieczne]
[Wstaw dzień, datę(y), rok]
Odpowiedź.
[Wprowadź imię]
[Wstaw numer telefonu]
[Wstaw adres e-mail, jeśli to konieczne]
Szczegóły do naśladowania.
Dla projektanta ważne jest, aby sformatować poszczególne linie tak, aby pasowały do dostępnej przestrzeni. Zaplanuj ścisłą współpracę z projektantem, aby mieć pewność, że wszystkie niezbędne informacje zmieszczą się na zaproszeniu w atrakcyjny wizualnie sposób.
Niezbędne informacje
Możesz dostosować próbkę do własnego, unikalnego wydarzenia, ale podanie niektórych z poniższych informacji jest konieczne:
- Gospodarz
- Rodzaj wydarzenia
- Data i godzina
- Lokalizacja, w tym adres
- Wspomnij, kto na tym zyskuje
Oczywiście ta odpowiedź jest również integralną częścią planowania, ale najpierw chcesz odpowiedzieć na wszystkie nietypowe pytania potencjalnych gości. Następnie odpowiedź może zostać wysłana na koniec.
Nie zaniedbuj sprawdzania błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych!
Informacje opcjonalne
Rozważ załączenie harmonogramu lub przynajmniej jego podsumowania, jeśli masz na to wystarczająco dużo miejsca w zaproszeniu. Możesz także wspomnieć, czy obowiązuje strój i czy zaproszeni mogą przyprowadzać gości.
Opcje sformułowań
Możesz zastąpić „zaszczyt dla twojego towarzystwa” lub „serdecznie zaproszony”. Wiersz „prosi o przyjemność z Twojego towarzystwa”, jeśli którykolwiek z nich jest bardziej odpowiedni dla Twojego wydarzenia lub organizacja. Możesz także dodać chwytliwy tekst, który przyciągnie uwagę czytelnika, na przykład „Impreza stulecia!” lub „Nie chcesz tego przegapić!”
Konkluzja
Planiści wydarzeń mogą pomóc na długi czas wpłynąć na szanse powodzenia wydarzenia, pomagając klientowi w wyborze właściwe zaproszenie i starannie je sformułowaj, aby mieć pewność, że zgromadzenie będzie pełne i każdy będzie wiedział, co robić oczekiwać.
